A importância da padronização de processos para a sua empresa

O avanço da transformação digital dentro das empresas está exigindo cada vez mais agilidade e colaboração entre departamentos para entregar mais em menos tempo e com maior qualidade. Mas como garantir sucesso apostando em eficiência?

A resposta está na padronização de processos empresariais. Neste artigo, vamos mostrar a você o que isso significa, os benefícios de apostar nessa estratégia e como garantir seu sucesso. Pronto para começar?

O que significa padronizar processos em uma empresa

Primeiro, precisamos definir o que significa padronizar processos e por que esse é um movimento tão importante na estratégia de negócios daqui para frente.

Com a inclusão cada vez mais soberana de tecnologia nas empresas, o foco do mercado mudou bastante nos últimos anos: de crescimento por volume para crescimento por otimização.

No caso do varejo, por exemplo, essa nova estratégia é bastante clara. Enquanto no passado o plano era sempre expandir lojas e aumentar a rede, hoje muitas empresas focam em aumento do lucro baseado em serviços de qualidade e preços mais competitivos, possíveis apenas com a redução de custos operacionais e o corte de processos que minam a produtividade.

Mas essa é uma estratégia que envolve todos os departamentos em conjunto se o dono pretende incluir otimização significativa em seu negócio. Padronizar processos operacionais significa criar uma linha lógica e sem interrupções do início ao fim da cadeia produtiva, começando no planejamento, passando pela execução até a análise de resultados.

Quais os benefícios da padronização de processos

Para você entender melhor o papel da padronização de processos dentro de uma empresa, vamos apontar as vantagens que essa preocupação traz de retorno quando bem implementada. Veja!

Gestão facilitada

Talvez o benefício mais desejado em uma padronização de processos seja o ganho em visão de negócio que empresários conseguem quando alinham seus departamentos em um único sistema.

Um problema comum para marcas com dificuldade cada vez maior de competir no mercado é o distanciamento entre departamentos financeiro, administrativo e operacional, tratados como coisas separadas. Cada um utiliza o seu sistema, tem indicadores próprios de performance e toma suas decisões baseadas nelas.

Não existe mais espaço para esse tipo de administração quando as tomadas de decisões precisam ser rápidas e assertivas — principalmente para uma empresa que quer acompanhar o gosto e as expectativas do seu consumidor. Com uma harmonia entre todos os setores, você consegue identificar oportunidades e executar estratégias com muito mais velocidade.

Redução de conflitos

Departamentos trabalhando de forma tão independente são fontes certas de conflitos, tanto de números quanto estratégias. O resultado disso é muito desencontro em processos, muito retrabalho e atritos desnecessários.

Quando todos os gerentes, diretores e responsáveis por setores têm uma visão geral da operação da empresa é mais fácil e simples alinhar expectativas dentro do seu próprio corpo de funcionários.

Além das reuniões serem mais objetivas, essa padronização gera inovação entre setores. Como todos estão trabalhando em conjunto, uma ideia do setor de TI, por exemplo, pode gerar uma nova estratégia para o departamento financeiro.

Ou também o setor de vendas pode ter um insight para a gestão de logística. O importante é manter um canal aberto de diálogo entre todos os colaboradores.

Processos mais eficientes

O resultado de novas estratégias em conjunto entre todos departamentos é a criação de processos mais eficientes, que passem por toda a cadeia produtiva sem gargalos ou desentendimentos.

Quando pensamos em uma empresa é preciso imaginar um mecanismo único, em que todas as peças trabalhem em compatibilidade com o todo. Imagine, por exemplo, um carro com um guidão de moto no lugar do volante. É possível dirigir assim? Talvez. Mas essa é a solução mais otimizada para essa tarefa?

A padronização de processos permite que todos os envolvidos enxerguem a máquina por completo. Dessa forma, podem sugerir processos que se adaptem e contribuam para extrair o máximo de potencial produtivo da empresa.

Redução de custos

Uma das grandes vantagens de processos mais eficientes é a redução de custos operacionais. Um bom exemplo é a digitalização de documentos e a sua migração completa para a nuvem. Esse tipo de investimento, além de agilizar etapas produtivas, consegue diminuir o uso de espaço físico dentro do escritório e gastos com papéis e impressões.

Essa economia é mais difícil entre departamentos não padronizados, porque por muitas vezes relatórios e documentos precisam ser impressos várias vezes, ou armazenados em arquivos redundantes, para que todos tenham acesso à mesma informação.

Aumento da produtividade

E essa mudança não é apenas no gasto com recursos, mas no que se economiza de tempo ao alinhar todos os setores de uma empresa.

Principalmente para os profissionais que trabalham fazendo a ponte entre departamentos (gerentes, diretores e equipes de TI), perde-se menos do dia para repassar informações e ajustar estratégias dentro de vários processos diferentes.

O que a empresa mais ganha com isso? Capacidade de planejamento estratégico. Funcionários importantes para o negócio perdem menos tempo com tarefas que podem ser automatizadas e usam para desenhar novos rumos para encarar o mercado.

Maior qualidade em produtos e serviços

Custos de produção menores, maior agilidade, uma comunicação melhor entre departamentos e mais tempo para uma gestão estratégica. Todos esses benefícios da padronização de processos leva a um resultado em comum: maior qualidade em produtos, serviços e atendimento.

Para um varejo, esse é um diferencial capaz de consolidar qualquer marca como referência, atrair um público maior e fidelizar os convertidos. Sem perder tempo e dinheiro fazendo malabarismo com a produtividade entre departamentos, sua empresa está pronta para se focar no cliente.

Como garantir uma padronização eficiente

Padronizar procedimentos é uma fórmula única para cada negócio, mas todos os empresários começam suas estratégias partindo do mesmo ponto: um bom sistema ERP para gerir sua empresa.

Adotar uma solução tecnológica desse tipo permite centralizar todos os dados em um único ambiente, onde eles por natureza interagem de forma padronizada e completa. Essa é uma plataforma a partir da qual é possível construir sua nova estrutura administrativa.

Afinal, a padronização de processos não é apenas uma questão operacional, é uma estratégia de negócio fundamental para manter uma empresa competitiva em um mercado movido a nichos e mudanças rápidas no gosto do consumidor.

Que tal então começar agora? Uma companhia transformada digitalmente tem processos padronizados e otimizados. Para continuar sua pesquisa sobre esses dois caminhos, leia agora este artigo com 6 dicas de otimização para processos empresariais!

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