O que considerar nos processos de contas a pagar e receber no varejo?

Contas a pagar e receber são — ou deveriam ser — controles a serem acompanhados regularmente nas empresas. No varejo, que movimenta um grande número de transações comerciais de vendas e aquisições, a administração dessas duas variáveis precisa ser ainda mais rígida.

Vamos refletir sobre isso juntos? Continue lendo para entender o que deve ser considerado para evitar problemas e potencializar resultados na otimização desses processos!

As diferenças entre contas a pagar e receber no dia a dia do negócio

Comecemos por diferenciar contas a pagar e receber — de uma maneira mais elaborada do que costumamos pensar no senso comum.

Contas a pagar são quantias que a empresa deve porque comprou bens ou serviços a crédito de um fornecedor. Contas a receber são quantias que a organização tem o direito de cobrar porque vendeu a um cliente.

Vamos supor que a Empresa A venda mercadorias para a Empresa B a crédito. A Empresa A vai registrar uma venda e, também, uma conta a receber. A Empresa B, por sua vez, vai anotar a compra (talvez como estoque) e também uma conta a pagar.

Nosso exemplo lembra um velho ditado: “Há dois lados em cada transação”. Na contabilidade, também se espera uma simetria. Tecnicamente falando, a natureza da transação determina como ela é registrada nos livros financeiros (ou nos sistemas) das empresas.

Dessa forma, “contas a pagar” é registrado como um passivo, enquanto “contas a receber” é considerado um ativo. A primeira diminui o caixa da empresa, enquanto o contrário ocorre com a segunda.

Para que o dinheiro seja coberto no processo de contas a receber, uma fatura deve ser gerada e entregue ao comprador, com o pagamento normalmente esperado dentro do prazo acordado. A organização que comprou vai registrar as suas contas a pagar quando a fatura for reconhecida e aprovada.

A importância do controle de contas a pagar e receber para o varejo

A boa gestão das contas a pagar e receber tem um grande impacto na liquidez do negócio. Ou seja, no capital de giro líquido positivo, o que significa simplesmente que há dinheiro suficiente na mão para manter o negócio operacional.

O capital de giro de um negócio é a diferença entre o ativo e o passivo circulantes. A cobrança de ativos em tempo hábil e uma liquidação equilibrada de passivos garantem um capital de giro líquido saudável e positivo.

No mesmo raciocínio, podemos dizer que o controle eficaz de contas a pagar e receber é determinante na saúde financeira da empresa. No varejo, que realiza muitas transações diariamente, este processo precisa ser realizado com máximo acuro. Do contrário, perder o domínio fica muito fácil.

De nada adianta gerar um grande volume de negócios se os clientes são inadimplentes, pois vai faltar dinheiro para honrar os passivos assumidos, resultando em um efeito “bola de neve” nas finanças.

Como funciona a gestão de contas a pagar e receber, na prática

Confira, a seguir, quais são os processos envolvidos em uma boa gestão de contas a pagar e receber.

Organização dos passivos e ativos

Manter os ativos e passivos devidamente registrados, supervisionados e organizados evita erros de contabilidade e atrasos. Da mesma forma, essa organização ajuda a controlar históricos, reduzir desperdícios e também facilita a projeção de gastos e de recebimentos.

Elaboração de um fluxograma

Um fluxograma de contas a pagar e receber nada mais é do que um gráfico com o passo a passo que os profissionais envolvidos nesses controles devem seguir. Quanto mais detalhado, melhor.

O fluxograma deve abranger etapas e procedimentos como tipo e forma de pagamento/recebimento (boleto, cartão de crédito etc.), acompanhamento de status (a quitar, pago, a receber, recebido etc.), dados dos fornecedores e dos clientes, entre outras informações úteis para manter o controle.

Controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa, conforme já pontuado, é um tipo de controle de movimentação financeira que abrange um período específico. Nele são consideradas as entradas e saídas de ativos e passivos, semanal, mensal, semestral e anualmente.

O bom controle de fluxo de caixa exige registros da movimentação, também requer a geração e a análise de dados e relatórios que facilitem a administração dos gestores e os auxiliem em tomadas de decisão.

Com contas a pagar e receber bem controladas, o fluxo de caixa é gerido com mais facilidade. As transações de pagamento de passivos e de recebimento de ativos devem favorecer a movimentação de dinheiro do negócio, sempre considerando a positividade do fluxo.

Categorização das contas

Dentro de um processo que a maioria das empresas chama de ‘plano de contas’, a categorização dos ativos e passivos é fundamental.

Em geral, as entradas e saídas são assim categorizadas:

  • faturamento;
  • receitas;
  • custos (fixos e variáveis);
  • despesas (fixas e variáveis);
  • investimentos;
  • movimentações não operacionais, etc.

Quanto melhor as contas a pagar e receber forem classificadas, mais fácil e eficiente será a análise, o que, por sua vez, ajuda a garantir um controle eficiente da movimentação financeira.

A tecnologia como simplificadora da gestão de contas a pagar e receber

A boa notícia é que nunca foi tão prático otimizar os processos de contas a pagar e receber como hoje. Com o auxílio da tecnologia, organizações varejistas de todos os portes têm simplificado controles, reduzido a necessidade de contratação de profissionais dedicados a isso e melhorado continuamente.

Com um bom software de gestão para o varejo, todas as etapas da gestão financeira são feitas de maneira integrada, processando dados continuamente. Com informações realistas, sempre disponíveis, seguras e íntegras, os gestores podem elevar o controle de contas a pagar e receber e ganham tempo para o que realmente importa: estruturar e implementar estratégias de alavancagem dos negócios.

Um bom sistema ERP para varejo é aquele que tem funcionalidades que amparam o dia a dia da área administrativa da empresa. Ou seja, todos os departamentos são cobertos por uma sequência lógica de atividades que facilitam a inteligência operacional e, ao mesmo tempo, tornam a gestão mais orientada a dados.

Como está o controle de contas a pagar e receber no seu negócio varejista? Gostou das nossas dicas? Siga nossos perfis nas redes sociais para acompanhar nossas publicações. Estamos no Facebook, LinkedIn, e Youtube!

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