Redação ONCLICK 
Com o advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o fim do talão de nota fiscal manual em todo o país é só uma questão de tempo.
A implantação da NF-e em todos os estados brasileiros ainda é um processo em andamento. Contudo, a Secretária da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ-SP) publicou, em 2018, a Portaria CAT 36, exigindo aos contribuintes do Simples Nacional a emissão de NF-e em substituição à nota fiscal modelo 1 e 1A em papel.
Por isso, é muito importante estar atento ao que determina a legislação para adequar todas as operações envolvendo mercadorias. Neste post, vamos abordar todos os detalhes desse assunto para você não perder nenhuma informação. Acompanhe!
Qual a diferença entre o talão de nota fiscal e a NF-e?
O talão de nota fiscal é o antigo meio de emissão de notas em papel modelo 1 e 1A, que vem sendo gradualmente substituído pela Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55.
A NF-e surgiu em meados de 2010, como parte do SPED, e só existe em ambiente digital. Ela é armazenada por meio do arquivo eletrônico XML, que é o documento em si. No entanto, as empresas devem emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Esse documento, que pode ser impresso em papel A4, serve apenas para acompanhar as mercadorias durante o transporte e para a entrega ao consumidor não contribuinte do imposto, caso seja necessário.
Assim como acontecia com as notas em papel, o arquivo XML, e em alguns casos o DANFE, está sujeito à legislação de guarda de documentos pelo prazo de cinco anos. Todavia, o armazenamento é feito digitalmente, reduzindo de forma significativa o consumo de papel e a necessidade de local físico.
Quais os efeitos da Portaria CAT 36/2018?
A Portaria CAT 36/2018, publicada no Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOE-SP de 05/05), alterou a Portaria CAT 162/2018, que dispõe sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
A nova portaria acrescentou o inciso VII ao artigo 7º da Portaria CAT 162/08, de 29/12/2008, que diz o seguinte: “VII – a partir de 01/10/2018, optantes do Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples Nacional”.
Dessa forma, o novo inciso determina que, a partir de 1º de outubro 2018, todas as empresas optantes pelo regime tributário Simples Nacional estão obrigadas a emitir notas fiscais de forma eletrônica, ficando proibido o documento em papel. Em outras palavras, foi extinto o talão de nota fiscal.
A obrigatoriedade da emissão de NF-e, no entanto, não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI). Ainda assim, é muito importante estar familiarizado com as soluções da emissão eletrônica de documentos fiscais, pois com o avanço digital, mais cedo ou mais tarde, essa também será uma realidade para o microempresário.
Como emitir NF-e em São Paulo?
As companhias de São Paulo que estão enquadradas no Simples Nacional precisam se adequar ao que determina a legislação, seguindo alguns passos que listamos logo abaixo.
Primeiro, a empresa deve solicitar o credenciamento para a emissão de NF-e junto à SEFAZ de SP. Aqui fazemos uma importante observação: caso o contribuinte realize operações interestaduais, deve, também, credenciar-se em cada um dos estados com os quais realiza operações.
Segundo, é preciso adquirir um certificado digital (A1 ou A3) de acordo com o padrão ICP Brasil. O contador da empresa é o profissional indicado para ajudar tanto no credenciamento quanto na aquisição do certificado digital.
Terceiro, implantar um software emissor de notas fiscais eletrônicas. Atualmente, o mercado disponibiliza várias opções de programas capazes de atender às necessidades específicas de cada negócio. Também é possível utilizar um emissor gratuito, porém bem limitado, disponibilizado pela SEFAZ.
Quarto, utilizar uma impressora para a emissão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que deve conter o resumo das informações constantes na NF-e. Ele não tem validade jurídica, contudo, é utilizado para acompanhar as mercadorias durante o transporte.
Quinto, realizar o cadastro correto dos dados internos da empresa, dos dados do cliente, bem como dos seus produtos. Isso é fundamental para que a emissão das notas seja bem-sucedida.
Quais os impactos dessa mudança?
Além de proibir a utilização do talão em papel para emissão de documentos fiscais dentro do Estado de São Paulo, essa mudança na legislação também impede que qualquer pessoa jurídica de outros estados realize operações de compra de mercadorias de fornecedores paulistas com documentação em papel.
A lei é bem clara e, nesse caso, a responsabilidade pela operação também é do adquirente da mercadoria. A não emissão de nota fiscal por meio eletrônico constitui uma irregularidade fiscal e pode incorrer em problemas com a administração tributária, comprometendo as atividades da empresa e deixando-a sujeita a multas e outras penalidades.
Apesar disso, a NF-e trouxe vários benefícios tanto para o Fisco como para as companhias. Entre eles estão:
- redução de custos com papel timbrado, impressão e armazenamento;
- redução da margem de erros;
- otimização do tempo;
- facilidade na integração com outros softwares;
- facilidade e eficácia na geração de relatórios gerenciais;
- segurança de dados contra fraudes com o CNPJ da empresa;
- cálculo automático de impostos;
- maior agilidade na rotina de faturamento e na administração contábil;
- aumento da produtividade;
- maior transparência das suas atividades, aumentando a confiança dos seus consumidores em relação à sua marca, entre outros.
Por fim, a Nota Fiscal Eletrônica já é uma realidade para a maior parte das organizações brasileiras, contribuindo para que as informações das operações com mercadorias sejam transmitidas ao Fisco com transparência e rapidez.
Além disso, esse modelo de documento tem otimizado o controle financeiro e administrativo das empresas. Por essas razões, o fim do talão de nota fiscal é mais do que justificável e significa um grande avanço tecnológico e tributário.
E então, gostou do conteúdo deste artigo? Ainda tem dúvidas sobre o modelo digital de documento fiscal? Esclareça todas elas lendo também nosso post sobre Nota Fiscal Eletrônica!