Soluções fiscais de PDV: o que você precisa saber?

O ponto de venda (PDV) é onde a experiência de compra se efetiva. Nem sempre foi assim, entretanto ele já funcionou como um simples interlocutor entre o fabricante e o consumidor. Atualmente, o local é visto muitas vezes como o principal atributo de uma loja ou um ambiente de vendas bem-sucedido.

Quanto às soluções fiscais de PDV, existem três opções: a nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e), o Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) ou o emissor de cupom fiscal (ECF). As obrigações variam conforme o estado em que a loja está.

Quer saber qual solução fiscal sua empresa deve adotar no PDV? Então, continue lendo este artigo e tire suas dúvidas!

Como saber quais soluções fiscais de PDV são adequadas?

As organizações devem estar atentas às mudanças de legislação, mesmo que já tenham uma solução fiscal implantada. Isso porque pode haver alguma necessidade de alteração na infraestrutura: se, por exemplo, a companhia usa o ECF (que não requer conexão à internet) e tiver de mudar para a NFC-e, terá que providenciar o acesso à web.

Com o avanço tecnológico, a legislação tem de se adaptar às inovações. Então, a obrigatoriedade de manter em arquivo os documentos fiscais emitidos e recebidos por cinco anos ainda é válida, mas agora o armazenamento é feito de forma digital (em computadores locais ou na nuvem) em vez de física.

Vale lembrar que, independentemente da solução fiscal, todas as informações das transações comerciais chegam à Receita Federal do Brasil (RFB) de alguma forma — em tempo real ou por meio de envio posterior. Portanto, não há como escapar das penalidades em caso de divergências.

Além de facilitar a busca por arquivos quando necessário, esse tipo de sistema elimina a necessidade de imprimir documentos e ter espaço físico para guardá-los. Vale lembrar, porém, que o volume de informações cresce constantemente e, por isso, é importante garantir sua segurança.

A melhor forma de fazer isso é contratar uma empresa especializada no gerenciamento de dados. Manter as informações em uma máquina na própria empresa pode aumentar as chances de perdas por panes, acidentes, furtos, roubos, ataques e assim por diante.

Qual é a importância de respeitar a legislação?

Acompanhar as atualizações da legislação ajuda as companhias a se manterem longe de problemas. Afinal, a fiscalização é cada vez mais presente e as estratégias para garantir o cumprimento dessas obrigatoriedades por parte dos estabelecimentos são constantemente aprimoradas.

Para não sofrerem sanções legais, é essencial que as companhias se certifiquem de que estão atualizadas em relação às novidades da legislação no PDV sempre que as leis passarem por modificações. As normas cada vez mais abrangentes e a fiscalização constante exigem profissionalismo das organizações.

Nos estados em que o uso do ECF é obrigatório, as normas determinam que as alterações ou implementações não podem ir contra o que ele estabelece. Isso atrapalha as rotinas operacionais, já que, apesar de ser uma lei nacional, há diferenças entre os estados — e elas devem ser previstas nas ferramentas da área.

É comum que as soluções tenham muitas rotinas preparadas exclusivamente para atender à legislação. Por isso, esses softwares são muito mais pesados do que o ideal, já que requerem uma instalação local com banco de dados e informações redundantes para atender às exigências da RFB.

Cadastro e conexão com a internet

A empresa deve se cadastrar e registrar as versões do software em cada um dos estados em que tiver usuários. Se a solução adotada não estiver registrada em alguma das unidades federativas onde a companhia atua, tanto o empreendimento quanto o desenvolvedor do software ficam sujeitos a penalidades.

Já nos estados obrigados a usar o SAT ou a NFC-e, a empresa deve ter uma conexão estável com a internet, além de obedecer à legislação. Apesar disso, o uso dessa ferramenta não afeta os procedimentos operacionais e envolve uma operação mais simples, pois estabelece a conexão em tempo real com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Assim como informações precisas são a base do sucesso na administração de um empreendimento, a RFB requer dados de qualidade. Por isso, são cada vez mais comuns as diligências para confrontar transações e detectar movimentações suspeitas: assim, a RFB pode comparar as informações de todos os envolvidos nos processos.

Por que automatizar o PDV?

Ainda não há pressão da RFB para que seja feita a automação do PDV. Entretanto, a necessidade de se adaptar à legislação e fazer um gerenciamento adequado da companhia leva, inevitavelmente, à adoção de uma solução fiscal automatizada.

Dessa forma, a companhia troca a informalidade dos processos por controles que podem garantir o crescimento da empresa e o alcance de seus resultados. É essencial, entretanto, evitar soluções paliativas, que não estejam completamente adequadas à legislação.

Além disso, é importante ter em mente que a legislação prevê a responsabilidade solidária — ou seja: os agentes respondem em conjunto pelas irregularidades. Assim, o contribuinte (a empresa), o contador e a desenvolvedora do software são corresponsáveis em casos de sonegação fiscal.

Lei 8.137/199

Apesar de haver uma legislação específica para cada estado, a Lei Federal nº 8.137/1990 define os crimes contra a ordem tributária e está acima de todas elas. Seu Art. 2º, inciso V, diz que “utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública” pode levar à pena de detenção e multa.

Então, assim como as fornecedoras de softwares não devem deixar brechas no programa para facilitar a vida do usuário, a companhia que as contrata precisa exigir um sistema consistente, que impeça divergências. Apostar em um programa que aceita tudo não é a melhor solução.

É importante sempre fornecer informações corretas à RFB. Não adianta ter as soluções fiscais de PDV mais modernas se o envio de dados incorretos equivale a não encaminhá-los. Tenha em mente que refazer lançamentos, reprocessar informações e corrigir itens de forma forçada, entre outras ações, representam gastos desnecessários.

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