Como fazer um fechamento de caixa eficiente?

gerenciamento de um negócio envolve diversos procedimentos internos, ações que dependem de planejamento e do uso das técnicas e meios adequados para refletir na obtenção de resultados positivos.

É o que acontece com o fechamento de caixa — por mais que essa tarefa pareça corriqueira, ela pode dizer muito sobre a saúde financeira da empresa, apontar falhas e novos rumos para contornar momentos de dificuldade, por isso jamais pode ser negligenciada.

Então, para ajudá-lo nessa atribuição, elaboramos um post sobre como fazer um fechamento de caixa eficaz. Confira!

O que é um fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um procedimento bastante comum na rotina de qualquer tipo de empreendimento, independentemente do seu porte ou tamanho do orçamento, e consiste na conferência de valores de todas as operações financeiras que acontecem durante um dia de expediente. Trata-se de uma verificação de que o dinheiro recebido corresponde ao valor das mercadorias que saíram do estabelecimento — lojas, farmácias, supermercados, entre outros —, bem como das despesas que foram pagas.

É por meio do fechamento de caixa que se torna possível a identificação de eventuais erros, a má fé de terceiros no ato das compras e, assim, viabilizar a correção de falhas, isto é, entender quais são os pontos fracos e adotar medidas hábeis para evitar prejuízos futuros. Embora a tarefa de fechamento de caixa pareça simples, a sua realização exige bastante cuidado e concentração por parte dos funcionários, pois um pequeno detalhe que é esquecido fatalmente causará problemas no resultado final.

Quais os benefícios que o fechamento de caixa traz para a empresa?

Acima de tudo, o fechamento de caixa proporciona uma ampla visão do negócio e, consequentemente, uma excelente base para que os gestores tomem decisões mais assertivas. Quando realizado de maneira precisa, naturalmente se obtém vantagens como:

  • redução de custos;
  • aumento da produtividade;
  • melhor precificação;
  • eficiência na gestão de estoque;
  • melhoria na gestão financeira e tributária.

Além de otimizar o fluxo de gastos e o aproveitamento dos recursos, o gerenciamento adequado do caixa pode direcionar possíveis sobras para investimento em outras áreas, aproveitar oportunidades únicas de negócios.

Que tipos de erros devem ser evitados?

Falta de organização

O primeiro ponto de organização quanto ao fechamento de um caixa é estabelecer uma frequência com que ele deva ser realizado. E, neste aspecto, o fluxo de capital da empresa será determinante para a escolha dos intervalos mais apropriados — se diário, a cada dois dias, semanal, a cada 10 dias —, quanto maior for o movimento, mais rápido esse controle deve ser feito.

Ainda no quesito organização, é importante organizar os seus lançamentos divididos em categorias, de maneira que o gestor consiga avaliar as entradas e saídas de cada setor, quais deles estão apresentando um desempenho satisfatório ou gerando maiores despesas.

Lançamentos errados

A exatidão dos lançamentos é um requisito fundamental para que o fechamento de caixa seja eficiente. É preciso muito cuidado nas anotações não somente das entradas e saídas, mas se a venda é feita em dinheiro ou cartão, enfim, de acordo com as características de cada transação.

Assim, como se trata de uma atividade que envolve vários detalhes e um grande volume de informações, o ideal é que a empresa conte com um sistema automatizado para realizar esses registros. Quando o processo é feito manualmente, a probabilidade de erros é maior.

Mistura com as finanças pessoais

Um hábito não muito raro em empresas de menor porte, e que pode comprometer totalmente a sobrevivência de um negócio é a mistura das suas finanças com a vida particular do empresário ou sócios; as famosas retiradas para cobrir despesas pessoais.

Talvez pareça inofensivo, mas o simples pagamento de uma conta que não é da corporação, sem o devido lançamento no fechamento do caixa ou ainda a reposição dessa quantia vai gerando inconsistências no controle financeiro, e também na percepção sobre o seu real faturamento,  o que pode ser ainda mais grave.

Então, com o passar do tempo, as retiradas não programadas se tornam cada vez mais comuns e nem sempre o gestor consegue perceber esse ralo no orçamento a tempo de reverter os danos.

Falta de controle do estoque

A administração das finanças de um empreendimento não envolve apenas dinheiro em espécie. Existem outros bens que também merecem atenção, a exemplo do estoque, que representa uma importante parcela do seu capital que já foi investido.

Nesse contexto, a gestão correta dos produtos, com o registro de cada baixa, deve passar pelo fechamento de caixa para não somente alinhar os valores, como também contribuir para que não falte itens e a empresa perca vendas.

Como o fechamento de caixa deve ser feito?

A tarefa de fechar um caixa enseja responsabilidades e, por esse motivo, deve ser feita por uma pessoa designada exclusivamente para essa função. Alguém que tenha habilidades para isso e seja de confiança. Em tempos modernos, tecnologias como softwares de gestão se tornaram indispensáveis para uma boa administração do seu fluxo de caixa, viabilizando um registro bem rigoroso das receitas e despesas.

Definidas as ferramentas e as técnicas que serão utilizadas nesse tipo de controle, para que todo o processo seja consistente e exprima a realidades das movimentações, é essencial começar o dia registrando a abertura do caixa. Esse será o seu ponto de partida. Dando continuidade, o próximo passo é o registro de todas as movimentações financeiras que ocorreram ao longo dia, conforme as categorias de gastos e receitas.

Então, antes de concluir o fechamento, é necessário conferir se os valores registrados são equivalentes. Por fim, para chegar ao saldo atual deve-se apenas subtrair as receitas das despesas.

Como um sistema ERP pode ajudar nesse processo?

No que diz respeito à administração de um negócio, novas ferramentas estão sempre surgindo para trazer eficácia às operações fundamentais no seu dia a dia, e a implementação de um sistema ERP promove a integração entre os departamentos da empresa, repercutindo em uma melhora significativa da comunicação interna e na diminuição de falhas cometidas na execução das tarefas, pois os processos são automatizados.

Com o auxílio de um software ERP o responsável pelo fechamento do caixa terá um controle mais efetivo de todas as contas a pagar e a receber, gerar e analisar relatórios das vendas, e isso garante maior respaldo, segurança para concluir o seu trabalho. Portanto, é um investimento que agrega valor ao funcionamento da atividade empresarial.

O fechamento de caixa é uma peça-chave para garantir força competitiva a qualquer empreendimento. Quando não existe um domínio sobre o uso de capital, dificilmente a empresa consegue equilibrar as suas necessidades com os resultados obtidos, bem como identificar as áreas que carecem de novos investimentos.

Gostou do artigo? Agora que você já sabe a importância do fechamento de caixa para a saúde financeira do seu negócio, aproveite para conhecer algumas soluções de controle próprias para suas finanças!

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