Redação ONCLICK 
Em um mundo cada vez mais globalizado e com a alta velocidade da modernização, as tecnologias utilizadas pelas empresas podem ficar rapidamente defasadas. Muitas vezes, isso pode indicar o momento de trocar o software de gestão.
Assim, é necessário compreender a hora certa para fazer a substituição para uma solução mais completa. Dessa forma, você garante que o planejamento estratégico e a eficiência dos processos não sofra prejuízo.
Neste post, reunimos alguns pontos fundamentais que devem ser analisados, a fim de saber se está ou não na hora de trocar seu sistema de gestão. Acompanhe!
Razões para realizar a troca de software
Com o passar do tempo algumas soluções ficam obsoletas por não receberem as devidas atualizações, deixando de atender as principais necessidades das organizações. Confira algumas das principais razões para realizar a troca de software de gestão.
Má qualidade de atendimento
Se a empresa desenvolvedora e fornecedora do software presta um atendimento de má qualidade, seu negócio está diante de um grande problema. Ligações ignoradas, tickets não respondidos, suporte negligente e imperícia são sinais vitais de que manter essa parceria prejudica a sua companhia.
A expertise do projeto pertence aos desenvolvedores. Por isso, eles devem oferecer um suporte técnico de qualidade, de forma contínua e profissional. Sem o devido auxílio, qualquer imprevisto pode se transformar em uma terrível dor de cabeça.
Falta de funções fundamentais
Ao optar por um sistema de gerenciamento, é comum escolher funções que se adequem a situação atual da sua organização, atendendo com precisão as prioridades estabelecidas.
Contudo, a realidade de qualquer empreendimento é mutável e com o seu crescimento surgem novas necessidades. Quando o programa escolhido não acompanha as mudanças operacionais ocorridas, está na hora de selecionar outro software.
Alto custo de manutenção
Normalmente, a implementação de um sistema de gerenciamento é feita com base em um orçamento previamente calculado para dar retorno em médio e longo prazo. Por isso, é muito importante ter a certeza de que o valor investido é compatível com os benefícios oferecidos e com os preços praticados no mercado.
Se a cada manutenção houver a necessidade de novo desembolso, promovendo mais gastos do que economia, a decisão de manter o programa ERP pode comprometer os objetivos estratégicos.
Portanto, pesquise e faça orçamentos com outros desenvolvedores para comparar os custos e verificar se vale a pena trocar o software de gestão.
Dificuldade de integração
Um sistema no qual o número de módulos opcionais é bastante restrito, não aceita adição de novos complementos e alterações necessárias levam de semanas até meses para serem concluídas acaba resultando em prejuízo para o desenvolvimento e crescimento da companhia.
Utilizar diferentes programas que trabalham de forma independente é outro ponto que dificulta a gestão dos dados. Busque uma solução mais completa e prática, que integre todas as áreas, descentralize as informações e facilite as atividades e a colaboração entre os funcionários.
Benefícios proporcionados pela troca de software
Ao trocar o software de gestão por uma plataforma mais moderna e completa, a companhia pode contar com inúmeras vantagens. A seguir você confere os principais benefícios.
Melhoria no controle dos processos
Com uma versão mais completa, a empresa consegue integrar, suportar e controlar todos os seus processos de uma forma mais dinâmica. Nela, todas as operações são devidamente armazenadas e o fluxo da informação e das atividades compartilhadas podem ser monitoradas em tempo real.
Dessa forma, quando uma nota fiscal de compra de insumos é introduzida no sistema, o “contas a pagar” é informado por meio da emissão de um título a ser pago. O suprimento vai para o estoque que o disponibiliza para a área produtiva utilizá-lo.
O setor de manufatura o manipula e encaminha o produto acabado para que possa ser vendido. Com a venda do produto, o pedido é faturado, gerando um título para o “contas a receber”. Tudo isso de forma integrada com os devidos controles fiscais e contábeis.
Diminuição dos retrabalhos
Quanto mais informatizado e integrado é o software de gestão, há menos probabilidade de erros e, portanto, de retrabalho. Ou seja, as operações fluem com a atuação dos diversos departamentos da organização sem que haja manipulação e a alteração dos dados.
Além disso, tarefas repetitivas são sistematizadas, disponibilizando mão de obra para outras atividades mais estratégicas da companhia.
Confiabilidade das informações
Uma vez que as informações deixam de ser manipuladas manualmente a confiabilidade aumenta. Ferramentas de apoio à tomada de decisão, munidas de relatórios sintéticos e gráficos ficam mais acessíveis para os gestores, facilitando a administração do negócio.
A prestação de contas aos órgãos fiscalizadores passa a ser mais tranquila, já que a possibilidade de erros que podem incorrer em multas e outras penalidades diminuem. A entrega de obrigações acessórias como, o SPED — Sistema Público de Escrituração Digital —, tanto contábil quanto fiscal, é feita com maior segurança.
Utilização de dashboards
Utilizar dashboards de um ERP ajuda na decisão sobre cada atividade a ser realizada e evita que sejam tomadas com base em suposições, o que pode provocar diversos problemas.
Um painel de controle permite visualizar e monitorar de forma prática o que é feito em cada setor, por meio de gráficos que apresentam o desempenho de cada tarefa, facilitando o controle dos processos. Dessa forma, sempre que uma atividade não apresentar o resultado desejado, as inconsistências podem ser corrigidas em tempo real.
Agilidade e otimização de processos
Um sistema moderno e inteligente imprime mais agilidade nos processos, deixando-os mais transparentes e visíveis para todos os colaboradores da corporação.
Além disso, ele permite que todas as tarefas sejam organizadas de forma a atingir as metas propostas e que o andamento das atividades seja acompanhado de perto, aumentando a produtividade. Os procedimentos são avaliados com base em dados confiáveis e precisos, assim, a tomada de decisões é suportada por aspectos realmente relevantes.
Redução de custos, erros e perdas
Trocar o software de gestão ainda promove redução de custos, erros e perdas, ou seja, o custo da operação total é reduzido. Eventuais despesas, como atrasos e multas, são minimizadas e a eliminação do retrabalho com a precisão nas tarefas também proporciona um decréscimo no custo.
Um bom ERP ainda gera economia para a corporação, reduzindo as perdas. Isso acontece pois ele ajuda a identificar os pontos que precisam de melhorias e aponta as opções mais adequadas para que as metas sejam alcançadas.
Em suma, ao trocar o software de gestão atual por uma versão mais moderna e completa, a organização passa a contar com vantagens significativas para o desenvolvimento e crescimento do negócio.
Analisando todos esses pontos, você acredita que chegou o momento de trocar o ERP de gestão da sua empresa? Quer conversar com um especialista para conhecer uma solução capaz de suprir as funcionalidades que ela realmente necessita? Entre em contato com a ONCLICK! Teremos prazer em ajudar.