7 dicas para ter um processo de compras mais qualificado e eficaz

O processo de compras nas empresas vai muito além da obtenção de bens e serviços em resposta às necessidades internas. Por isso mesmo, costuma ser complexo exigir uma gestão mais estratégica do que ocorre tradicionalmente.

Neste post, demonstramos a importância de ter um processo de compras qualificado e eficaz. Continue a leitura e obtenha algumas dicas de como tornar isso possível no seu empreendimento!

A importância de ter um processo de compras qualificado e eficaz

As funções gerais da área de compras podem ser categorizadas de diferentes maneiras em cada organização. Em linhas gerais, essas são as seis principais delas:

  • garantir a continuidade de fornecimento;
  • gerenciar o processo de fornecimento de forma eficiente;
  • desenvolver um bom relacionamento com fornecedores;
  • atingir metas alinhadas com as partes internas interessadas;
  • obter boas negociações, sempre com foco na redução de custos;
  • desenvolver estratégias de compras integradas que suportem os objetivos organizacionais.

Companhias que fazem tudo isso de maneira consciente e com base em práticas de melhoria contínua costumam ter um processo de compras qualificado e eficaz. Em outras palavras, elas conseguem fazer que as rotinas assumidas pela área sejam estratégicas e sempre alinhadas com o direcionamento global do negócio.

As que não atingem todas as categorias, ou a maior parte delas, por outro lado, precisam trabalhar para isso, pois são pouco competitivas em uma área vital para sua própria saúde financeira. Um processo de compras eficiente faz parte da inteligência operacional, mas também diz muito sobre a gestão estratégica do empreendimento.

Como obtê-lo

Confira a seguir algumas dicas que podem ajudá-lo a aumentar a qualidade e a eficácia do processo de compras na sua organização!

1. Encontre fornecedores de confiança

A capacidade de descobrir fornecedores qualificados e competentes aumentou muito com a internet. No entanto, os compradores não devem ignorar outras fontes de informação para garantir que os provedores de insumos, mercadorias e serviços sejam mais adequados e diversos. Veja outras formas de encontrá-los:

  • catálogos de fornecedores;
  • anúncios em revistas especializadas;
  • organizações e associações profissionais;
  • feiras e eventos do setor.

Mais do que encontrar e contratar, é importante desenvolver bons relacionamentos com os fornecedores. A formação de parcerias de ganho mútuo é bastante benéfica e precisa ser conduzida de maneira tão profissional quanto já é feito com clientes, por exemplo.

2. Faça um controle de estoque criterioso

A gestão de estoque também afeta a qualificação e a eficiência do processo de compras. São duas áreas que devem atuar de maneira integrada para garantir custos mínimos, reposições estratégicas e intercâmbio constante de informações.

De nada adianta os compradores serem competitivos se o armazenamento do que é adquirido é desorganizado, se há desperdícios ou se existem outros fatores que podem elevar os custos e as perdas, por exemplo.

3. Conheça e controle os níveis de consumo interno

Outro ponto fundamental é o controle dos níveis de consumo interno. Todas as áreas devem ter centros de custos próprios, que contemplem regras claras para solicitações ao departamento de compras.

Dessa forma, é possível aumentar o controle e, assim, evitar gastos desnecessários. Muitas empresas conseguem obter economias substanciais ao examinar recursos e insumos subutilizados, pois evitam exposições desnecessárias, entre outras vantagens.

4. Faça benchmarking

Uma excelente maneira de elevar a qualidade e a eficácia do processo de compras é trocar informações com outras empresas. Essa prática é conhecida como benchmarking e consiste no intercâmbio de experiências.

A empresa pode conversar com seus fornecedores e parceiros de negócios para ver que iniciativas foram tomadas para tornar a área de compras mais estratégica. Isso pode ser feito de maneira informal ou por meio da promoção de eventos ou visitas aos empreendimentos que se dispõem a dialogar sobre o assunto.

5. Capacite os profissionais

Também é fundamental criar uma cultura de eficácia e qualificação em torno do processo de compras. Isso é possível quando se demonstra a todos os colaboradores o valor dessa área e como cada um pode colaborar com ela.

Em muitos casos, é preciso investir em cursos e orientações. Afinal, as pessoas estão acostumadas a trabalhar de uma certa maneira e não conseguem simplesmente mudar a metodologia.

6. Analise os resultados do processo continuamente

Analisar continuamente os resultados do processo de compras também ajuda a torná-lo mais qualificado e eficaz. Para isso, é preciso estabelecer métricas, indicadores de desempenho e objetivos claros.

Afinal, com objetivos bem definidos e meios eficientes de mensurá-lo, é possível verificar continuamente os pontos fortes e fracos para agir sobre eles em tempo hábil. Todos os envolvidos — inclusive os que se beneficiam do processo — precisam conhecer os métodos de avaliação, pois só assim podem ajudar a manter tudo dentro do esperado.

7. Use a tecnologia

Uma maneira de estabelecer um processo de compras de alta qualidade e eficácia é usar tecnologia. Com um software de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP) é possível definir sequências lógicas de atividades, estabelecer objetivos, métricas e indicadores de desempenho, obter relatórios gerenciais e analisá-los para tomar decisões amparadas em dados e em tempo reais.

O ideal é que o módulo de compras do ERP facilite a automação de rotinas relacionadas a cotação, sugestão, pedidos de compra e entrada de mercadorias, entre outros. Quanto menor for a intervenção manual dos profissionais, mais eficaz é o processo, pois erros e retrabalhos são reduzidos significativamente.

Esse processo requer uma nova visão

Um processo de compras qualificado e eficaz pode elevar o valor do negócio. Ele é fundamental na atualidade, pois está intimamente ligado aos resultados financeiros, além de atingir diretamente a reputação da empresa perante seus públicos de interesse.

A boa notícia é que não faltam ferramentas tecnológicas e métodos que podem ser usados por todas as empresas em qualquer ramo de atuação. O segredo é superar os desafios impostos pela tradição e fomentar uma cultura de mais profissionalismo nessa área de forma a envolver os colaboradores na busca por resultados.

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