7 soluções para ter uma administração de contratos mais organizada

A administração de contratos é o conjunto de processos que envolve a criação, a execução e a análise constante dos acordos formais realizados com clientes e fornecedores.

Uma empresa que gere seus contratos de maneira consciente e estratégica consegue maximizar seu desempenho operacional e financeiro e, ao mesmo tempo, reduzir custos e elevar sua reputação no mercado.

Uma das rotinas nas quais as empresas mais “pecam” é na organização de seus contratos — especialmente aquelas que lidam com um volume grande de acordos firmados com seu público de interesse.

Neste artigo, vamos refletir sobre isso. Você vai entender por que é importante focar na organização da administração dos contratos e ter acesso a algumas dicas para fazer isso com praticidade e eficiência. Acompanhe!

A importância da organização na administração de contratos

Nem sempre o tema da organização é uma preocupação quando se trata da gestão de contratos. Por isso, não é incomum que as empresas que têm um crescimento exponencial percam o controle da sua documentação contratual.

O problema é que sem contratos bem organizados — facilmente localizados e bem padronizados — fica muito fácil que a empresa incorra em erros, tanto para cumprir os acordos firmados com clientes e parceiros quanto o não acompanhamento do que foi negociado com fornecedores.

Se considerarmos que todas as cláusulas de um contrato são importantes e devem ser cumpridas por todos os envolvidos, sabemos a importância da organização. Isso é mais urgente ainda quando a documentação envolve mais de dois lados — como o caso dos negócios fechados entre empresas parceiras para atender a um cliente ou para receber produtos e serviços de um fornecedor.

Uma administração dos contratos pouco organizada pode gerar litígios judiciais, multas e quebra de confiança. No extremo, ainda pode gerar grandes prejuízos financeiros e até prejudicar a imagem da empresa no mercado.

7 dicas de organização na administração de contratos

Da criação de uma política à adoção da tecnologia passando pela padronização e pelo treinamento dos colaboradores, confira em detalhes algumas soluções para que o seu negócio tenha uma administração dos contratos organizada e eficiente.

1. Desenvolva uma política de administração

O início da organização passa pela política de gestão de contratos. É fundamental que a empresa tenha diretrizes bem claras sobre como os seus acordos contratuais devem ser criados, organizados e mantidos.

Essa política precisa contemplar tanto os processos quanto as pessoas envolvidas, assim como a forma como as negociações são realizadas e outros fatores.

2. Treine os colaboradores

Não importa o tamanho da equipe que cuidará da administração dos contratos do seu negócio. Em muitas empresas, essa é só mais uma entre as diversas atividades dos profissionais responsáveis.

Seja como for, é importante que os colaboradores envolvidos com essa rotina tenham qualificação para isso. Muitas vezes, é preciso proporcionar treinamentos sobre o assunto e esse é um investimento que faz toda a diferença, pois facilita o dia a dia da operação e evita erros e retrabalhos.

3. Padronize os contratos e separe-os por categorias

Outra dica de organização de contratos é a padronização da elaboração. Assim, com padrões a serem seguidos, é possível separá-los por categorias para que fiquem armazenados de maneira estruturada e sejam facilmente localizados — tanto em papel quanto digitalizado.

A padronização também ajuda a reduzir as complexidades nas análises e nas auditorias internas, que devem ser feitas regularmente a fim de garantir o cumprimento das cláusulas.

4. Revise constantemente os termos contratuais

A revisão periódica dos termos contratuais também facilita a organização dos contratos. Isso porque evita que essa documentação importante seja esquecida no fundo de alguma gaveta e, ao mesmo tempo, eleva o nível de controle.

Uma boa escolha é criar um cronograma de revisões. Dessa forma, mesmo que os membros do time sejam modificados ou que assumam mais responsabilidades, a inspeção constante não deixará de ser realizada.

5. Fique atento aos prazos dos contratos

Estar atento aos prazos também ajuda a ter uma administração mais organizada. O ideal é que a equipe responsável separe a documentação contratual mais complexa daquela que não exige um acompanhamento minucioso.

Esse processo evita a perda de prazos e a ocorrência de erros no processo. Ao ficar mais atento aos documentos com maior complexidade, o time cria uma cultura de cuidado e prudência. Com o tempo, nenhuma data importante passará despercebida e menos erros e prejuízos ocorrerão.

6. Crie relatórios para gerenciar os contratos

Outra maneira de organização é a geração periódica de relatórios de gestão de contratos. Ou seja, a criação de uma rotina de análise e reportagem do cumprimento dos termos contratuais à alta hierarquia do negócio.

Identifique quais são as variáveis que devem ser avaliadas, com que periodicidade isso deve ser feito e como os profissionais responsáveis devem reportar esse processo. Direcione relatórios personalizados a cada área interessada com a distribuição de responsabilidades e cuidados.

7. Implemente um sistema de gestão de contratos

Por fim, uma dica fundamental para organizar a administração dos seus contratos de uma maneira profissional e moderna é por meio da implementação de um sistema especializado nessa rotina.

Um bom ERP normalmente possui um módulo de administração de contratos. Assim, esse processo não fica descolado do restante da gestão do negócio, o que ajuda na padronização e nas rotinas de revisão.

Tecnologia e processos claros ajudam a organizar a administração de contratos

Como você viu até aqui, para ter uma administração dos seus contratos mais organizada é importante que os processos sejam claros e fáceis de serem realizados pela equipe responsável. Também é cada vez mais importante investir em ferramentas tecnológicas, pois isso ajuda a automatizar rotinas e evitar a perda do controle.

Por fim, é sempre importante lembrar que a organização vai além de facilitar o dia a dia da operação e evitar problemas judiciais. Não importa o tamanho da empresa ou em qual mercado atua.

Se a gestão de contratos for bem realizada, ela transparece para o mercado, o que pode ajudar na reputação empresarial e gerar mais oportunidades com clientes, parceiros e fornecedores.

Como está a administração de contratos no seu negócio? Ainda não tem tecnologia para realizá-la? Então entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo nesse desafio!

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