Conheça as boas práticas para uma gestão de contratos mais eficiente

A gestão de contratos se torna cada dia mais importante na medida em que as organizações se deslocam de uma estrutura tradicional para aderir aos novos paradigmas de um mercado globalizado.

Se antes os empresários tinham a preocupação de firmar e administrar bons acordos com fornecedores, agora precisam pensar em fatores como o ciclo de vida dos contratos, relacionamento com as partes envolvidas e mais uma série de outros desafios.

Neste artigo, refletiremos sobre isso. Você verá a importância da gestão de contratos e também algumas práticas que podem simplificar e garantir sucesso nesse processo. Acompanhe!

Os desafios da gestão de contratos nas empresas modernas

O tema da gestão de contratos é particularmente relevante para organizações que contratam serviços que são entregues por um longo período de tempo — mais de um ano. Também têm grandes desafios com os quais lidar aquelas organizações cujos clientes precisam garantir que os níveis de serviço e a relação custo-benefício sejam mantidos durante a vigência de um período grande de relacionamento comercial.

Contratos ditam todos os aspectos das principais estratégias e relacionamentos de negócios. Normalmente, as partes contratuais gastam uma quantidade considerável de tempo e de recursos para defini-los e examiná-los.

Quando a elaboração dos contratos é finalizada e os serviços são adquiridos, muitas empresas deixam de monitorar e supervisionar adequadamente a implementação do que foi acordado. Assim, ou não cumprem com suas obrigações contratuais ou deixam de cobrar o cumprimento de seus parceiros de negócios.

No entanto, o não cumprimento das obrigações contratuais pode resultar em economia perdida, multas pesadas, litígios dispendiosos e relacionamentos quebrados. Em casos extremos, a reputação de uma marca pode sofrer ranhuras e colocar em perigo todo um longo trabalho de construção de imagem.

A importância da gestão de contratos no mercado atual

Em um mercado cada dia mais competitivo, no qual a criação de parcerias estratégicas é fundamental, uma boa gestão de contratos é fator preponderante no sucesso empresarial.

Da mesma forma, com consumidores sendo mais assediados por diferentes fornecedores e tendo informações na ponta dos dedos, estabelecer bons acordos de fornecimento pode ajudar a fidelizar e evitar calotes, por exemplo.

Há, no mínimo, três grandes argumentos que demonstram a importância de gerir acordos contratuais com estratégia:

  1. a gestão de contratos ajuda a assegurar que todas as economias negociadas em um ciclo de fornecimento sejam cumpridas;
  2. pode acompanhar as datas importantes relacionadas a renovações de contrato e gerar alertas antes das finalizações;
  3. monitora e gerencia com eficiência os riscos financeiros envolvidos nas negociações.

A maioria dos contratos tem detalhes específicos que são muito importantes para as operações dos negócios — tanto para quem compra quanto para quem fornece. Saber o que está documentado, já que muitas cláusulas incluem mudanças de preço, multas, renovação automática, comprometimentos mínimos obrigatórios, etc, é fundamental.

Contratos diferentes também têm diferentes graus de risco. Um bom gerenciamento fornece medidas apropriadas para controlar a exposição contratual, bem como facilita a administração prática do ciclo de vida dos acordos.

As melhores práticas para uma gestão de contratos eficiente

Agora que já entendemos que a gestão de contratos é complexa e que por isso mesmo é muito importante, vamos a uma série de dicas para torná-la eficiente.

Manter a organização dos contratos

Organizar contratos significa torná-los de fácil acesso para as pessoas autorizadas sempre que elas precisarem. Isso sem abrir mão da segurança da informação, uma vez que dados importantes estão nesses documentos.

Tanto contratos que estão em papel quanto cópias digitalizadas devem ser organizados para facilitar a manipulação e a análise sempre que necessário.

Controlar prazos e níveis de serviços

As cláusulas mais frequentemente descumpridas em acordos comerciais são as que tratam dos prazos. A boa gestão desse processo também significa um controle minucioso das datas firmadas em contrato.

Da mesma forma, é preciso ter bastante minúcia no controle dos níveis de serviços acordados com clientes e fornecedores. Constantemente, é preciso se certificar de que o que foi combinado — e devidamente documentado — está sendo cumprido por ambas as partes.

Revisar termos e cláusulas periodicamente

No dia a dia frenético das empresas, confiar somente na memória das pessoas pode não ser uma boa ideia. Isso é muito importante quando se trata de contratos.

A boa gestão de contratos sistematiza a revisita dos textos jurídicos contratuais. Assim, os profissionais responsáveis pelo cumprimento dos acordos podem sempre ter a certeza de que os termos e cláusulas estão sendo cumpridos.

Usar softwares para monitorar

Usar um sistema de gerenciamento de contratos pode ser bastante útil, pois a ferramenta pode gerar alerta aos responsáveis para a realização do que está documentado nos acordos firmados com clientes e fornecedores.

A tecnologia é especialmente útil na medida em que o número de acordos contratuais aumenta na empresa.

Antecipar renovações

Outra boa prática estratégica é a antecipação da renovação de contratos. No caso daqueles firmados com fornecedores, renovar algumas semanas antes é suficiente — não demonstrar “desespero” pode ser mais útil para as negociações.

Já os contratos feitos com clientes podem ser renegociados com uma antecedência maior, especialmente se o departamento comercial souber conduzir o processo com bastante elegância — argumentar que a antecipação serve para a comodidade do cliente, por exemplo.

Elaborar relatórios para consulta

Entender o impacto de cada contrato na receita final da empresa fica muito mais fácil com a elaboração de relatórios analíticos. Se a empresa utiliza a tecnologia, isso é bem simples de se conseguir.

Dessa forma, os gestores têm acesso rápido à base de dados e pode analisar com mais propriedade e tomar decisões amparadas por informações sempre atualizadas.

Realizar atualizações monetárias

As flutuações da economia atual, com especial atenção para a inflação, contribuem para a mudança no valor das moedas. Isso precisa ser considerado na hora de elaborar um contrato, mas também na gestão ao longo de sua vigência.

É fundamental atualizar valores e sustentar a cotação de índices de correção monetária para evitar prejuízos financeiros em médio e longo prazo.

Registrar tudo para fins de auditoria

Também é importante considerar que a boa gestão de contratos facilita a comprovação de que os acordos estão sendo cumpridos à risca — especialmente perante os órgãos governamentais, mas também em auditorias de governança e compliance. Para isso, todas as ações e os eventos envolvendo os acordos contratuais devem ser registrados.

É interessante que a equipe tenha sempre em mãos notas fiscais, fotografias, inventários, etc: documentos que sirvam para ressalvar o cumprimento dos contratos em uma auditoria.

Como você viu, é possível elevar a gestão de contratos a outro patamar apenas seguindo algumas boas práticas. Isso requer, mais do que tudo, uma nova visão acerca do processo de controle dos acordos firmados com clientes e prestadores de serviços.

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