Entenda a importância da gestão de compras no varejo

Se fôssemos explicar em poucas palavras o que é gestão de compras, diríamos que trata-se do ato de obter ou comprar bens e serviços. Um processo que inclui a preparação e o processamento de uma demanda, o recebimento final e a aprovação de pagamento.

Nenhuma empresa pode sobreviver se o preço de aquisição for maior do que o lucro obtido com a venda do produto real. Logo, também faz parte da gestão de compras a preocupação com negociações que defendam a lucratividade, além do relacionamento com fornecedores.

Em suma, a gestão de compras, em qualquer mercado e em todo tipo de empresa, precisa ser estratégica: estar amparada em métodos e práticas planejadas e em alinhamento com os objetivos do negócio.

No varejo, que movimenta uma grande quantidade de mercadorias e, muitas vezes, revende itens que não foram fabricados pela empresa, gerir as compras com máximo profissionalismo é fundamental.

Neste artigo, vamos fazer uma reflexão mais profunda. Continue lendo para entender como as compras impactam no seu negócio varejista e também para ver algumas dicas de como conduzir esse processo contínuo com eficiência!

Na prática, como funciona a gestão de compras?

Empresas que fazem gestão de compra, invariavelmente, contam com uma equipe dedicada a esse processo. Cabe a esses profissionais cuidar para que as mercadorias sejam compradas com o melhor preço e qualidade para proporcionar a melhor margem de lucro.

Gerenciar as aquisições é, portanto, colocar em prática uma série de procedimentos. Idealmente, o departamento de compras realiza pesquisas para a seleção adequada de materiais e fornecedores, o acompanhamento para garantir as entregas em tempo hábil, a inspeção das quantidades e da qualidade adquiridas.

Em muitos casos, a área de compras também é responsável pelo controle de tráfego, recebimento, armazenamento e operações contábeis relacionadas às compras.

Usar um ciclo de compras principal pode ser a melhor maneira de gerenciar todas essas funções de forma centralizada. Ou seja, predefinir e acompanhar todas as etapas pelas quais o negócio passa antes de fazer uma aquisição.

O ciclo de compras envolve a consciência de que existe a necessidade de um produto, especificando quanto dele é necessário e a data em que deve chegar. Primeiro, um pedido de compra precisa ser gerado e aprovado, às vezes por vários interessados dentro da organização.

Antes que o pedido seja feito, os preços e a qualidade dos diferentes produtos e fornecedores precisam ser comparados para chegar à negociação mais adequada. Quando isso for encontrado, a empresa e o fornecedor negociam os termos do contrato, e também podem determinar se esse será um relacionamento único ou contínuo.

Após o recebimento pela empresa, as mercadorias têm sua qualidade inspecionada e são registradas para referência futura. E o processo recomeça, em muitos casos, diariamente.

Como a gestão de compras impacta no varejo?

A boa gestão de compras funciona em benefício da organização e de seus clientes quando tratada da maneira correta. Afinal, a capacidade de obter e negociar um produto de venda a um preço melhor pode alavancar um negócio.

Uma prova de que isso é importante vem de grandes players do varejo mundial, cujos CEOs de hoje foram  gestores de compras durante muito tempo. Tim Cook, CEO da Apple, por exemplo, esteve à frente do departamento de compras da Compaq Computers e da própria Apple antes de chegar ao cargo máximo. Os resultados obtidos nessa função foram determinantes para sua ascensão profissional.

Na prática, da mesma forma como o gerenciamento de vendas eficiente auxilia no aumento de margens de lucros, também a administração estratégica de compras é fundamental. Esses dois processos, que são contínuos e devem estar em constante aprimoramento, na verdade, estão intimamente ligados.

Da mesma forma que o departamento comercial precisa se diferenciar da concorrência, por exemplo, a área de compras também deve buscar o melhor custo-benefício na hora de adquirir produtos. Afinal, isso vai impactar no preço de venda e pode ser determinante na disputa de mercado.

Como fazer uma gestão de compras eficiente?

Vamos agora a uma série de dicas para que a gestão de compras do seu negócio varejista se torne ainda mais eficiente.

Estabeleça requisitos para aquisições

Como já dissemos, é fundamental que o departamento de compras tenha requisitos claros para cada tipo de item que adquire. Isso vai desde a qualidade até os valores de cada mercadoria, passando por prazos de pagamento e outras particularidades.

É fundamental que todos os compradores saibam as condições e exigências que devem ser feitas aos fornecedores antes de fechar negociações. Isso deve estar formalizado, de preferência, nos sistemas utilizados pela equipe, para evitar improvisações ou compras intuitivas.

Identifique fontes de fornecimento

Também é preciso levantar uma relação de possíveis fornecedores e estabelecer regras para o recebimento de visitas de representantes.

O acompanhamento de publicações especializadas no ramo do varejo em que a empresa atua, bem como a participação em feiras e eventos da área, também ajudam a encontrar boas fontes de fornecimento.

Escolha os melhores parceiros

Em seguida, é aconselhável montar um portfólio de fornecedores, sempre considerando os requisitos de compras, a qualidade dos produtos fornecidos, entre outros aspectos importante para o negócio.

A partir daí, é fundamental trabalhar o fortalecimento do relacionamento. Cabe aos profissionais de compras estabelecer relações de parceria, cordialidade e diálogo constante com os representantes comerciais das empresas fornecedoras.

Avalie o desempenho dos fornecedores

Avaliar periodicamente o desempenho dos fornecedores, visando sempre garantir as vantagens do relacionamento comercial, também faz parte dos esforços de gestão de compras. Para essa avaliação, considere medidas como:

  • cumprimento dos prazos negociados;
  • preços justos e competitivos;
  • boas condições de pagamento;
  • nível de cordialidade na atenção ao cliente;
  • flexibilidade para atendimento de demandas inesperadas;
  • velocidade das entregas.

Organize e administre os estoques

Outro ponto essencial é o alinhamento de compras com a gestão de estoques. Se as equipes são diferentes, o trabalho conjunto deve ser fortalecido.

O ideal é que além de um relacionamento de proximidade, os profissionais dos dois departamentos contem com soluções tecnológicas que automatizem os processos. Isso evita falta ou excesso de mercadorias, ajuda a guardar históricos de negociação, cria alertas para reposições, facilita o controle de custos e a mensuração de margens de lucros, etc.

Assim, determinar estoques mínimos, máximos e também pontos de reposição fica muito mais fácil. A tecnologia pode ajudar a reduzir significativamente os erros humanos, de preferência se toda a operação está integrada — um bom ERP na nuvem, por exemplo, cumpre essa função.

Analise os resultados com regularidade

Por fim, a gestão de aquisições também requer constante análise de resultados. Daí a importância do departamento de compras atuar em total alinhamento com o planejamento estratégico do negócio e interagir com as áreas de compras e marketing, entre outras.

Os gestores dessas áreas precisam ter facilidade de análise de dados e geração de relatórios analíticos. E devem sempre consolidar informações visando ajustes nos processos, criação de planos de ação e outras atividades estratégicas que permitam projetar e mensurar resultados.

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