Gestão de processos: saiba mais sobre a importância em distribuidoras

Muito falada, mas pouco aplicada pelas empresas, a gestão de processos contribui de forma muito eficiente para o desempenho em diversas etapas do desenvolvimento e crescimento de um negócio.

Embora o número de organizações que aplicam essa metodologia esteja aumentando nos últimos tempos, ainda falta o devido entendimento e a correta utilização de seus inúmeros benefícios para a geração de vantagens competitivas.

As empresas que não investirem em processos bem definidos em médio e longo prazo terão de pagar um preço muito caro, podendo chegar até a liquidação total. O atual cenário econômico-financeiro e as novas exigências dos clientes demandam esse novo posicionamento das organizações.

Este artigo tem o objetivo de explicar alguns conceitos importantes sobre essa prática em distribuidoras. Acompanhe a leitura até o fim e saiba mais!

O que é gestão de processos?

Trata-se de um método de gerenciamento de atividades baseado em uma visão sistêmica do empreendimento e que pode ser aplicado em vários contextos.

Ela realiza o alinhamento dos fluxos de trabalho com os objetivos estratégicos da empresa, integrando um grande número de procedimentos realizados em diversos departamentos, ou seja, integra as inúmeras partes do todo, levando em conta as relações entre elas.

Cada uma dessas tarefas faz parte de um sistema com foco na operacionalização do negócio e na geração de resultados para alcançar os objetivos organizacionais.

gestão de processos gerenciais inclui, ainda, intervenções que geram transformações radicais ou de melhoria contínua, isto é, mudanças menos estruturais. Assim, é promovido um direcionamento otimizado, que facilita as práticas de trabalho, aumenta a produtividade, a qualidade e a eficiência e reduz custos e falhas.

Quando os processos estão desordenados, as atividades ficam pouco sólidas, com cada um fazendo como bem entende. Ao contrário, quando a companhia sistematiza ações, demandas, responsabilidades, procedimentos operacionais, materiais e investimentos, eles ficam bem organizados.

Qual a importância da gestão de processos

Essa metodologia é extremamente importante, pois proporciona uma visão global sobre as questões que envolvem a companhia, além de promover uma maior participação dos colaboradores, permitindo que opinem sobre as melhores alternativas diante de determinadas situações.

Em um mercado altamente concorrido, a adoção de práticas sólidas de gerenciamento de processos se constitui em um grande diferencial. Esse modelo de gestão é ágil, eficiente e interdisciplinar e, por isso, tem ganhado cada vez mais espaço e adesão. Ele também é fundamental porque permite:

  • focar os esforços no que realmente interessa, priorizando as atividades;
  • implementar uma estratégia organizacional consistente;
  • maior simplicidade, agilidade das atividades e flexibilidade no direcionamento das demandas;
  • otimizar a integração entre os diversos setores;
  • melhor aproveitamento do tempo;
  • monitoramento mais efetivo por meio de indicadores de desempenho;
  • aplicar abordagens inovadoras;
  • maior precisão na tomada de decisão;
  • maior conhecimento organizacional e otimização da gestão de competências entre outros.

Quais são as suas vantagens

A implementação da gestão de processos pode parecer um tanto trabalhosa, contudo, é um investimento — atualmente indispensável — que traz diversas vantagens para qualquer negócio. Confira algumas das principais.

Otimização dos resultados da organização

A partir desse modelo de gestão, a companhia passa a prever com antecedência as demandas e alterações do mercado e a se preparar de maneira adequada. Isso permite um aumento considerável dos resultados, uma vez que ela consegue se adaptar com mais facilidade às condições, previstas ou não, do setor.

Em outras palavras, o empreendimento ganha robustez que, em longo prazo, significa favorecimento da continuidade do negócio, pois ele se torna mais bem preparado para atender às mudanças contínuas impostas pelo mercado.

Além disso, esse tipo de gerenciamento favorece a produtividade, aprimora a utilização de recursos e esforços, e aumenta a força da marca do negócio. Tudo isso é uma forma eficiente e eficaz de garantir a otimização dos resultados da organização.

Melhoria dos fluxos internos da empresa

Quando os trabalhos são focados na abordagem por processos, ocorre uma grande melhoria dos fluxos internos, pois a gestão passa a se preocupar com os responsáveis pelos resultados produtivos.

Com a implantação de medidas voltadas para o desenvolvimento de cada processo é possível aumentar a produtividade e a eficiência, imprimindo maior qualidade nas atividades desempenhadas e alocadas em cada setor, bem como a integração entre elas.

Todo o sistema de operacionalização do negócio passa a funcionar de maneira conjunta e colaborativa em um ritmo adequado às demandas de vendas.

Aumento do envolvimento dos diversos setores nos processos

Essa metodologia valoriza a integração entre as diversas áreas, favorecendo as relações interpessoais dentro da companhia e detectando diversos problemas de forma simultânea, uniformizando a empresa.

Assim, todos os colaboradores passam a ter uma visão mais ampla, o que facilita a participação e opinião de novas ideias, bem como o entendimento da importância de suas atividades para atingir as metas propostas e alcançar os resultados esperados.

É muito importante que todos estejam conscientes da necessidade da incorporação de novos padrões de excelência para que possam contribuir de maneira contínua com melhorias nos processos.

Mais qualidade dos produtos e/ou serviços

Outro grande benefício de se empregar processos eficientes e eficazes é o fato de a organização passar a oferecer produtos e serviços com alto grau de qualidade.

Isso é possível porque as tarefas passam a ser realizadas em conformidade com os padrões estabelecidos e com a correta utilização de recursos, o que ainda promove a redução de custos.

Além disso, as mudanças na rotina do trabalho incentivam o envolvimento e o engajamento de todos os colaboradores em prestar sempre um serviço de mais qualidade.

Tudo isso resulta na satisfação do cliente, já que as suas necessidades e expectativas estão, consequentemente, sendo atendidas. Dessa forma, o produto ou serviço passa a ter mais valor agregado.

Maior agilidade no processo decisório

A gestão de processos produz informações relevantes com mais agilidade, o que contribui para a definição de prioridades e para o direcionamento dos procedimentos em todos os níveis — desde o operacional até a alta gerência, favorecendo a tomada de decisão.

Por meio dessa abordagem, o gestor é capaz de antecipar e responder às contínuas mudanças do mercado em tempo hábil, potencializando as oportunidades de negócios.

Melhor aproveitamento do tempo

Como os colaboradores passam a se manter focados na realização de suas atividades e inúmeros fluxos operacionais são automatizados, os retrabalhos são, praticamente, eliminados e o desperdício de tempo é reduzido.

Esse método permite uma organização mais eficaz do papel e das responsabilidades de cada colaborador, como também identifica qual o tempo gasto em cada atividade e quais as necessidades para a sua realização, de maneira que tudo seja realizado com eficiência e melhor aproveitamento do tempo.

Facilidade para implantação de novas tecnologias

Uma boa organização dos fluxos internos com todos os procedimentos sistematizados e ordenados facilita a inserção de novas tecnologias na empresa, o que é uma excelente estratégia para alavancar os negócios.

automatização de processos é capaz de acelerar toda a operacionalização do empreendimento, aumentando a agilidade com que as tarefas são executadas e minimizando os erros, visto que há menos intervenção humana.

Redução de custos

Fortemente almejada por qualquer gestor, a redução de custos também é proporcionada pela gestão de processos, pois ela permite que seja feito um controle mais efetivo das atividades e dos estoques, reduzindo os desperdícios e o tempo de ociosidade.

O correto planejamento permite que todos os recursos possam ser mais bem aproveitados, de maneira que os valores investidos em estoque e em manutenção (máquinas e equipamentos, energia elétrica, água etc) passam a ter um retorno mais positivo.

Com isso, as finanças ficam equilibradas e o gestor pode fazer um melhor direcionamento do capital otimizando a gestão de compras.

Prejuízos causados por uma má gestão de processos

A falta de bom gerenciamento de processos faz com que a empresa perca competitividade no mercado e compromete sua sobrevivência. Quando não é adotada uma política organizacional séria neste sentido, dificilmente os colaboradores estarão familiarizados com esses métodos.

Isto pode interferir na percepção do cliente que, com certeza, não será nada positiva. Se ao ofertar um produto — mesmo que as vantagens oferecidas sejam equivalentes às da concorrência — o consumidor final não perceber um valor diferenciado, muito provavelmente escolherá o concorrente.

Este é o tipo de resultado que nenhuma companhia deseja, por isso, é importante reconhecer as falhas e evitar determinados erros para não sofrer prejuízos. Confira alguns dos mais relevantes para não comprometer seu fluxo de trabalho.

Pouca informação para análise

Na gestão de processos, a análise acontece em dois momentos: antes da implementação da metodologia e, posteriormente, quando que ela já está em execução.

No primeiro, a análise serve para direcionar o planejamento. No segundo, permite a realização de ajustes, com o objetivo de tornar o procedimento cada vez mais estratégico. Em ambos os casos, a quantidade de informações reunida precisa ser suficiente para fundamentar as tomadas de decisões.

Sem um diagnóstico completo e preciso dos fluxos da companhia e com poucos dados sobre a gestão, não é possível concluir o que deve ser feito. Gerir as informações adequadamente é fundamental.

Processos divergentes

Um dos principais pontos da abordagem por processos é que ela reúne passos que seguem a mesma direção. Embora as etapas sejam executadas por diferentes áreas, todas convergem para o mesmo objetivo estabelecido no planejamento estratégico.

Quando, porém, os processos são divergentes, isto se torna impossível. Por exemplo, o setor de expedição precisa de automação para gerir melhor o estoque e, ao mesmo tempo, o setor de compras tem que reduzir despesas e não pode fazer nenhum investimento. Percebe como são pontos conflitantes e que comprometem o aproveitamento de todas as possibilidades?

O ideal é que todas as áreas estejam alinhadas, se comuniquem adequadamente e trabalhem de maneira integrada, evitando retrabalhos e pontos que podem prejudicar os resultados.

Atuação inflexível

A implementação da gestão de processos exige mudanças. Portanto, de nada adianta manter tudo sendo executado da mesma maneira. É preciso considerar que para alcançar efeitos robustos deve-se atuar com flexibilidade.

Quando o gestor decide atuar de maneira inflexível, os processos ficam engessados, os custos aumentam, as oportunidades são desperdiçadas e toda a organização sai perdendo.

A inflexibilidade, muitas vezes, se traduz na forma de questões como a centralização excessiva, a falta de delegação de tarefas e definição de responsáveis. Assim, é fundamental implementar novas formas de realizar as atividades, buscando sempre o melhor para o negócio.

Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos

Todo o processo de diagnóstico, planejamento, execução e mensuração, deve estar perfeitamente alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.

Se um empreendimento está passando por um momento de crescimento acelerado, o objetivo não deve ser a expansão, mas sim, a solidificação e o aumento da segurança.

Neste caso, se a gestão de processos não for bem orientada, poderá promover um desenvolvimento ainda mais acelerado e desordenado, resultando em mais problemas do que soluções. Por isto, é imprescindível estabelecer de maneira muito clara os objetivos organizacionais.

Pouco investimento em automação

É praticamente impossível pensar em gestão de processos sem investimento em automação. Atualmente, a tecnologia é quesito essencial para as empresas que querem conquistar o sucesso no mercado.

É por meio dela que se consegue melhorias na comunicação e integração, análise de dados e realização de tarefas consideradas estratégicas. Contudo, quando a organização não investe o suficiente, compromete seus resultados.

Adotar um software ERP mais barato ou ainda não dispor de uma estrutura que permita o funcionamento máximo da tecnologia são erros que podem custar muito mais caro que um bom investimento, colocando em jogo a competitividade da companhia.

O ideal é identificar corretamente as necessidades em termos tecnológicos e, a partir daí, escolher soluções que realmente atenderão às demandas do negócio.

7 dicas para melhorar os processos na sua empresa

Neste tópico, separamos 7 dicas sobre como fazer gestão de processos com o máximo de eficiência no seu empreendimento. Confira!

1. Mapeamento dos processos

O primeiro passo é entender quais são as etapas necessárias para a conquista de cada resultado. Realize o mapeamento de todos os processos internos, quais os colaboradores responsáveis por cada um deles e quais os objetivos propostos para cada área.

Esta etapa serve para ajudar na estruturação do que deve ser feito e a identificar procedimentos burocráticos ou que podem ser eliminados logo de cara.

2. Definição de metas claras e objetivas

Depois deste levantamento, é o momento de elaborar o planejamento com metas claras e objetivas, capazes de garantir uma gestão de processos bem-sucedida.

O principal objetivo é estabelecer os pontos de melhoria, quais são as maiores resistências, qual é a prioridade e como será a atuação. As metas a serem traçadas precisam ser:

  • claras;
  • de fácil entendimento;
  • relacionadas à capacidade do plano e de todo o contexto empresarial;
  • adequadas aos prazos;
  • compartilhadas com todos os colaboradores.

3. Monitoramento dos custos

Um ponto muito importante é estar atento aos custos, acompanhando rigorosamente os controles financeiros, pois eles ajudam a enxergar como vão as finanças do empreendimento.

Além disto, para garantir um correto lançamento das contas, é fundamental utilizar ferramentas adequadas de gestão financeira, bem como contar com profissionais responsáveis para a segurança das operações.

Os dados contábeis, comerciais e gerenciais também precisam ser bem analisados, pois é a partir dessas informações que a estratégia do negócio deverá ser elaborada.

4. Utilização de indicadores de desempenho

Os processos devem ser analisados por meio de indicadores de desempenho. Eles auxiliarão a entender, de uma forma rápida e segura, se as ações realizadas estão gerando os resultados esperados.

Os índices devem ser escolhidos cuidadosamente para atender as reais necessidades da companhia e promover uma avaliação precisa e contínua das atividades como compras, vendas etc. A análise histórica destes números é crucial para o bom desempenho da gestão.

5. Motivação e capacitação de colaboradores

Neste método, a motivação e o treinamento da equipe também são pontos-chave para o sucesso do gerenciamento por processos, pois ajudam no engajamento com a cultura organizacional e no comprometimento com as melhorias nos procedimentos operacionais.

Outra medida efetiva para mantê-los motivados é estabelecer recompensas individuais em caso de cumprimento de metas e também, perspectivas de crescimento dentro da organização. Ademais, talvez seja necessário realocar alguns funcionários para outras funções visando melhores resultados.

6. Aprimoramento da comunicação interna

O processo de integração entre as áreas da empresa só funciona com base em uma comunicação interna eficiente entre gestores e os demais colaboradores.

Mesmo que a alta direção disponha de grande controle administrativo, não é ela que tem o contato diário com os clientes e não atua diretamente nos processos operacionais. Sendo assim, ninguém melhor que a própria equipe para identificar possíveis falhas nas estratégias direcionadas para os setores nos quais atua.

É essencial realizar reuniões de maneira contínua e promover diálogos frequentes entre todos os colaboradores para que diferentes pontos de vistas sejam expostos sobre os mais variados fluxos, facilitando a identificação de possíveis problemas, como também a projeção de novas soluções.

Sempre que possível, busque realizar confraternizações para manter uma boa relação de trabalho na rotina diária e estabelecer um ambiente agradável e produtivo.

7. Acompanhamento contínuo

Depois de realizadas todas essas etapas é o momento de monitorar os resultados. Mesmo que gestores e colaboradores tenham se empenhado ao máximo para a implantação da gestão de processos, não dá para ter certeza de que tudo saiu como o esperado.

Este passo apontará possíveis falhas e pontos que necessitam de mais atenção, além de permitir o aproveitamento de novas oportunidades. Aqui serão utilizados os indicadores escolhidos para medir o andamento e os resultados de todas as ações.

Como a tecnologia é fundamental para transformar a gestão de processos na sua empresa

Hoje, é possível contar com diferentes tipos de soluções tecnológicas que conseguem automatizar, praticamente, todas as atividades de gestão. Portanto, já não faz mais sentido uma atuação com procedimentos estritamente manuais que são muito mais passíveis de erros — que acarretam em grandes prejuízos, inclusive.

Após desenhar o modelo ideal de processos para o seu negócio, junto a sua equipe, busque uma ferramenta que atenda melhor às necessidades da sua companhia e que torne a adaptação de todos nessa nova estrutura de trabalho mais fácil e produtiva.

A partir de um bom software de ERP, dá para organizar todos os processos de uma forma mais rápida e eficiente, gerenciando todos os serviços realizados, assim como escolher os profissionais responsáveis por cada tarefa específica.

Além de poder cadastrar a rotina de compras e vendas, o mesmo recurso permite o controle do estoque e do setor financeiro — entre outras funções — de uma maneira automatizada. Ou seja, automação promove a otimização da execução das atividades e do andamento dos fluxos de todos os processos.

Assim, o investimento em tecnologia de ponta com plataformas inteligentes e centralizadoras de informações contribui diretamente para alcançar os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico.

Vale ressaltar que a escolha da empresa desenvolvedora deve ser pautada em questões como a experiência e segurança, a aderência da tecnologia ao seu negócio, a forma e o prazo de implantação, as garantias e o suporte oferecido.

Também é recomendado realizar uma pesquisa com clientes para averiguar o nível de satisfação em relação aos serviços prestados e a resolução de possíveis problemas.

Por fim, essa metodologia é extremamente importante quando se busca crescimento e consolidação da marca, organização e a plena satisfação do cliente. Sua principal função é cumprir as metas estabelecidas com eficiência e eficácia para se chegar aos resultados desejados.

O mapeamento dos fluxos é fundamental para que todos tenham uma visão global do empreendimento, reconhecendo assim, a importância do seu trabalho e suas conexões. Além de também proporcionar o entendimento das relações de causas e efeitos entre os problemas, das repercussões ao longo do tempo, assim como dos efeitos percebidos pelos clientes.

A implementação da gestão de processos exige comprometimento de todos os profissionais da empresa, sobretudo da alta direção, já que acontecerão mudanças na cultura, no controle e hierarquia. Esta abordagem é um trabalho de longo prazo, mas seus resultados são facilmente percebidos, tamanha sua eficiência.

Este conteúdo foi útil e esclarecedor para você? Adquira mais conhecimento sobre o tema aprendendo o que fazer para reduzir e eliminar os processos manuais de uma distribuidora!

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