Redação ONCLICK 
O departamento de gestão de compras é essencial em qualquer empresa, independente do porte. Ele garante que a instituição obtenha os melhores resultados e se mantenha competitiva no mercado. Com uma gestão eficiente, consegue-se ainda melhores condições de negociação, além de aumentar o custo-benefício de cada transação.
Por ser um departamento extremamente importante, o setor de compras precisa funcionar de forma eficaz. Este setor deve ser bem organizado. Deve-se buscar reduzir falhas, agilizar tarefas, reduzir custos e melhorar a produtividade dos colaboradores.
Para te auxiliar na melhoria da gestão de compras da sua empresa, desenvolvemos este artigo com 9 dicas fundamentais para tornar a gestão mais assertiva, estratégica e garantir resultados positivos. Quer saber quais são essas dicas? Então, continue a leitura e descubra!
1. Faça uma análise da situação
Antes de qualquer alteração no departamento de gestão de compras, é preciso diagnosticar a situação atual. Converse com equipe para identificar gargalos, formas de melhorar a produtividade e detectar as forças e fraquezas do setor.
Esse diagnóstico é capaz de nortear as futuras ações para que se obtenha melhores resultados. Essa é a hora de analisar o relacionamento com fornecedores, descubra quais deles cumprem devidamente os prazos e garantem os melhores preços. Verifique também a forma de execução das tarefas por parte da equipe, observe quais delas podem ser otimizadas para acelerar os processos internos e reduzir custos.
2. Desenvolva um plano de ação
Após descobrir os problemas que afetam a gestão de compras da sua empresa, é hora de estruturar um planejamento para definir a maneira como cada uma das ações serão executadas. O ideal é fazer um passo a passo para cada proposta de solução, porque isso facilita o acompanhamento das informações.
Vale lembrar que o plano de ação nada mais é do que colocar no papel os pontos observados durante a análise da situação da empresa, estruturar estratégias de melhorias e estabelecer quais indicadores serão utilizados na mensuração dos resultados.
3. Capacite sua equipe
Os colaboradores do departamento de gestão de compras precisam ser treinados, para que consigam melhorar a rotina de trabalho no dia a dia da empresa. Converse com equipe e dissemine as informações necessárias, para que todos conheçam as estratégias, metas e objetivos da organização.
Quando sua equipe sabe exatamente o que é esperado dela fica mais fácil motivá-la, para alcançar os resultados. Além do mais, é importante que cada um conheça a importância do seu papel dentro do departamento e da empresa, pois sem eles nenhuma estratégia pode ser efetivada.
4. Faça a gestão de fornecedores
Ter o cadastro de todos os fornecedores, contendo nome da empresa, telefone, endereço e se possível o nome do responsável pelas negociações auxilia bastante na organização do departamento de gestão de compras. Faça a gestão de fornecedores, separando-os por categoria para facilitar a identificação de cada um.
Para ter um controle mais efetivo, utilize soluções tecnológicas capazes de organizar e simplificar a gestão das informações da sua empresa. Por fim, lembre-se de manter os dados sempre atualizados.
5. Defina metas e objetivos claros para a gestão de compras
Para avaliar se os resultados da empresa, bem como do departamento de gestão de compras, estão sendo alcançados é imprescindível estruturar metas e objetivos. Entretanto, essas questões precisam ser muito bem definidas, para que não ocorra qualquer ambiguidade no processo.
Alguns exemplos de objetivos e metas são: cumprir a legislação vigente que trata sobre a aquisição de bens e serviços, estabelecer uma relação de confiança com fornecedores, reduzir custos, otimizar a rotina de trabalho, capacitar os colaboradores, conquistar novos espaços no mercado, entre outros.
6. Organize o estoque
Se você quer melhorar a gestão de compras da sua empresa, terá também que gerir e organizar o estoque. Esta medida se faz necessária para que você consiga saber de forma precisa a quantidade de produtos estocados, a fim de evitar a compra desnecessária de mercadorias.
Deste modo, você conseguirá melhorar a gestão dos pedidos por saber exatamente quando solicitar cada tipo de produto, o que evita o acúmulo desnecessário de produtos no estoque.
7. Faça a gestão de requisições
As requisições de mercadorias exigem cuidado especial da equipe de gestão de compras, já que em alguns casos pode ocorrer de diferentes colaboradores solicitarem a mesma mercadoria, o que acabaria por gerar duplicidade de pedidos. Contudo, é possível estabelecer normas básicas para recebimento e efetivação das demandas.
Apesar de parecer simples, quando feita de forma manual, a gestão de requisições pode apresentar falhas. O melhor é automatizar o processo por meio de ferramentas tecnológicas, que permitam o lançamento de requisições e acompanhamento da situação.
8. Realize e organize as cotações
Reduzir os custos da empresa, por meio da obtenção de melhores condições na aquisição de produtos e serviços, também é responsabilidade do setor de gestão de compras. Ao evitar gastos excessivos e desnecessários sobra mais recursos para investimentos em soluções estratégicas.
Antes de efetivar uma compra, realize cotações, compare as propostas e opte por aquela que ofereça o maior custo-benefício para a organização. Não se esqueça, entretanto, de observar a credibilidade dos fornecedores no mercado e desconfie quando um fornecedor apresentar produtos com preços muito abaixo dos praticados pela concorrência.
9. Análise de resultados
Após seguir todas as dicas anteriores, o passo seguinte é avaliar se os resultados foram alcançados, observe os fatores que corroboram ou não para o alcance das metas e objetivos do departamento de compras.
Observe quais mudanças renderam melhores resultados e quais ajustes podem ser feitos, para que os processos melhorem de forma contínua. Lembre-se de acompanhar os resultados de todas as etapas realizadas.
A gestão de compras, quando estruturada da forma adequada auxilia no desenvolvimento da empresa de forma efetiva. Justamente, por isso, a tendência é que o departamento se torne cada vez mais estratégico, com a redução de processos manuais, automação e integração dos processos que utilizam sistemas de gestão empresariais integrados, também conhecido pela sigla ERP.
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