Ordem de Serviço: entenda a importância e como um software de gestão pode ajudar

Uma Ordem de Serviço ou OS é um documento formal da realização de um trabalho que será prestado a um cliente. Quando o mesmo comunica a organização sobre a sua necessidade, uma OS é emitida a fim de que todos os setores da empresa se comuniquem com relação a esse pedido.

No documento, é possível encontrar todas as informações necessárias para planejar e realizar o serviço, como os dados do cliente, o local e a data em que foi realizado o contato. Por esse motivo, a Ordem de Serviço tem sido um recurso bastante utilizado nas empresas para promover a organização e realizar o mapeamento de processos e dos riscos do trabalho.

Além disso, a OS funciona como uma autorização do cliente para que a empresa possa dar início a um serviço ou mesmo uma ordem gerada pela organização para orientar o colaborador em algum processo.

Nesse post, falaremos sobre a importância da Ordem de Serviço e como realizá-la da maneira correta em sua empresa. Confira!

Qual a importância de uma Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço inclui os dados essenciais e necessários para o planejamento e a realização de um serviço. Essa ferramenta é uma estratégia muito utilizada pelas organizações para garantir que os dados e informações fiquem organizados e as etapas de trabalho sejam descritas resumidamente, garantindo que o colaborador realize a tarefa junto ao cliente conforme a orientação do gestor.

Além disso, a OS também auxilia na verificação dos dados de produtividade e de tempo de execução do serviço prestado. Dessa forma, o gestor tem mais um registro do que está sendo feito e pode fazer o acompanhamento de todo o processo.

O documento serve também como uma garantia de que o trabalho foi concluído com êxito, visto que é necessária a assinatura do cliente e do prestador do serviço ao final da tarefa. Desse modo, fica mais uma segurança de que tudo está sendo executado da maneira que foi acertada. Sem esses procedimentos, o serviço solicitado pelo cliente não pode ser concretizado.

Portanto, a OS tem extrema importância devido ao fato de planejar um serviço, executá-lo com segurança, manter a organização, realizar gestão de dados e mapeamento de riscos. Além disso, pode ser considerada um sistema de compartilhamento de informações, possibilitando um serviço muito mais simples e rápido.

Como é feita uma Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço pode variar de acordo com a empresa, a função executada e as tarefas que serão desenvolvidas. No entanto, na maioria das vezes, é necessário que no documento conste um número de identificação, de modo que seja possível diferenciar uma OS das outras.

Além dessa numeração única, é essencial que o documento apresente a data de processamento, seguida da indicação do nome e do cargo da pessoa responsável pela sua emissão.

Também é preciso deixar espaço suficiente para o lançamento de informações de todos os setores da empresa envolvidos no serviço, apontando as datas e os horários de entrada e saída de cada departamento, bem como a assinatura do responsável. Assim, será possível conhecer a eficiência de cada colaborador e departamento da organização, possibilitando todas as melhorias necessárias para otimizar a prestação de serviços.

Apesar desses detalhes mais gerais, não existe um formato único e padrão para todos os tipos de Ordem de Serviço. O documento deve ser estruturado com a finalidade de se adaptar às demandas da organização. No entanto, existem requisitos que são essenciais para que, de fato, ele seja eficiente no controle da gestão de processos e serviços. São eles:

  • número da ordem de serviço;
  • local, data e horário de processamento;
  • nome e cargo do emissor;
  • descrição do serviço que será executado;
  • valor unitário e total do serviço;
  • a forma que será feito o pagamento;
  • número de horas trabalhadas para a realização do serviço;
  • descrição das tarefas ou dos produtos usados no serviço.

É importante frisar que a OS pode ser utilizada tanto para serviços quanto para produtos. Serve para sinalizar o início de um processo de fabricação em um ambiente de produção e possivelmente estará vinculado a uma lista de materiais. Com este entendimento, temos de ter em mente que a Ordem de Serviço precisa apresentar:

  • a quantidade e o valor de matéria-prima que será utilizada;
  • a quantidade do produto que será fabricado;
  • os tipos de trabalho necessários, o seu valor (por hora ou por unidade) e montante;
  • a taxa e quantidade de máquinas usadas durante o processo de roteamento.

Obrigatoriamente, a Ordem de Serviço precisa apresentar o motivo do chamado – ou seja, o serviço a ser fornecido, resolvendo ele ou não um gargalo – e os nomes tanto do funcionário que recebeu a solicitação e lançou a OS, como daquele que vai executar o trabalho.

Para ser eficiente, além de indicar o tipo de mão de obra que vai ser utilizada em uma dada tarefa, uma Ordem de Serviço precisa sempre atualizar o status do serviço que está sendo prestado. Dessa maneira, é possível constatar se, de fato, ele foi concluído com sucesso e entregue dentro do prazo.

A descrição diária das atividades desenvolvidas pelo funcionário deve ser muito detalhada, pois, dessa forma, será possível avaliar quais medidas preventivas serão necessárias para garantir a segurança dos processos e obter melhores resultados.

Por fim, com um sistema de Ordem de Serviço, as empresas conseguem ter um melhor controle de seu estoque e de suas finanças, dispõem de uma maior organização e segurança para os dados e informações dos seus clientes.

Portanto, para realizar uma Ordem de Serviço com êxito, é muito importante utilizar um software integrado de gestão empresarial, pois ele faz esse processo de forma automática. Além disso, com essa ferramenta é possível ter uma comunicação mais eficiente entre setores, maior controle financeiro, mais segurança para dados e documentos, entre outras vantagens.

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