Por que adotar um sistema de gestão da qualidade?

Um sistema de gestão da qualidade é uma solução tecnológica usada para documentar processos, procedimentos e responsabilidades para alcançar políticas e objetivos de excelência em uma empresa.

As corporações utilizam esse tipo de software para facilitar a coordenação e o direcionamento de suas atividades no intuito de atender aos requisitos reguladores e de clientes. Além disso, elas também o fazem para melhorar sua eficácia e eficiência continuamente, bem como para simplificar a mensuração de resultados nessa área.

Neste artigo, resolvemos trazer uma reflexão a respeito dos softwares de gestão de qualidade. Então, continue lendo para entender a importância de implementar um na sua empresa!

Por que um sistema de gestão da qualidade é importante para as empresas?

Sistemas de gestão da qualidade são necessários em todas as áreas da atividade empresarial, independentemente do tamanho do negócio. Um bom software para essa finalidade ajuda os gestores a conseguirem os seguintes resultados:

reduzir o desperdício;
melhorar o controle dos processos operacionais;
aumentar participação de mercado;
reduzir os custos;
facilitar a capacitação dos colaboradores;
atender às expectativas dos clientes;
obter diferenciação frente a concorrência etc.

Sistemas de gestão da qualidade de alta performance são aqueles que atendem as diretrizes da ISO 9001: 2015. Essa é uma norma internacional que especifica requisitos de qualidade a serem tratados neste tipo de solução. Outras normas relacionadas aos sistemas de gestão da qualidade incluem:

o restante da família ISO 9000 (incluindo ISO 9000 e ISO 9004);
ISO 14000 — sistemas de gerenciamento ambiental;
ISO 13485 — sistemas de gerenciamento de qualidade para dispositivos médicos;
ISO 19011 — auditoria sistemas de gestão;
ISO/TS 16949 — sistemas de gestão da qualidade para produtos relacionados com o automóvel.

Em outras palavras, quando uma empresa implementa um sistema de gestão da qualidade, ela está inserindo em sua operação práticas e metodologias já testadas e amplamente consolidadas em nível global. E isso só pode se traduzir em resultados mais pomposos e sustentáveis.

Quais são os maiores benefícios de um sistema de gestão da qualidade?

Confira a seguir um detalhamento maior das principais vantagens que as empresas obtêm ao implementar um sistema de gestão da qualidade.

Melhorias nos processos

A empresa consegue visualizar quais melhorias são necessárias em seus processos por meio das funcionalidades do sistema. Ou seja, a qualidade deixa de ser meramente retórica e passa a seguir padrões que guiam as escolhas do negócio em cada atividade realizada. Tudo é devidamente documentado e pode ser analisado continuamente.

Maior eficiência

As empresas que implementam uma cultura de qualidade têm como objetivo maximizar a eficiência e a qualificação de seus processos. Consequentemente, querem ser reconhecidas como eficientes e diferenciadas pelo mercado.

Como parte do processo, diretrizes são postas em prática para todos os funcionários seguirem. O sistema é mediador desse movimento e, ao mesmo tempo, ajuda a conduzi-lo. Isso significa que, ao lidar com questões de solução de problemas, transações ou treinamentos, será um processo muito mais suave e menos desgastante em termos de tempo ou despesas financeiras.

Mais engajamento e satisfação dos colaboradores

Os membros das equipes precisam estar motivados e satisfeitos para um bom desempenho. Papéis claros e definidos, responsabilização da administração, sistemas de treinamento estabelecidos, bem como um claro entendimento de como seus papéis afetam a qualidade e o sucesso do negócio, fazem parte da promoção de uma relação empregador/equipe eficaz.

Faz sentido comercial manter uma boa equipe, em vez de passar pelo processo de recontratação e retreinamento, e isso se resume ao fato de que os grandes funcionários não são substituíveis.

Possibilidade de obter reconhecimento internacional

Como já citamos, um bom sistema de gestão da qualidade é aquele que atende aos requisitos da ISO. Essa normativa é uma marca mundial de gerenciamento de qualidade, fazendo um negócio não apenas ser, mas também, parecer mais confiável.

Não importa se o objetivo do negócio é exportar internacionalmente ou se diferenciar da concorrência local, o credenciamento da ISO pode ajudar a estabelecer credibilidade na arena dinâmica e implacável do mundo corporativo atual.

Consolidação de uma boa imagem corporativa

Os sistemas de gerenciamento de qualidade fornecem uma estrutura para fazer as coisas de maneira correta, eficiente e eficaz. Eles ajudam a traçar estratégias de curto e longo prazo para que o negócio funcione sem problemas, independentemente do porte ou do segmento de atuação.

Para obter resultados mais sustentáveis, o negócio não deve esquecer o fato de que a qualidade dos serviços e/ou produtos entregues para seus clientes é o que elevará seu nome em um mercado cada dia mais competitivo.

Como escolher um bom sistema de gestão da qualidade?

Há, no mercado, uma variedade de soluções para gerenciamento de qualidade e, além disso, é preciso ser bastante criterioso na hora de avaliar as diversas opções. Confira a seguir algumas dicas para a melhor escolha:

opte por uma solução completa: evite utilizar várias ferramentas desintegradas. O melhor sistema oferece processos bem definidos, controle de documentos e dados de qualidade em um único ambiente;
aproveite a tecnologia mais recente: invista em soluções baseadas em nuvem por sua facilidade de uso, capacidade de configuração e recursos robustos em comparação aos sistemas tradicionais;
facilite a colaboração: os processos de qualidade e os sistemas de controle de documentos incluem a equipe interna, bem como fornecedores externos e auditores. Opte por um software que permita o acesso e a colaboração entre usuários autorizados;
avalie a facilidade de uso: uma experiência de usuário confusa é mais do que frustrante, pois desperdiça tempo e estimula o trabalho manual, dificultando a coleta de dados e prejudicando a visibilidade do processo. Portanto, prefira um sistema que seja intuitivo e tecnicamente simples;
verifique a questão da segurança da informação: a chamada “indústria hacker” não para de evoluir. Por isso, considere os requisitos de segurança dos dados na hora de adquirir qualquer tipo de sistema para o seu negócio;
certifique-se da credibilidade do fornecedor: pesquise a experiência e a reputação do fabricante do software no mercado. Converse com os atuais clientes para verificar, por exemplo, como é o suporte prestado, entre outros questionamentos que você possa ter.

Em suma, contar com um bom sistema de gestão da qualidade ajuda a automatizar processos, dá mobilidade e agilidade às equipes envolvidas, substitui a geração de planilhas desintegradas e difíceis de serem consolidadas e analisadas, entre outras vantagens.

As empresas que contam com essa solução tendem a elevar sua competitividade, pois assumem aumentar sua inteligência operacional e transparecem isso no mercado.

Seu negócio já conta com um sistema de gestão da qualidade? Você gostou das nossas dicas? Fale conosco agora mesmo e veja como podemos ajudá-lo a implementar essa solução!

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