Saiba como realizar mapeamento de processos da maneira correta!

O mapeamento de processos é um mecanismo gerencial que permite entender como funciona cada etapa de uma produção, de maneira a analisá-la e otimizá-la. Assim, é possível ter um controle maior de tudo o que envolve o funcionamento da organização — viabilizando a melhoria das estratégias já existentes ou a introdução de novas.

O primeiro passo desse mapeamento é a padronização dos processos. Logo, é preciso conhecer o fluxo das atividades já executadas até então, especificando e verificando cada uma delas. Depois disso, você começa a estabelecer formas de otimizar cada etapa.

Pensando em ajudá-lo com isso, trouxemos neste post algumas dicas e informações para você realizar um mapeamento correto e eficiente em seu negócio. Continue lendo e confira todos os passos!

Elabore e responda perguntas fundamentais sobre os processos

Essa é a principal etapa do mapeamento de processos. Cada área da empresa deve ter todos os seus fluxos de trabalho listados e detalhados, conectando suas etapas aos profissionais corretos. Isso permitirá a definição de responsabilidades, planos e prazos de contingência para resolver os problemas que já podem ser previstos.

Além disso, assim fica mais fácil descobrir qual é a cadeia de valor da sua empresa, com detalhes dos ciclos de venda, das relações com os fornecedores, produção, entrega e distribuição do seu produto. Para isso, elabore e responda algumas perguntas sobre a sua gestão de processos:

  • Quais são os objetivos e as metas estabelecidos?
  • Quais são as entradas e as saídas de todo o processo?
  • Quais são os riscos?
  • Quais problemas podem acontecer?
  • Estão sendo utilizadas métricas?
  • Qual é a funcionalidade do processo?
  • Qual importância tem o processo e por que ele existe?
  • Onde o processo é planejado e avaliado?
  • Em que local ele é executado?
  • Quando ele será executado, e por quanto tempo?
  • Quem são os fornecedores?
  • Quem são os clientes?
  • Quem executa o gerenciamento desses processos?
  • Quando e como os processos são planejados?
  • Quando e como eles são executados?
  • Como está o andamento do processo que foi planejado?

Coloque tudo no papel

Diante dessas perguntas, não deixe de fazer os ajustes que achar necessários e mantenha sob controle todos os seus indicadores. É preciso, também, aguardar algum tempo para que as alterações sejam bem aderidas, e tomar decisões sempre de acordo com as amostragens corretas para cada situação.

Para garantir isso, documente tudo — afinal, suas ações de agora precisarão ser padronizadas e escaladas para eventuais melhorias futuras.

Hoje, existem ferramentas específicas para que esse processo de documentação obtenha o melhor resultado. A BPMN (Business Process Model and Notation), por exemplo, é a notação para modelagem de processos de negócio mais aceita no mercado, apresentando o processo de uma forma clara e simples.

Outra das formas mais utilizadas para se colocar os processos no papel é usar um diagrama, mas também é válido usar “bullets points” (listas em tópicos) na estrutura do texto.

Seja como for, é imprescindível que todas as informações e dados colhidos, além de documentados, sejam analisados por todos os envolvidos nesse mapeamento de processos — que devem estar de acordo com o que for determinado pela equipe.

Identifique o que pode ser melhorado

Agora é o momento de analisar todo o funcionamento e a eficiência dos processos atuais, avaliando o que pode ser melhorado e as otimizações que podem ser aplicadas imediatamente.

Para compreender a opinião de uma parcela da empresa, podem ser feitas enquetes, questionários e pesquisas internas, além de se destacar profissionais para participar ativamente do mapeamento — o que é bastante positivo a todo o time, do ponto de vista gerencial.

Na busca por soluções dos problemas encontrados, também podem ser aplicadas ferramentas como PDCA, o diagrama de Ishikawa, a matriz GUT e 5W2H.

Então, depois de definidas as melhorias a serem empregadas em cada processos, elas devem ser conferidas — além de acompanhadas quanto à sua execução, para se confirmar o seu êxito. É a hora, portanto, de avaliar o que está funcionando bem e o que não está funcionando.

Atrasos, empecilhos e inconformidades devem ser apresentados aqui, além das atividades mais críticas e as que agregam mais valor. Também é preciso ter muita atenção às atividades em que se tem contato direto com o cliente, garantindo que a experiência dele seja a melhor possível.

Defina como melhorar

Como vimos, o mapeamento preciso possibilita a definição de todos os processos realizados pela empresa na forma de gráficos ou fluxogramas — reconhecendo as partes mais problemáticas, como atrasos, falhas ou mesmo problemas de capacidade. Nesse sentido, é possível:

  • medir a sua eficiência;
  • identificar o que está acontecendo de errado e por quê;
  • aperfeiçoar os processos existentes e desenvolver novos, para aumentar o desempenho e reduzir ou mesmo eliminar a inaptidão;
  • juntar dados e informações, a fim de compreender onde estão ocorrendo o desperdício e a incapacidade produtiva.

Assim, após identificá-las, é possível achar soluções específicas e implantar novos processos, mais eficazes.

Bom, resumindo tudo o que vimos até aqui, o primeiro grande passo para mapear os processos é incluir todos os que trabalham na sua execução, como os fornecedores, colaboradores, supervisores e clientes, por exemplo.

Depois de tudo isso, vem o acompanhamento das avaliações periódicas e dos resultados de todos os processos internos — essa é a última fase do mapeamento, mas somente o início de todo um trabalho voltado para a produtividade e eficiência do seu negócio. Para alcançar seus objetivos finais, existem alguns métodos muito úteis:

  • estabeleça objetivos claros de melhoria contínua;
  • faça questionários, entrevistas e reuniões;
  • analise relatórios e documentos existentes;
  • faça a coleta de evidências;
  • faça a avaliação da natureza dos processos que estão sendo usados para saber se o mapeamento pode trazer mais benefícios durante a identificação das oportunidades de melhoria.

Muitos empreendedores acabam não tendo sucesso no mapeamento de processos em suas empresas por falta de experiência ou por não saberem usar a metodologia da forma correta. Mas agora, com estes passos, você não corre mais esse risco!

Gostou do nosso post sobre mapeamento de processos? Então, continue com sua visita em nosso blog e leia também quais são os processos de uma distribuidora para saber mais sobre o assunto!

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