Com a onda da conectividade, os consumidores estão cada vez mais mergulhados no mundo digital, de modo que vender pela internet tem se tornado essencial para todos os tipos de empreendimento.
A loja online é mais um canal de vendas que deve integrar a estrutura do negócio. Porém, é muito comum encontrar empresas que trabalham sem a integração de e-commerce com software de gestão, ou seja, sem centralizar estoques, informações de clientes, dados financeiros etc.
Uma loja virtual desintegrada acaba elevando os custos operacionais com gestão de clientes, gestão de encomendas, processos logísticos, informações duplicadas, aumento dos procedimentos manuais e erros humanos.
Neste post você aprenderá como integrar sua plataforma de e-commerce ao seu sistema de gestão. Acompanhe!
A importância da integração de e-commerce com ERP
O gerenciamento de um e-commerce envolve diversas atividades. É preciso cadastrar produtos, conferir as vendas, monitorar o estoque, emitir notas fiscais e enviar mercadorias, e essas são só algumas das atividades que fazem parte do dia a dia de trabalho.
A princípio, realizar todas essas ações manualmente pode parecer fácil. Mas à medida que as vendas online aumentam e a loja virtual cresce, vai ficando mais difícil. É por isso que muitos empreendedores investem em um software ERP (Enterprise Resource Planning).
ERP ou Planejamento de Recursos Empresariais é um sistema que possibilita a integração de vários departamentos de uma companhia em uma única plataforma, facilitando a administração.
Cada setor é gerenciado por meio de um módulo do ERP. Geralmente, um sistema de gestão conta com nove módulos principais. Veja quais são:
- administração: realiza cadastros de usuários e de documentos, gerencia permissões de acesso etc.;
- compras: faz a gestão de compras de produtos destinados à revenda e da aquisição de materiais de apoio;
- produção: para a empresa que fabrica os próprios produtos. Gera ordens de produção e relatórios de acompanhamento;
- controladoria: administra os recursos da companhia, faz o inventário do estoque e rateia centros de custos diretos e indiretos;
- faturamento: emite notas fiscais, verifica a disponibilidade de estoque, entre outras funcionalidades;
- financeiro: realiza as contas a pagar e a receber, auxilia na gestão dos custos, como as compras mensais de mercadorias, e na definição dos preços para a revenda;
- fiscal: faz a apuração e o pagamento de impostos, como ICMS, IPI e o envio das declarações acessórias, como o SPED;
- CRM: gerencia os dados do histórico de compra dos clientes, permitindo o direcionamento das ações e campanhas de marketing;
- logística: faz inventários de estoque, controle de envio de mercadorias e a logística reversa.
Manter os dados de todas as áreas reunidos em uma única base e a integração de e-commerce com software de gestão é fundamental para que o seu negócio ganhe escala no ambiente digital.
Existem várias formas de fazer essa integração, mas duas delas são as mais tradicionais e também as mais utilizadas: integração via API’s e integração via planilhas. A seguir, você confere cada uma detalhadamente.
Integração via API’s
Esse tipo de integração é o mais usado e o mais indicado para uma operação de e-commerce, pois é totalmente automatizado e dinâmico, além de não depender de intervenções humanas sobre as principais etapas de atualização das informações.
Para realizá-la, é preciso que o seu ERP e sua loja virtual disponham de estruturas de web services montadas e documentadas. Ou seja, ambos os sistemas podem tornar as informações disponíveis a partir de seus bancos de dados — de forma segura em um ambiente online — para que outros softwares possam consumir e atualizar essas informações de maneira automatizada.
A documentação dos web services serve como um guia para que a companhia responsável pela integração possa efetuar a troca de informação entre dois ambientes de forma organizada e respeitando os padrões de cada sistema.
Integração via planilhas
Essa integração ocorre justamente com a atualização dos dados dos dois ambientes por meio de planilhas. É feita de forma totalmente manual, por isso não é muito recomendada.
A empresa deve exportar as informações, que serão integradas no software de gestão, e importar no e-commerce. A questão é que dificilmente o formato das duas planilhas terá a mesma estrutura e, portanto, deverá ser ajustado antes da importação.
Outro fator menos favorável é que esse processo depende de uma pessoa para a realização da exportação, tratamento e importação dos dados. Portanto, só é indicado quando não existe outra forma mais automatizada.
Vantagens da integração do e-commerce com software de gestão
A primeira e mais atrativa vantagem da integração de e-commerce com software de gestão é ter uma visão ampla de todos os setores da organização em uma única plataforma, facilitando a tomada de decisões. Além disso, realizar a integração oferece:
- inventário offline e online integrado, permitindo informações atualizadas sobre estoques e uma gestão de compras facilitada;
- alterações de preço, quantidades ou descontos promocionais são automaticamente integrados ao canal digital;
- notificações automáticas para o processamento de encomendas e agendamentos com acompanhamento do status da encomenda;
- reporting da plataforma de e-commerce e canal digital facilitado;
- redução de custos com os parceiros logísticos graças à otimização da gestão de encomendas;
- vendas realizadas de forma mais frequente e sem a necessidade de colaboradores para fazer a gestão de encomendas. A integração iguala, de forma rápida e eficiente, o esforço humano de 1 pedido a 1.000 pedidos;
- automação na centralização das informações: minimiza de forma significativa o erro humano, tarefas duplicadas, informações redundantes, entre outras.
A intervenção humana e a duplicação de informações na exportação de dados do e-commerce para inserção manual no software de gestão são tarefas repetitivas, enfadonhas e passíveis de falhas. Elas impactam diretamente nos processos internos da companhia e no nível de satisfação do cliente.
Enfim, a integração de e-commerce com software de gestão proporciona menos burocracia e mais velocidade, menos erros e mais economia, menos processos e mais organização. Dessa forma, sua plataforma se torna suficientemente escalável para o crescimento do seu negócio.
Tem alguma dúvida específica sobre como integrar o seu e-commerce a um ERP? Entre em contato conosco que teremos prazer em ajudar!
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