A integração bancária é a centralização das informações que possibilitam controlar as transações de uma empresa. Ou seja, trata-se do processo que compreende a comparação entre o extrato bancário e os dados contidos no controle financeiro interno da organização.
Assim, é possível realizar operações bancárias por meio de pessoas autorizadas e com o uso de senhas específicas. Além disso, a integração permite uma visão mais ampla das finanças, automatizando processos e possibilitando a gestão de pagamentos de maneira unificada.
E a razão é simples: o empreendedor passa a colocar as despesas, os recebimentos e o saldo disponível lado a lado, conferindo as movimentações realizadas com os resultados encontrados, a fim de ver se apresentam ou não divergências.
Neste artigo, abordaremos os passos necessários para a integração bancária de sua empresa. Acompanhe!
Identifique e separe as contas
Primeiramente, é necessário fazer o registro diário de todas as entradas e saídas das contas bancárias, inclusive das tarifas e dos juros (se houver). Quando não existe uma cultura de prestação de contas na companhia, não há como controlar e efetuar avaliações futuras.
Além disso, o número de conciliações varia de acordo com as contas — e não com a empresa. Ou seja: se forem duas contas, serão necessárias duas conciliações. Por esse motivo, é preciso listá-las e fazer uma conciliação bancária para cada conta.
Verifique os saldos
A verificação do saldo também é uma etapa muito importante. Confira, no controle interno, se os saldos iniciais e finais estão batendo com aqueles que constam no extrato bancário.
Com o sistema de integração bancária, é possível comparar o que foi pago e recebido, por meio de uma troca de arquivos. Consequentemente, as empresas diminuem o tempo de conferência, além de realizarem o levantamento e, também, fornecerem dados mais seguros para análise.
Essa conferência não é útil somente para avaliar os saldos: é preciso verificar se todas as datas correspondem às que estão anotadas no controle interno. Isso diminui o risco que a companhia tem de sofrer multas por atrasos, por exemplo.
Confira os históricos
Esse passo é muito importante para uma boa integração bancária. É preciso criar o hábito de registrar todas as movimentações financeiras do negócio, além de guardar notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento e extratos bancários, de transferências ou depósitos. Assim, se verificar que há valores que não caíram na conta, será possível comprovar.
Anote o saldo bancário, as entradas e as saídas de dinheiro diariamente. Dessa forma, será possível ter o controle interno do caixa da companhia e especificar todas as movimentações. Ao ficarem de fora os valores retidos em espécie para ações administrativas, os números devem bater.
Realize os lançamentos
Após a conclusão de todas as etapas acima, enfim os lançamentos de manutenção corrente da integração podem ocorrer — sendo que todos eles devem ter documentos contábeis ou fiscais como comprovantes. É muito importante que os arquivos fiquem armazenados e organizados de maneira que possam ser facilmente localizados.
Tudo fica mais prático se os bancos que mantêm as contas concedem uma integração ao sistema usado pela organização. Ainda assim, o responsável pelo processo deve importar e integrar todos os dados diariamente, além de organizar os documentos que geraram as movimentações.
Com a integração bancária, a identificação dos lançamentos é individual e automatizada. É possível comprovar a integração de registros por meio do sistema e, também, recusar as sugestões propostas — concluindo sua identificação de maneira manual.
Uma boa alternativa é contar com o auxílio de uma assessoria contábil, que contribuirá para que os dados dos lançamentos realizados no software fiquem bem claros. A identificação de lançamentos e dos resultados é imediata, devido à natureza automática e informatizada do processo de integração bancária.
Analise os resultados
As atualizações da integração bancária devem acontecer diariamente (ou quando houver movimentações). É necessário verificar se os saldos estão iguais a cada atualização, pois, assim, o responsável pode constatar mais rapidamente uma falta de lançamento ou erros a corrigir. Todavia, quando a análise é realizada somente no fim do mês, a correção de uma discrepância torna-se muito mais difícil.
Use soluções automatizadas para a integração bancária
À medida que a tecnologia se desenvolve, surgem opções melhores de integração bancária. Atualmente, já existem soluções automatizadas, seguras e práticas para esse serviço — e o melhor: que cabem no orçamento. Os sistemas ERP foram elaborados pensando na difícil tarefa de conciliar as contas bancárias da organização com a rotina do setor financeiro.
Integrar um sistema aos bancos gera questionamentos em relação à segurança. Porém, esses softwares levam muito a sério algumas questões como criptografia e sigilo de dados.
A camada de criptografia e conexão permanece fechada até as plataformas bancárias. O que atesta a segurança e a gestão efetiva da informação é a existência de uma auditoria por consultoras internacionais e um processo completo de homologação pelos bancos.
Vantagens
Quando se tem o ERP integrado aos bancos de relacionamento da organização, há uma maior flexibilidade na integração com os parceiros financeiros, o que possibilita a expansão dos negócios — favorecendo decisões mais acertadas e diminuindo gastos nos processos gerenciais.
Além disso, tal conectividade diminui o risco de fraudes e traz mais segurança a todos os processos com os bancos. São reunidas, em um mesmo lugar e de maneira informatizada, as rotinas financeiras e administrativas das empresas, mas isso só acontecerá com êxito se envolver também a atividade bancária.
Ou seja: transações como boletos, saldos, recibos, contas de água, luz ou telefone e integração bancária representam uma parte enorme da rotina contábil e financeira. Se o ERP não estiver integrado aos bancos, não será possível solucionar todos os problemas existentes na realização da tarefa.
Como vimos, um software de gestão é indispensável para a integração bancária da empresa. Um sistema integrado viabiliza o controle adequado das disponibilidades e necessidades de ajustes em cada instituição bancária. Por meio dos dados fornecidos pelos relatórios gerenciais, é possível ter uma visão global de todos os compromissos e, também, de oportunidades para aplicar os recursos.
Gostou de saber mais sobre a integração bancária? Que tal ver, agora, qual é a importância do software de gestão empresarial para o sucesso de um negócio? Boa leitura e até a próxima!
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