Em tempos de crise, onde o consumo tem sido reduzido e o preço de fornecedores aumentado, os empreendedores se veem na difícil tarefa de procurar formas de redução de custos enquanto tentam aumentar suas vendas, em ordem de manter seu negócio lucrativo e sem riscos.
Diferente do que muitas pessoas pensam, a prática de cortar gastos só apresenta bons resultados com planejamento. Dessa forma, a economia é feita de forma estratégica, sem prejudicar fatores importantes do negócio, como a qualidade de seus produtos e satisfação de seus clientes.
Pensando nisso, colocamos abaixo um passo a passo para criar uma estratégia de redução de custos eficiente na sua empresa para ter ótimos resultados. Confira!
Faça um mapeamento de custos
O primeiro passo para um bom planejamento de redução de custos é a realização de um mapeamento completo de todos os gastos, despesas e valores investidos pela empresa no negócio. Alguns itens comuns são:
- matéria-prima;
- infraestrutura;
- funcionários;
- equipamentos;
- impostos e taxas;
- marketing e vendas.
Além dessas informações, inclua uma análise dos processos da organização. Dessa forma, é possível identificar pontos de desperdício que podem ser eliminados no seu planejamento, otimizando a administração de forma geral.
Essas informações devem ser coletadas e acompanhadas de forma constante. Desse modo, a redução de custos se torna uma prática recorrente e mais efetiva, uma vez que estudos mais profundos dos dados mostraram quais cortes são possíveis e quais afetam o negócio de forma negativa.
Tenha um planejamento financeiro
Além do mapeamento de todo o negócio e seus custos, é preciso colocar atenção especial no desenvolvimento de um bom planejamento financeiro — para que o negócio seja capaz de lidar com momentos de crise com as menores perdas possíveis.
Para isso, é indicado que os profissionais da área realizem previsões de fluxo de caixa para médio e longo prazo, indicando quais medidas podem ser tomadas para lidar com eventuais momentos no vermelho. O indicado é a criação de diferentes cenários para que a gestão esteja preparada para lidar com cada um deles.
A gestão financeira também deve organizar os processos da área para evitar desperdícios, como atrasos de pagamentos que geram custos desnecessários para a empresa.
Por fim, é fundamental avaliar as questões fiscais da empresa, garantindo que todas as medidas legais estejam corretas. O setor fiscal pode procurar por formas de reduzir impostos e gastos com exigências do governo e prefeitura local, o que também representa economia.
Elimine processos manuais
Uma ótima estratégia de redução de custos é a eliminação de processos manuais por meio da adoção da tecnologia. Existe no mercado uma variedade gigantesca de soluções que automatizam atividades manuais, reduzindo erros que resultam em custos para o negócio.
A solução mais adotada são os softwares de gestão integrada, conhecidos como ERP — Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais. Estes são sistemas capazes de otimizar todos os processos de uma organização, proporcionando uma gestão mais estratégica e inteligente.
A vantagem de softwares de ERP são suas diversas funcionalidades, desde a automação de processos, até a integração entre diferentes sistemas usados por uma organização. Normalmente, eles são oferecidos em módulos que atendem diferentes negócios, garantindo sua personalização para atender todas as necessidades do cliente.
Revise processos e fornecedores
A adoção da automação e outras soluções tecnológicas levam à necessidade da empresa revisar e melhorar seus processos, eliminando etapas que não são mais necessárias. Nesse momento, também é necessário o treinamento da equipe para se adequar a nova estrutura criada.
Repensar seus fornecedores também é uma estratégia inteligente de redução. É indicado avaliar as relações criadas e garantir que não há no mercado soluções que atendem melhor a organização e suas necessidades.
Muitas vezes, fornecedores de longa data não são mais tão vantajosos para o negócio e podem ser substituídos por opções com práticas mais modernas e melhores benefícios. Isso é válido tanto para a compra de matéria-prima, como para sistemas internos da organização.
Não ignore pequenas despesas
Apesar das mudanças acima representarem grandes cortes de gastos, é importante se atentar aos custos pequenos que, somados, podem fazer a diferença no balanço da empresa.
Gastos como eletricidade, água, lanches, regalias, impressões, ligações e transporte privado para os funcionários podem ser modificados, adotando medidas de redução de custos. Um exemplo simples é a substituição de lâmpadas antigas por modelos de LED, que podem reduzir até 85% desse gasto.
Defina um plano de metas de redução de custos
Para que as mudanças sejam feitas de forma contínua e a empresa adote um comportamento que promove a economia, é indicado estabelecer metas de redução de custos, através de um plano com objetivos em valores e ações que devem ser feitas para que eles sejam alcançados.
Há no mercado empresas de auditoria que são especializadas na construção de planos de metas para corte de custos e otimização de estruturas internas. O uso desse serviço ajuda a identificar quais cortes devem ser prioridade e como eles podem ser alcançados de forma mais rápida.
Caso a contratação de uma consultoria não seja uma opção, é possível usar ajuda dos próprios funcionários para identificar formas efetivas de reduzir alguns excessos que envolvem suas atividades.
Conscientize o time
Por fim, quando seu plano de metas estiver definido, é fundamental repassá-lo para todo o time. O ideal é conscientizá-los do momento do negócio e a necessidade de mudança, mostrando como o trabalho conjunto resultará em benefícios para toda a equipe.
Uma forma de incentivá-los é usar premiações coletivas para metas alcançadas, fazendo com que eles se monitorem e adotem as medidas como um desafio mais interessante.
Use essas dicas para criar uma estratégia de redução de custos eficiente para sua empresa e aproveitar todos os benefícios de uma gestão otimizada. Lembre-se de que no planejamento é fundamental cortar gastos com inteligência, sem comprometer o que é importante para o negócio, e a participação do time é fundamental em todo o processo.
Além disso, é importante fazer o acompanhamento de suas metas de redução, avaliando se as ações estão sendo eficientes ou se é necessário mudar a estratégia. Isso garante que o seu planejamento não ficará apenas no papel e os resultados serão alcançados.
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