O talão de nota fiscal ainda é válido? Veja agora mesmo!

Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, o talão de nota fiscal em papel (modelos 1 e 1-A) deixou de ser regra e virou exceção. Em praticamente todo o país, a NF-e já substitui as notas em papel nas operações com mercadorias, com validade jurídica plena junto às Secretarias da Fazenda.

No Estado de São Paulo, essa mudança foi acelerada pela Portaria CAT 36/2018, que ampliou a obrigatoriedade da NF-e para empresas do Simples Nacional.

A seguir, explicamos de forma direta o que muda na prática, qual a diferença entre talão e NF-e, como se credenciar e quais os impactos para o dia a dia da empresa.

Talão de nota x NF-e: qual a diferença na prática?

Talão de nota fiscal

Documento em papel, modelos 1 e 1-A.
Cada nota é preenchida manualmente ou com impressora matricial.
Exige espaço físico para guarda dos blocos e das vias.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Documento totalmente digital (modelo 55), parte do projeto SPED.
A “nota de verdade” é o arquivo XML, assinado digitalmente.
O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é só uma representação gráfica, para acompanhar a mercadoria no transporte e facilitar a conferência pelo destinatário.

Alguns pontos importantes sobre a NF-e hoje:

Armazenamento digital obrigatório: o XML deve ser guardado por, no mínimo, cinco anos, tanto por quem emite quanto por quem recebe, prazo contado do ano seguinte à emissão.
Papel virou apoio, não documento fiscal: o DANFE em papel A4 ou em versão reduzida serve para trânsito da mercadoria, mas não substitui o XML.
Redução de papel e espaço físico: o arquivo é guardado em servidores, nuvem ou soluções de gestão, facilitando backup, busca e controle.

Na prática, o talão de papel foi “aposentado” na maioria dos estados e segmentos, justamente porque a NF-e oferece mais controle, rastreabilidade e integração com o Fisco.

O que mudou com a Portaria CAT 36/2018 em São Paulo?

A Portaria CAT 36/2018 alterou a Portaria CAT 162/2008 e ampliou a obrigatoriedade da NF-e em São Paulo. Em resumo, ela determinou que:

A partir de 01/10/2018, todas as empresas optantes pelo Simples Nacional em SP passaram a ser obrigadas a emitir NF-e modelo 55, em substituição à nota em papel modelos 1 e 1-A.

Isso significa:

Não é mais permitido, para essas empresas, emitir nota fiscal em talonário de papel para circulação de mercadorias.
A NF-e se tornou o padrão, independentemente do porte da empresa, desde que seja contribuinte do ICMS.

E o MEI, como fica?

O Microempreendedor Individual (MEI) tem regras específicas:

Em regra, o MEI não é obrigado a emitir NF-e, mesmo em vendas interestaduais, salvo em situações previstas na Resolução CGSN nº 140/2018.
Ele é obrigado a emitir nota fiscal quando vende para pessoa jurídica em determinadas situações, mas o formato (eletrônico, serviço, municipal, etc.) varia conforme o município e o tipo de operação.

Além disso, o governo federal vem avançando na padronização da NFS-e nacional para serviços, que será obrigatória em 2026 para simplificar a rotina das empresas prestadoras de serviço — reforçando ainda mais o movimento de digitalização dos documentos fiscais.

Como emitir NF-e em São Paulo hoje (passo a passo)

Se a sua empresa em SP é contribuinte do ICMS e está no Simples Nacional, você precisa estar regular com a NF-e. De forma simplificada, o caminho é:

1. Credenciamento na SEFAZ-SP

Acesse o portal da Secretaria da Fazenda de São Paulo e verifique as orientações para credenciamento na NF-e.
Se você realiza operações interestaduais, precisa observar também as regras dos outros estados com os quais opera (cada UF pode ter requisitos próprios).

2. Obter um certificado digital (A1 ou A3)

É obrigatório ter um certificado digital ICP-Brasil (tipo A1 ou A3) para assinar as NF-e e garantir autenticidade e integridade dos dados.
Geralmente o contador auxilia na escolha do tipo de certificado e no processo de aquisição.

3. Escolher um sistema emissor de NF-e

Aqui ocorre uma mudança importante em relação ao passado:

Os emissores gratuitos de NF-e fornecidos pelas SEFAZ foram descontinuados há alguns anos.
Hoje, na prática, as empresas precisam usar:
- um sistema de gestão/ERP com módulo fiscal;
- ou um emissor de NF-e contratado no mercado;
- ou soluções integradas na nuvem, que já fazem emissão, envio ao Fisco, armazenamento de XML e integração com estoque, financeiro e contabilidade.

Usar um sistema profissional é fundamental para quem emite volume maior de notas e precisa de consistência tributária.

4. Configurar a emissão do DANFE

Embora o XML seja o documento fiscal, você ainda precisa do DANFE:
- para acompanhar a mercadoria no transporte;
- para facilitar a conferência pelo destinatário;
- para exibição em casos de fiscalização física.
Isso pode ser feito em impressora comum (A4) ou em formatos reduzidos, conforme o layout permitido.

5. Cadastrar corretamente produtos, clientes e regras fiscais

Cadastre produtos, NCM, CFOP, CST, alíquotas de ICMS, IPI, PIS, COFINS e demais tributos, de acordo com a atividade da empresa.
Mantenha atualizado o cadastro de clientes e fornecedores (CNPJ, IE, endereços, regimes tributários).
Um cadastro bem feito reduz rejeições na SEFAZ, erros de tributação e retrabalho para o time fiscal e contábil.

Quais são os impactos dessa mudança para as empresas?

Além de encerrar, na prática, o uso do talão em papel para muitos contribuintes, a adoção da NF-e trouxe consequências importantes para o dia a dia:

Riscos de não se adequar

Emissão em papel quando já há obrigatoriedade da NF-e é irregularidade fiscal;
A empresa pode enfrentar:
- autuações e multas;
- dificuldades para credenciamento e obtenção de benefícios fiscais;
- problemas na relação com clientes, que exigem documentação correta para crédito de impostos.

Benefícios da NF-e para o negócio

Por outro lado, a NF-e não é apenas uma exigência do Fisco. Ela traz uma série de ganhos:

Menos custo com papel e impressão: fim de talonários, formulários contínuos e armazenamento físico.
Menos erro manual: sistemas validam campos, cálculos de imposto e cadastros, reduzindo inconsistências.
Processos mais rápidos: emissão, envio para o cliente e compartilhamento de XML tornam-se praticamente instantâneos.
Integração com outros sistemas: estoque, financeiro, fiscal e contábil “conversam” com a NF-e, facilitando conciliações.
Relatórios gerenciais mais precisos: você enxerga faturamento, margens, tributos e performance por produto ou cliente com poucos cliques.
Mais segurança contra fraudes: o uso de certificado digital e checagem do CNPJ reduzem o risco de notas falsas em nome da empresa.
Cálculo automático de tributos: diminui o retrabalho da equipe contábil e o risco de recolher imposto a menor ou a maior.
Rotina de faturamento mais ágil: menos tempo preenchendo dados, mais tempo cuidando do negócio.
Mais transparência para o Fisco e para o cliente: as informações fluem de forma padronizada, o que fortalece a confiança na marca.

O talão de nota fiscal ainda é válido?

A essência é: para a maioria das empresas que comercializam mercadorias, o talão de nota em papel está superado. Em São Paulo, contribuintes do Simples Nacional que ainda utilizavam modelo 1 ou 1-A tiveram prazo até 01/10/2018 para migrar à NF-e e, a partir daí, passaram a ter obrigação eletrônica.

Existem situações pontuais em que documentos em papel ainda aparecem (como notas de produtor rural em alguns estados ou documentos específicos não migrados para o modelo eletrônico), mas, para quem vende mercadorias de forma estruturada, a regra é clara: NF-e é o padrão.

Conclusão

A Nota Fiscal Eletrônica já não é “novidade”: ela é o padrão nacional para operações com mercadorias e tende a se expandir ainda mais com a digitalização de outros documentos, como a NFS-e de serviços.

Para a empresa, isso significa:

mais controle,
mais integração,
mais segurança,
e menos burocracia, desde que se use as ferramentas corretas.

Se você ainda tem dúvidas sobre a NF-e, credenciamento ou integração com o seu sistema de gestão, o próximo passo é se aprofundar no tema. Vale conferir também conteúdos específicos sobre como funciona a Nota Fiscal Eletrônica na prática, tipos de documentos fiscais eletrônicos e boas práticas de guarda de XML.