Software de gestão empresarial — A importância de uma ferramenta essencial para o sucesso!

A conquista do sucesso de um negócio é uma ação diária. Não basta chegar no topo, é preciso se manter lá! E vencer este desafio somente é possível com o apoio de um software de gestão empresarial — mais conhecido como sistema ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos Empresariais) — que contempla todas as operações de uma empresa, fornecendo mecanismos para melhoria de eficiência e permitindo total visibilidade dos resultados alcançados.

Estamos em plena era da informação e, neste contexto, um software de gestão empresarial é a ferramenta essencial para auxiliar os gestores do negócio a conhecerem a realidade atual da empresa, assim como vislumbrarem suas tendências futuras e disporem do suporte necessário para planejar as estratégias da organização.

Quer saber por qual motivo o software de gestão empresarial é fundamental para o sucesso do seu negócio? Então, leia atentamente este post de ponta a ponta!

O que é um software de gestão empresarial?

Um software de gestão empresarial é um sistema informatizado composto de diversos módulos relacionados aos processos operacionais, administrativos e gerenciais de uma organização, que integra de forma inteligente e centralizada os dados referentes a todas as operações diárias de uma empresa.

Sua principal função é racionalizar e automatizar os processos empresariais, gerando economia de tempo e recursos — humanos, financeiros e materiais — e provendo informações gerenciais capazes de suportar o processo decisório, contribuindo para maior eficácia dos resultados do negócio.

Um sistema ERP é estruturado de forma modular e reúne um pacote de funcionalidades capazes de processar grandes volumes de dados de forma integrada e centralizada em uma base única, que pode ser compartilhada por todas as unidades da organização, de acordo com as autorizações de acesso parametrizadas.

A estrutura modular permite que cada empresa adquira as funcionalidades que melhor se adéquam aos seus processos internos, sem que haja necessidade de ter todos os módulos disponíveis do sistema. Esta facilidade possibilita que a aquisição do sistema ocorra de forma gradativa, começando por um conjunto básico de módulos, sem onerar os custos da organização. Além disso, à medida que os módulos comprados forem implantados, poderão ser agregados novos módulos necessários.

Qual a importância de um software de gestão empresarial?

Um sistema de gestão torna viável a automatização de tarefas manuais e a otimização dos processos empresariais. Desta forma, assegura maior controle sobre as operações da empresa, proporcionando redução de custos e riscos da atividade empresarial e disponibilizando informações seguras sobre os resultados alcançados, de forma imediata.

O sistema de gestão empresarial favorece uma visão 360 º do desempenho de cada processo crítico do negócio. Isso permite aprimorá-los aos seus controles internos e gerenciar a empresa com plena consciência das limitações e potencialidades existentes, de modo que possam ser tomadas ações para superar obstáculos e aproveitar novas oportunidades de geração de valor para a organização.

Quais são as funcionalidades do sistema ERP?

Um bom sistema de gestão empresarial deve ser específico para o seu nicho de negócios, pois somente assim será capaz de oferecer as funcionalidades necessárias do seu universo de atuação, disponibilizando as melhores práticas de mercado para a sua empresa. Um sistema ERP destinado ao varejo abrange, basicamente, as seguintes funcionalidades:

planejamento;
compras;
vendas de serviços;
vendas de produtos no atacado e varejo;
faturamento;
administração de contratos;
formação de preços;
controle de estoque;
logística;
contas a pagar e receber;
contabilidade;
gestão de clientes, fornecedores e força de vendas;
gestão de e-commerce;
pós-venda;
workflow;
controle financeiro;
análise de resultados.

Os processos abrangidos no sistema de gestão podem variar de um fornecedor para outro, havendo até fornecedores que oferecem funcionalidades sofisticadas, como a aplicação da inteligência artificial à gestão das empresas e o uso de robô virtual para agregar mais inteligência operacional ao ERP. Portanto, é bom que você tenha em mente quais os processos atuais do seu negócio que são indispensáveis no software que será adquirido e as suas expectativas para o futuro.

Sendo assim, antes de realizar a compra do software, faça um mapeamento dos processos empresariais da sua organização, pois servirão para avaliar o nível de aderência do sistema à realidade do seu negócio. Quanto mais aderente for o sistema, mais rápida será a implantação do software ERP e melhores serão as suas contribuições para o sucesso da sua empresa.

Desta forma, evita-se desperdício de tempo e dinheiro com a ocorrência de equívocos na hora de escolher a melhor solução para a sua empresa e torna-se desnecessário realizar customizações do sistema para atender às necessidades do seu negócio.

Quais são as aplicações práticas dessa ferramenta?

São inúmeras as aplicações práticas do software de gestão empresarial. Todas contribuem significativamente para converter a complexidade dos negócios em simplicidade e tornar o mar de informações em painéis de transparência e visibilidade panorâmica. Dentre as aplicações do sistema ERP podemos citar:

organizar, automatizar, padronizar e aumentar a eficiência dos processos organizacionais;
integrar plenamente todos os processos empresariais;
focar nos produtos e serviços que geram resultados para a empresa;
gerenciar de forma unificada os estoques centrais e distribuídos nas lojas físicas e virtuais;
melhorar a produtividade dos colaboradores da organização;
tornar as informações relevantes e prontamente disponíveis;
monitorar e reduzir os índices de inadimplência;
simplificar os cálculos tributários, a emissão de notas fiscais e boletos;
tornar o gerenciamento de fluxo de caixa dinâmico e efetivo em tempo real;
eliminar gargalos do e-commerce e aumentar a conversão de vendas;
dispor de mecanismos antifraude e furto;
impedir ocorrências de perda de prazo de pagamentos e recolhimentos de tributos e impostos;
contar com relatórios e gráficos que demonstram a evolução dos processos e dos resultados;
automatizar os controles de recebíveis (cartões de crédito e débito, boletos, carnês);
conhecer os hábitos e tendências de comportamento dos clientes;
mapear e entender as sazonalidades do negócio;
otimizar as campanhas de marketing, a fidelização de clientes e as ações estratégicas da organização;
reduzir o tempo de resposta aos clientes, fornecedores e parceiros de negócios.

Quais são os benefícios de contar com essa ferramenta de gestão?

O software de gestão empresarial muda radicalmente o cenário administrativo de uma organização. Isso porque integra os dados dos diversos departamentos e gera informações consistentes sobre a realidade do negócio, permitindo alavancar reestruturações, melhorias e ampliações dos investimentos e dos esforços demandados para gerar resultados. Veja alguns dos inúmeros benefícios de um ERP.

Eliminação de retrabalho e redundância

No sistema ERP existem parametrizações que asseguram a formatação correta dos dados, impedem a entrada em duplicidade de qualquer informação e fazem o compartilhamento automático com os módulos necessários do sistema.

Desta forma, não há retrabalho nem redundância de dados e o melhor, mesmo que o responsável pela digitação erre, as regras de negócios do sistema bloquearão a inconsistência, alertando o usuário do erro detectado e dando a ele a possibilidade de revisar a informação.

Essa funcionalidade do ERP garante também a segurança da informação nos aspectos de integridade e confiabilidade das informações, o que é muito valioso para dar credibilidade aos relatórios e indicadores de desempenho que servirão de suporte para o processo decisório na organização.

Segurança da informação

Os recursos de segurança de um sistema ERP permitem evitar as principais vulnerabilidades dos processos empresariais, tais como:

falhas humanas;
vazamento ou sequestro de dados;
inconsistências;
acesso indevido a informações;
sabotagens.

Para isso, dispõem dos mais modernos mecanismos de controle de acesso e proteção de dados, além de gerar histórico de utilização do sistema.

Um bom ERP também disponibiliza ferramentas para prevenção de fraudes, análise de crédito automatizada e conferência eletrônica de informações com as bases de dados de bancos, entidades de proteção ao crédito e órgãos governamentais. E ainda, permitem a geração automática de boletos com integração ao sistema bancário, reduzindo os riscos do seu negócio.

Também contam com mecanismos automáticos de geração de cópias dos dados armazenados — rotina de backup — para preservar as informações dos processos empresariais registradas nas bases de dados do sistema de gestão, assim como contam com processos avançados de gerenciamento de banco de dados.

Centralização das informações

Com a implantação do ERP sua empresa deixa de ter pequenas ilhas de informações isoladas — planilhas eletrônicas, arquivos de texto e anotações manuais — e passa a centralizar todas as informações nos bancos de dados do sistema de gestão empresarial. Não mais será necessário buscar fragmentos de informações em cada setor da empresa, os quais muitas vezes são conflitantes, devido a falhas na coleta ou tratamento dos dados.

Com o sistema de gestão é possível ter informações importantes sobre finanças, estoque, vendas, dentre outros aspectos relevantes do negócio em um único lugar e a poucos cliques de distância. Seus gestores terão informação de qualidade, precisa e segura, sincronizada em tempo real com as operações da empresa.

Redução de custos

As funcionalidades do ERP proporcionam maior produtividade para a equipe da sua empresa, economizando tempo na coleta, entrada e tratamento dos dados. Além disso, automatizam a maior parte dos processos manuais, de modo que há uma redução drástica na ocorrência de horas-extras e até mesmo na quantidade de funcionários necessários para realizar todas as tarefas.

Ademais, como as informações são consistentes e estão disponíveis para consulta ágil e instantânea nas telas dos computadores e nos dispositivos móveis online, haverá também economia de papel e tinta para impressora, podendo haver, inclusive, a redução do número de impressoras necessárias.

Outro aspecto muito relevante no quesito redução de custos é que os relatórios e indicadores proporcionados pelo ERP demonstram os pontos de gargalo e ineficiência dos processos internos da empresa. Isso facilita a tomada de ações para gerar outros tipos de economia, como redefinir o portfólio de produtos, eliminando do estoque itens que têm baixo giro e pequena lucratividade.

As reduções de custos serão sentidas a médio e longo prazo, de acordo com o ritmo de implantação do software de gestão em cada departamento da sua empresa. É importante ter em mente que os recursos investidos na aquisição do sistema informatizado devem ser tratados como investimento, pois gerarão retorno significativo para o seu negócio.

Pleno controle do fluxo de caixa

O sistema de gestão é uma ferramenta fantástica para manutenção de pleno controle do fluxo de caixa da sua organização. Com ele é possível ter uma visão de curto, médio e longo prazo dos valores a pagar e a receber. Desse modo, poderão ser tomadas ações para evitar problemas de caixa, como negociação de adiamento de contas a pagar ou oferta de desconto aos clientes para antecipação de pagamentos.

O sistema de gestão empresarial contribui para profissionalizar a gestão financeira do seu negócio, permitindo estabelecer controles mais refinados, tais como estabelecimento de limites para retiradas de pró-labore, fazer a estimativa de gastos e a definição de indicadores de desempenho, além de facilitar a análise de investimentos e a apuração de resultados.

Aumento da eficiência nas operações de distribuição

A gestão de logística para as operações de distribuição de produtos para os diversos pontos de vendas de uma empresa do varejo é bastante complexa. Isso porque deve considerar o volume médio de giro de estoque individual de cada loja e ainda assegurar a reposição de estoque nas prateleiras, gôndolas e demais locais de exposição dos produtos.

Esse processo ainda abrange todas as tarefas de separação, embalagem, carga, descarga e transporte dos itens a serem entregues nas lojas ou diretamente para os clientes. Sem contar que todo esse ciclo deve acontecer de acordo com os prazos negociados e precisa estar perfeitamente sincronizado com os processos de gestão de estoque e compras.

Um sistema ERP pode auxiliar sua equipe de logística a escolher as melhores transportadoras, traçar as melhores rotas de entrega, otimizar a estruturação de carga de acordo com o veículo de transporte e automatizar boa parte das atividades envolvidas neste e nos demais processos integrados, de modo a reduzir as margens de ocorrência de falha humana e garantir o sucesso das operações.

Melhoria do processo decisório

Com os relatórios e indicadores do sistema de gestão empresarial, é possível que os gestores tenham uma visão panorâmica do desempenho dos processos críticos do negócio e possam tomar decisões de forma rápida, concisa e com maiores chances de êxito sobre assuntos estratégicos e operacionais da empresa, tendo a certeza da confiabilidade das informações que serviram de suporte analítico.

Como escolher um software de gestão empresarial?

Um bom software de gestão deve ser especializado na sua atividade empresarial e ter plena aderência aos seus trâmites corporativos. É imprescindível que ele cresça junto com a sua empresa, passando por atualizações que permitam aprimorar processos e, sobretudo, atender às novas demandas e tendências de mercado e aos requisitos de conformidade legal do seu negócio.

Todos sabem que o processo de prestação de contas aos órgãos governamentais sobre tributos, impostos e relações trabalhistas tem sofrido alterações significativas nos últimos anos, especialmente com a automação e integração cada vez mais sincronizada entre os sistemas informatizados das prefeituras, governos estaduais e governo federal.

O grande destaque do momento é o eSocial e a reforma trabalhista, que estão revolucionando os processos e controles internos das organizações. Isso sem contar com outras mudanças importantes que estão transformando o cenário de regulações governamentais. Agora, mais do que nunca, as empresas precisarão do suporte de um bom sistema ERP para cumprir com as novas exigências legais.

Outro aspecto imprescindível a considerar é que as inovações e tendências tecnológicas devem ser incorporadas ao sistema ERP para manter suas funcionalidades em alto padrão de desempenho, garantir a segurança da informação e contemplar as melhores práticas de gestão empresarial, além de oferecer novas oportunidades de agregar valor ao negócio.

Uma boa prática é perguntar ao fornecedor qual é a frequência de atualizações de seu sistema ERP e saber quantas atualizações aconteceram desde a primeira versão do software. Se a frequência de atualizações for pequena ou não houver controle das melhorias realizadas, é um indício de que o sistema não vai atender às necessidades da sua empresa a médio e longo prazo.

Na atualidade, os softwares precisam facilitar a vida dos colaboradores da sua empresa permitindo acesso remoto, utilização de aplicativos para celular e até reduzindo os custos da sua organização com a infraestrutura de tecnologia da informação, oferecendo armazenamento em nuvem. Observe quais desses recursos tecnológicos fazem parte do pacote do seu sistema ERP.

Outro ponto importante é que o software de gestão deve permitir a parametrização das regras de negócio da sua organização, sem que sejam necessárias mudanças significativas na sua forma de trabalho. Essas parametrizações são fundamentais para que haja uma padronização de controles para todos os usuários do sistema ERP.

Como escolher o melhor fornecedor dessa ferramenta essencial?

O primeiro passo para a escolha do melhor fornecedor de sistema de gestão empresarial é identificar no mercado as empresas especializadas no seu nicho de negócio e solicitar uma demonstração do sistema ERP, fazendo uma análise de aderência dos seus processos com as funcionalidades do software.

A partir das suas observações, selecione os softwares que tiveram melhor aderência ao modo de operação do seu negócio e aprofunde a troca de informações com os fornecedores para saber:

qual o tempo de experiência que tem no mercado, suas qualificações e certificações técnicas;
quais são os serviços oferecidos e os custos envolvidos;
qual é o tempo necessário para a implantação do software, o tempo de treinamento a ser despendido e como funciona o suporte presencial e remoto da empresa;
qual a situação tributária, fiscal, trabalhista e as referências comerciais e financeiras das empresas selecionadas, assim como as informações sobre o nível de satisfação dos clientes atuais delas;
quais são seus parceiros comerciais e tecnológicos e o seu conceito no mercado.

A seguir, solicite um orçamento às empresas que apresentarem a melhor situação geral em termos de solidez empresarial, boa reputação, bons níveis de serviços e tiverem um sistema de gestão empresarial aderente ao seu negócio. Faça as negociações devidas e escolha o fornecedor que oferecer o melhor custo-benefício.

Como vimos neste post, um software de gestão empresarial é uma ferramenta essencial para o sucesso de um negócio pelo fato de tornar as operações diárias da empresa melhor organizadas, automatizadas, padronizadas e integradas, assim como possibilitar uma visão panorâmica dos resultados de cada departamento, loja, produto, serviço e estratégia empresarial.

A escolha de um bom sistema ERP deve acontecer de forma bem planejada e sem pressa, para que possam ser consideradas e comparadas todas as variáveis necessárias, para ter a certeza de que o software atenderá às necessidades imediatas e futuras da organização, não somente em termos de preço, mas também de suporte adequado aos processos e decisões.

Vale ressaltar que após a aquisição do software é importante fazer um bom cronograma de ações para a implantação do sistema de gestão empresarial, definindo prazos e responsáveis. É imprescindível a participação do maior número possível de profissionais internos nos treinamentos para otimizar a curva de aprendizagem sobre as funcionalidades do software e tornar mais rápida a sua incorporação na rotina da organização.

O sistema ERP leva os processos da sua empresa para um novo patamar de profissionalismo, extinguindo controles ineficientes, retrabalhos, redundâncias e desperdícios de tempo e outros recursos valiosos da sua organização, trazendo ganhos de escala em produtividade, redução de custos e promovendo a sustentabilidade dos processos internos.

Com ele são disponibilizados relatórios, painéis de indicadores e gráficos capazes de demonstrar os resultados alcançados em cada unidade de negócio da sua empresa. Os relatórios analíticos facilitam a vida dos gestores empresariais, tornando fácil realizar comparações. E as ferramentas de simulações e projeções contidas no sistema ERP permitem testar cenários específicos e tomar decisões importantes para a sua organização.

O software de gestão empresarial garante a segurança das informações da sua organização, assim como torna essas informações relevantes, bem estruturadas e prontamente recuperáveis. Ele também assegura o atendimento aos requisitos legais aplicáveis ao seu ramo de negócio, assim como a evolução contínua de modo a otimizar os processos internos e os resultados da sua organização empresa.

Agora que você já sabe a importância do software de gestão empresarial para o sucesso do seu negócio, siga-nos nas redes sociais — Facebook, LinkedIn e YouTube — e mantenha-se informado sobre as principais novidades tecnológicas para gestão da sua empresa!