Redação ONCLICK 
Realizar a gestão de tarefas da sua empresa não é uma ação simples. É preciso muita organização para que o time seja produtivo e eficiente no trabalho – o que é um diferencial competitivo em um mercado concorrido.
Caso o seu objetivo seja ter menos tempo com atividades burocráticas e operacionais, é essencial investir no gerenciamento das responsabilidades da equipe.
Aplicar técnicas e dispor de ferramentas que listam e priorizam as demandas por escala de importância, evita atrasos e colaboradores sobrecarregados, bem como contém eventuais prejuízos. Estas foram mais difundidas com a Transformação Digital, que facilitou ainda mais o acesso a diferentes soluções para os desafios diários.
Entre elas destacam-se técnicas e ferramentas online, que aumentam a produtividade e o nível de entrega de materiais e projetos.
Sabendo disso, veja como estruturar uma gestão de tarefas funcional na sua empresa.
Leia também: Os desafios da gestão de projetos e como lidar com eles
Como organizar as tarefas da sua empresa
O primeiro passo é compreender que o gerenciamento de tarefas corresponde à prática de organizar tarefas e permitir que os times trabalhem em sinergia.
Partindo dessa premissa, com a implantação das ferramentas e das metodologias, os colaboradores realizam suas atividades em conjunto e conseguem ter uma visão ampla de todo o processo — e não mais limitada apenas de sua tarefa.
Sob este espectro, para que a gestão de tarefas da sua empresa seja um sucesso, a figura do líder é fundamental – já que é dele o ato de delegar as atividades planejadas conforme as competências e a capacidade de cada membro do time.
Ao permanecerem mais próximos dos colegas, os líderes entendem as necessidades de cada um e procuram saber quais são as melhores técnicas e canais para que os trabalhos fluam com maior naturalidade e promovam engajamento.
E quais são os melhores conselhos para aqueles que vão tomar à frente no sistema de gestão de tarefas? A ONCLICK elencou o top 5 para você, confira:
- Faça listas de tarefas
Montar uma lista de tarefas para cada etapa do processo de um projeto permite que os colaboradores identifiquem o que está em sua pauta de trabalho em cada dia – além disso, eles também ficam por dentro das atividades nas quais os seus colegas estão envolvidos.
- Defina as prioridades
É indispensável categorizar quais tarefas são urgentes – que precisam ser entregues ainda na semana, por exemplo –, e quais ainda têm um prazo maior para serem realizadas.
Assim, a equipe pode dedicar tempo para as demandas prioritárias e se organizar para desenvolver as próximas sem pressa e mantendo a qualidade.
- Tenha um calendário centralizado
Quando se trata de gestão de tarefas, ter um calendário de cada projeto ou das áreas da empresa ajuda na centralização e organização das tarefas.
Dessa forma, os gestores e os times têm completa visualização das distribuições e dos prazos.
- Coloque os imprevistos na agenda
Mesmo com ferramentas e técnicas de gestão de tarefas, imprevistos são passíveis de acontecer. Por isso, tenha planos de ação de riscos.
Isso é, coloque prazos que suportem possíveis atrasos, refações ou desvio de rotina, para que a entrega final não seja impactada e provoque um efeito cascata.
- Tecnologia como aliada
Nos dias atuais, contar com softwares completos de gestão apoiam não apenas os times na realização das tarefas, mas os gestores no acompanhamento e metrificação de todas as áreas.
Os calendários são atualizados em tempo real e as equipes podem iniciar ou finalizar uma ação tão logo recebam os alertas. É muito mais organização e precisão.
Fique por dentro na ONCLICK: Falta de organização: como prejudica o seu negócio
As melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas
As ferramentas para otimizar a gestão de tarefas da sua empresa ajudam não somente os colaboradores, como também os gestores. A adoção de um desses softwares no trabalho beneficia a comunicação interna e facilita a rotina do time – controlando o fluxo de trabalho, melhorando os resultados e aumentando a produtividade.
Sobre esse assunto, muito se fala sobre o ERP, as suas funcionalidades e os seus benefícios. Esse tipo de software tem como objetivo oferecer mais eficiência na gestão empresarial por meio da integração das áreas, a centralização de informações e otimização de processos.
O ERP é um investimento que adiciona os melhores rendimento, incluindo o diferencial competitivo ao negócio. Veja como escolher o melhor para a sua empresa abaixo:
Compatibilidade do sistema com as necessidades do seu negócio
Cada software de gestão possui suas particularidades – assim como um negócio não é igual a outro. Por isso, o primeiro ponto a ser avaliado antes de implementar o ERP são as compatibilidades que o sistema possui com a sua empresa.
Essas são algumas perguntas que te ajudam a mapear essas questões:
- Ele oferece o que você está procurando?
- Ele supre as necessidades da sua empresa?
- Ele pode aprimorar os seus processos personalizados?
Suporte técnico
Quando um ERP é instalado, o suporte técnico precisa continuar existindo. Esse ponto precisa ser levado em consideração para prevenção de erros, possíveis manutenções ou atualizações e preservação de desempenho. Por isso, pesquise e se informe sobre como é feito o suporte técnico do ERP oferecido.
Custo do sistema
Os parâmetros para encontrar o melhor software de gestão é, em primeiro lugar, estar dentro do seu orçamento. Em seguida, está a compatibilidade de todos os critérios acima e outros que podem surgir de acordo com as necessidades da sua empresa.
Alguns sistemas podem ter um preço mais baixo, mas não oferecem todas as demandas que você precisa, como poucos recursos básicos e segurança das informações.
Por outro lado, sistemas muito caros podem não suprir às necessidades de empresas de micro, pequeno ou médio porte – ou das que estão começando. Isso porque algumas funcionalidades não vão ser usadas, sendo um investimento desnecessário.
Por isso, siga os critérios base citados para ter a melhor visão de qual ERP funciona melhor para a sua empresa.
O ONCLICK ERP é o software que atende todos os requisitos para empresas de todos os portes e segmentos, com funcionalidades específicas para a sua operação, juntando eficiência, tecnologia e inovação na sua gestão de negócio.