Redação ONCLICK 
Dispor de processos operacionais bem definidos é fundamental para a otimização do trabalho de qualquer organização. Só assim é possível alcançar a prosperidade financeira e mercadológica.
A boa gestão desses processos permite que uma empresa seja capaz de entender a relação dos seus objetivos com a disponibilidade de seus recursos e sua capacidade produtiva. Além disso, possibilita planejar melhor como todas as metas podem ser alcançadas pelas atividades estratégicas desempenhadas no dia a dia.
Por isso é tão importante identificar todos os processos operacionais da sua companhia e gerenciá-los para minimizar erros, aumentar a produtividade, reduzir custos, maximizar os ganhos e promover um desenvolvimento sustentável do negócio.
Neste artigo, vamos abordar quais são os processos operacionais de uma distribuidora e como otimizar a gestão deles. Acompanhe!
O que são processos operacionais?
Consiste no conjunto de atividades interligadas realizadas pelas pessoas em uma companhia com o objetivo de transformar as entradas (insumos, equipamentos, conhecimentos, informações etc.) em saídas (produtos, serviços, informações, vendas concretas etc.).
O funcionamento da empresa pode ser comparado a de um organismo vivo, como um ser humano. Assim, os processos operacionais seriam como os sistemas dentro do nosso corpo, de maneira que, se algo não está funcionando muito bem, os demais processos serão influenciados.
O processo operacional está no coração do negócio e os seus resultados podem ser negativos, neutros ou positivos. Isso dependerá da eficiência com que são realizados.
Quais os principais processos operacionais?
Os principais processos operacionais em uma distribuidora são aqueles que estão diretamente relacionados à satisfação dos clientes e ao resultado do negócio. Dentre os principais processos operacionais de uma distribuidora, temos:
- compra e aquisições de produtos;
- marketing, vendas e relacionamento com clientes;
- expedição e entrega de produtos (logística);
- pós-venda.
Além dos principais processos, temos os processos de suporte e gerenciais. São eles:
- gestão empresarial;
- gestão financeira e tributária;
- gerenciamento das informações;
- recrutamento, seleção, admissão, capacitação e gestão de pessoal;
- manutenção de máquinas, equipamentos e instalações;
- serviços gerais de segurança patrimonial, limpeza etc.
Qual a importância de ter processos organizados?
Em um mercado altamente concorrido, ter processos organizados significa um grande diferencial competitivo para sua empresa. Com isso, é possível integrar sua equipe, criando um ambiente cooperativo e produtivo, interligado e alinhado ao seu negócio, transformando-o na escolha dos clientes.
Além disso, a organização dos processos operacionais também é fundamental, pois permite ao gestor:
- focar no essencial, no que realmente interessa: o trabalho;
- implementar uma estratégia organizacional consistente;
- dar mais praticidade e agilidade às atividades;
- facilitar a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências;
- otimizar a gestão por meio de indicadores de desempenho;
- operacionalizar a aplicação de abordagens inovadoras;
- identificar oportunidades ou problemas;
- encontrar soluções e criar formas de monitoramento;
- entre outras ações importantes para o gerenciamento dos processos.
Quais os benefícios dos processos bem definidos?
A definição dos processos operacionais induz resultados tanto de ordem quantitativa quanto qualitativa. Por isso, cada vez mais empresas têm se preocupado em definir seus processos de maneira mais eficiente.
Essa estratégia ajuda a entender melhor como o trabalho deve ser realizado, desvendando dificuldades e detectando oportunidades de melhoria na forma como a companhia gera seus resultados.
As vantagens da correta definição dos processos são inúmeras e podemos citar algumas, como:
- permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis;
- propicia o aperfeiçoamento da operacionalização dos processos;
- aumenta a produtividade;
- desenvolve a qualidade das operações;
- garante maior alinhamento entre estratégia e operações;
- proporciona maior controle e monitoramento;
- permite identificar necessidade de novos investimentos;
- reduz custos;
- integra atividades e automatiza rotinas;
- facilita o engajamento dos colaboradores;
- clarifica as regras e responsabilidades;
- elimina retrabalhos e tarefas desnecessárias;
- otimiza a estrutura;
- melhora o atendimento;
- agrega valor aos produtos e serviços aumentando a satisfação dos clientes.
Quando aliados a pilares fundamentais, como estratégia, pessoas e tecnologia, os resultados provenientes dos processos operacionais bem estruturados auxiliam a empresa a crescer, se manter e perpetuar no mercado.
Como mapear os processos operacionais?
O mapeamento das atividades em andamento permite uma visão mais ampla do fluxo de cada ciclo da operação. Por isso, é importante concentrar seus esforços no mapeamento antes mesmo de traçar planos de ação para corrigir gargalos.
Antes de iniciar o mapeamento, envolva todos os colaboradores que realizam o trabalho: supervisores, clientes e fornecedores. Depois, escolha qual método será utilizado, como questionários, entrevistas ou reuniões, pesquisas de campo ou coleta e análise de relatórios e documentos existentes.
Independentemente do método escolhido, elabore um questionário para servir como checklist de todas as atividades realizadas nos processos operacionais. Esse questionário deve considerar as etapas a seguir:
Levantamento
- Quais são as entradas e as saídas de cada processo?
- Quais são as metas e os objetivos estabelecidos?
- Quais são os riscos e problemas?
- Quais são as métricas utilizadas?
- Quais são as regras?
Justificativa
- Por que cada processo existe?
- Para que existe?
- Qual a sua relevância para o negócio?
Localidade
- Onde cada processo é executado?
- Onde é planejado e avaliado?
Delimitação do tempo
- Quando os processos são planejados?
- Quando são realizados?
- Em quanto tempo são executados?
Responsabilidades
- Quem trabalha nos processos?
- Quem faz a gestão?
- Quem são os clientes?
- Quem são os fornecedores?
Métodos
- Como são planejados os processos?
- Como e quando são realizados?
- Como está o desempenho de cada processo?
Por fim, é fundamental documentar esse mapeamento para formalizá-lo e disseminá-lo entre os colaboradores e gestores, para que eles possam monitorar e projetar novos rumos caso seja necessário.
Como otimizar os processos operacionais?
Para ganhar eficiência operacional, após o mapeamento é preciso implementar algumas ações capazes de dar respostas ágeis às demandas do mercado. Para tanto, coloque as seguintes estratégias em prática:
Automatize as tarefas
A automatização das tarefas elimina o trabalho manual, reduz o risco de erros, evita o retrabalho, integra os departamentos e torna as atividades mais ágeis. Atualmente, é muito difícil pensar em eficiência sem automação.
Portanto, busque por uma boa plataforma de automação, como ERPs (sistemas de gestão integrada), CRMs (gestão de relacionamento com os clientes), além de ferramentas de comunicação interna.
Adote soluções sob medida
Procure adotar uma solução flexível, que possa ser customizada para atender às necessidades da sua empresa. Assim, os processos podem passar por adequações capazes de assegurar o atendimento às demandas específicas do seu negócio, favorecendo a melhoria de seus resultados.
Integre sistemas
A gestão de uma organização abrange diversos sistemas de controle, como fornecedores, produção, estoque, clientes, entre outros. A integração de ferramentas otimiza a capacidade de processamento das informações estratégicas, permitindo uma visão holística sobre os inúmeros aspectos que impactam seu negócio.
Adote a documentação eletrônica
Processos que produzem muito papel também geram muita burocracia, atrapalhando o bom andamento das atividades. Graças à tecnologia, toda papelada pode ser substituída por documentação eletrônica.
Os arquivos eletrônicos podem ser facilmente armazenados, consultados e compartilhados, e ainda contam com segurança criptográfica e jurídica para que os processos aconteçam de maneira estável.
Treine os colaboradores
Para que todas as mudanças necessárias sejam implementadas com sucesso, é fundamental que os colaboradores sejam devidamente treinados. Portanto, estimule o aprendizado contínuo e incentive o interesse por soluções inovadoras que possam imprimir velocidade aos processos.
Além disso, lembre-se que mudanças podem causar certo desconforto, e que é preciso motivar os profissionais esclarecendo que elas trarão benefícios para todos.
Acompanhe os resultados
Depois de implementadas as mudanças nos processos operacionais, utilize metodologias de avaliação constante. É importante ter sempre informações atualizadas e relevantes para traçar novas estratégias e para o processo decisório.
A otimização dos processos operacionais é uma atividade que não para nunca e passa pelo mapeamento das tarefas, pela implantação de processos remodelados e vai até o acompanhamento dos resultados obtidos.
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