Automatização de processos: a facilitação das rotinas operacionais

A automatização de processos empresariais surgiu com força total a partir da popularização dos computadores pessoais (PCs), na década de 1980. De lá para cá, chegamos a um nível extremo de sequenciamento lógico de atividades realizado com e pela tecnologia.

São inúmeras as vantagens de automatizar processos, desde a redução de custos até o ganho de produtividade, passando pela comodidade dos trabalhadores, entre outras. Tanto que, hoje, não é mais preciso — nem recomendado — operacionalizar o negócio de maneira totalmente manual.

Pensando nisso, neste artigo resolvemos refletir sobre esse conceito de automatização de processos e sobre as facilidades que ele, quando bem empregado, pode trazer aos negócios. Continue lendo para entender!

O que é automatização de processos?

Geralmente, um processo empresarial (ou de negócio) é iniciado por um acionador — como o arquivamento de um relatório de despesas, por exemplo, que inicia um conjunto de etapas predefinidas de fluxo de trabalho a ser realizado na sua sequência.

Ele pode ser realizado manualmente, ou seja, sem o auxílio da tecnologia, ou com o uso de ferramentas tecnológicas.

Bom, dizemos que um processo é automatizado justamente quando ele é ativado e conduzido por meio de uma aplicação tecnológica (combinação de hardwares e softwares), gerando uma sequência lógica e contínua de atividades específicas a serem realizadas.

Olhando para um âmbito mais “global” dentro de uma organização, processos de negócios automatizados são gerenciados coletivamente para melhorar o fluxo de trabalho geral. Nesse sentido, visam alcançar maior eficiência, adaptando a padronização das tarefas às necessidades de constante mudança, reduzindo erros humanos e esclarecendo funções e responsabilidades dentro das equipes.

Em suma, dizemos que uma empresa tem uma boa automatização de processos quando ela integra aplicações capazes de estruturar recursos de trabalho e, assim, consegue aumentar a qualidade dos seus serviços, controlar gastos e facilitar o dia a dia de seus colaboradores.

Quais são as principais vantagens da automatização de processos?

A primeira consideração que nos vêm à mente quando falamos nos benefícios da automatização de processos é a economia de tempo e de esforço da equipe. Mas há outras inúmeras vantagens. Confira as principais delas:

1. Melhor alocação da força de trabalho

A automatização permite que a sua empresa liberte sua força de trabalho de várias ações repetidas que, na verdade, não precisam de muita intervenção humana. Assim, pode reorganizar a estrutura operacional do negócio e focar mais nas tarefas criativas e na inovação.

2. Redução de custos com funcionários

Automatizar processos significa que mais horas de trabalho estarão disponíveis. Ou seja, sua empresa terá o mesmo nível de produção mesmo depois de reduzir a força humana de trabalho.

Dessa forma, é possível se concentrar mais na qualidade de seus funcionários em vez da quantidade. E, eventualmente, reduzir o custo total da operação comercial — já que se produz mais e melhor com menos trabalhadores.

3. Redução de erros humanos

Não importa o quão eficiente seja a sua força de trabalho: é impossível evitar erros humanos. Logo, apenas a automatização pode limitar a possibilidade de erros no processo de negócios.

Naturalmente, não dá para executar todas as partes de qualquer negócio apenas com softwares. Ainda assim, a integração de atividades automatizadas pode reduzir ou eliminar significativamente os erros e retrabalhos em determinados estágios dos processos.

4. Redução dos custos operacionais

Outra grande vantagem de automatizar processos é melhorar diretamente os custos totais da operação. Afinal, ao diminuir os erros e melhorar a eficiência dos funcionários, as empresas geralmente observam uma redução nos gastos e, ao mesmo tempo, melhoram a receita.

5. Ganhos gerenciais

Em projetos complexos, o monitoramento de todos os membros da equipe e a garantia de fluxo adequado de informações costumam se revelar tarefas difíceis. Logo, se esses processos puderem ser automatizados, manter o controle do projeto, atualizar as diferentes equipes, definir metas e prazos se torna muito mais fácil.

6. Insights mais profundos para inovar mais

Ao gerenciar computacionalmente informações logísticas, por exemplo, você pode analisar e aprofundar os dados. Automatizar, assim, dá-lhe uma maneira de aprofundar os diferentes aspectos do seu negócio.

Você pode, por exemplo, querer ver o volume de entregas que a equipe de transporte é capaz de realizar em uma semana. Se esse processo for automatizado, amparado por soluções de tecnologia, fica muito simples buscar históricos e gerar relatórios.

7. Elevação da eficiência e da reputação da marca

Processos automatizados também garantem que as atividades e os serviços serão realizados sempre de forma padronizada. Portanto, realizando os ajustes necessários, você consegue chegar a um nível elevado de qualidade.

Se a qualidade operacional for elevada, os serviços prestados aos clientes também vão melhorar. E isso pode contar a favor da sua marca no mercado.

8. Satisfação e fidelização de clientes

Com a automatização de processos, os clientes receberão o mesmo padrão de atendimento em todas as interações.

Quando um cliente liga, por exemplo, as informações específicas da sua conta podem ser obtidas do banco de dados digital, em segundos. Isso agiliza o atendimento e satisfaz melhor os anseios da clientela.

E vale lembrar: clientes satisfeitos não buscam a concorrência.

9. Elevação do compromisso ambiental

Processos automatizados ainda reduzem consideravelmente os impactos ambientais. Em vez de realizar controles operacionais em planilhas impressas, por exemplo, você pode utilizar um sistema de gestão empresarial (ERP) que armazene os dados e os torne disponíveis para todos os responsáveis por cada processo.

Pense bem: sem a automatização, o número de árvores cortadas para a fabricação de papel seria ainda maior do que é hoje.

10. Torna a gestão da informação mais eficiente

Por fim, como vivemos em uma sociedade informacional, é muito importante que as empresas façam uma excelente gestão da informação. E isso só é possível quando os seus processos são atravessados pela tecnologia.

Como vimos até aqui, quando a estratégia de automatização é eficiente, fica muito simples e seguro gerar, armazenar, processar e compartilhar dados com as pessoas autorizadas. Todo esse trabalho estratégico pode ser centralizado em um único ambiente digital, facilitando análises e decisões dos gestores — e o trabalho da empresa, como um todo.

Então, como a automatização de processos é tratada na sua empresa? Se gostou deste post, aproveite para se aprofundar mais no assunto e veja como um software de ERP pode ajudá-lo a otimizar e gerenciais processos empresariais!

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