Como um robô virtual agrega mais inteligência operacional em um ERP?

A transformação digital vem nos dando uma ampla variedade de ferramentas que agregam valor aos negócios. Entretanto, não basta simplesmente implementar a tecnologia e esperar que os resultados sejam alcançados — é fundamental trabalhar com inteligência operacional para crescer no mercado.

Entretanto, essa tarefa pode ser um desafio sem as soluções certas para otimizar os processos de sua empresa. Nesse sentido, o robô virtual desponta como uma ferramenta tecnológica das mais essenciais para potencializar a ação de um ERP.

Criamos este post para mostrar como ele funciona, qual é sua relação com a inteligência operacional e quais os benefícios para sua empresa. Confira!

A inteligência operacional

Primeiramente, é preciso compreender exatamente o conceito de inteligência operacional e suas implicações. Sua origem está na busca por inovação nos processos organizacionais. Para isso, ela se baseia em algumas perguntas que precisavam de respostas:

  • como garantir que os processos definidos pela empresa sejam cumpridos à risca, sem desvios?
  • se um desvio ocorre, como podemos agir em tempo hábil?
  • todas as ações realmente precisam de intervenção humana para correção?

Tendo isso em vista, as soluções de gestão que, anteriormente, se baseavam em sistemas de workflow e ferramentas de controle e monitoramento (BPM e BAM, respectivamente), foram reformuladas para funcionarem com mais inteligência. Ou seja, para se comportarem de forma similar à cognição humana.

Assim, para que o conceito não pareça abstrato demais, podemos destacar três processos bastante específicos que o compõem: antever, decidir e agir. O objetivo é executar essas tarefas sem a necessidade de intervenção humana. Em outras palavras, a inteligência operacional “entende” os processos da organização e monitora sua performance para garantir que eles estejam sendo seguidos.

Em caso de desvios, ela toma as devidas ações de acordo com o que a situação exige — emitindo um alerta para que um responsável tome as decisões para correção ou, com as possibilidades mapeadas, atuando por conta própria.

Resumidamente, a inteligência operacional permite a automatização de certos processos de gestão, utilizando a expertise das pessoas dentro de uma plataforma inteligente.

A atuação do robô virtual no ERP

O robô virtual é o mecanismo que coloca em prática as ações previstas pela inteligência operacional. Portanto, é ele o responsável por acessar os principais bancos de dados da empresa — e do mercado como um todo. Na prática, ele cruza quaisquer tipos de informação para gerar insights relevantes que possam embasar decisões seguras.

As possibilidades de controle e monitoramento são praticamente ilimitadas. O robô virtual acessa arquivos de texto e outros como .csv, .rest, .json e .xmls, além de executar auditorias em tabelas. Dessa forma, é possível implementar os conceitos de Workflow, BPM, BPMN, BI e Compliance em seu funcionamento, tornando-o extremamente poderoso.

É preciso ter em mente que o ERP do futuro utilizará cada vez mais o conhecimento das pessoas, aplicando-o à sua base de dados. Isso torna possível a identificação dos possíveis problemas do cotidiano com antecedência, agindo sempre em tempo hábil para sua correção.

Em vez de contar com o feeling de alguém experiente na área — que, é claro, está sempre sujeito a falhas humanas —, o sistema automatiza o armazenamento dos dados relevantes e calcula por conta própria quais decisões oferecem o menor risco. A performance das organizações só tem a ganhar!

Os benefícios da inteligência operacional para a sua empresa

Todos os departamentos de uma empresa podem se beneficiar da utilização de robôs virtuais para que haja mais inteligência organizacional em seus processos. Ainda assim, podemos identificar no setor de vendas alguns dos impactos mais rápidos e relevantes da implementação desse sistema. Afinal, trata-se de uma atividade que envolve um conjunto muito valioso de informações.

O robô virtual pode controlar uma série de dados que entram no sistema: pedidos recebidos, quais foram faturados ou os motivos pelos quais isso ainda não ocorreu, quais produtos estão sendo vendidos, quais os descontos e prazos em cada venda etc. São diversas informações que podem servir de base para a otimização dos processos — e, consequentemente, para o aumento do número de vendas.

Além disso, é possível controlar esses dados em tempo real, conforme eles entram no sistema, alertando supervisores, gerentes e vendedores sobre qualquer desvio. Descontos aplicados de forma desenfreada, por exemplo, devem ser identificados com agilidade.

Pedidos parados — principalmente os grandes — também exigem uma resposta rápida. O alerta pode informar, por exemplo, se a causa disso é a falta de estoque ou de liberação/análise financeira, baixo markup de pedidos em decorrência de prazos de pagamento muito extensos etc.

Cada organização tem sua própria dinâmica interna de funcionamento — seus gargalos, pontos fortes e fracos, problemas de cotidiano e ferramentas para solucioná-los. Qualquer problema em cadastros, faturamentos, tributações, cobranças e diversos outros processos serão identificados e tratados com eficiência.

O robô não só identifica o problema como levanta informações relevantes para prever quando um cenário negativo está para ocorrer. Então, ele atua prontamente para lidar com a questão ou alerta os responsáveis para que as decisões sejam tomadas em tempo hábil.

O diferencial para um e-commerce

Vale destacar que as lojas virtuais estão entre as que mais se beneficiam desse tipo de tecnologia. Com um ERP dotado de inteligência operacional, como o da ONCLICK, é possível não só otimizar o funcionamento do sistema como buscar melhoria constante em sua estrutura.

No mundo ideal, a plataforma e o ERP se integram e trocam informações em tempo real, sem interrupções. Entretanto, sabemos que são muitas as variáveis que podem causar problemas — falhas de conexão nos servidores, oscilação na velocidade da internet, instabilidade na energia elétrica etc.

A estrutura do ERP, entretanto, permite a adoção de novos plugins desenvolvidos especificamente para resolução de problemas pontuais — mesmo que não faça parte do funcionamento nativo do robô virtual. O objetivo é oferecer uma experiência satisfatória para o usuário, corrigindo os problemas em tempo real.

O plugin pode, por exemplo, se conectar à loja virtual e solicitar determinada informação para confrontá-la com a salva no ERP. Em caso de discrepância, ele faz a correção no banco de dados automaticamente — seja um pedido que está na plataforma do e-commerce e não foi enviado para o sistema da empresa, seja um preço alterado no ERP que não foi atualizado na plataforma etc.

Como você pode ver, é fundamental que as empresas do futuro transcrevam seu conhecimento relevante para que soluções digitais potencializem as tomadas de decisão. Com base em um robô virtual, é possível alcançar um patamar de inteligência operacional que dê mais destaque à sua empresa no mercado!

Quer conhecer essa tecnologia mais de perto? Então, entre em contato com a ONCLICK e fale com quem mais entende do assunto!