Entenda o que é eSocial e quais os seus impactos nas empresas

Você sabe o que é eSocial? Essa é a nova forma de comunicar ao Governo Federal sobre todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de uma empresa.

Sabemos que essas tarefas podem ocupar muito tempo nas companhias. Nesse sentido, o novo sistema é muito útil, pois, em apenas um documento, é possível informar várias questões referentes a uma organização.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, explicaremos detalhadamente o que é o eSocial, quais são as principais mudanças no programa e seus benefícios, e discutiremos sobre a importância de adaptar-se às novas normas e de contar com boas ferramentas para otimizar esse processo. Continue a leitura e acompanhe!

O que é o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — ou eSocial — é um projeto do Governo Federal que tem como principal objetivo unificar todas as informações dos trabalhadores.

Esse procedimento — em vigor desde julho de 2018 — é obrigatório para todas as empresas que contratam prestadores de serviço ou funcionários, e que, por conta disso, precisam arcar com as obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias.

O programa também facilita a fiscalização por parte dos órgãos competentes, como a Receita Federal, o Ministério da Economia etc. Eles conseguem cruzar os dados com mais eficiência e verificar se a legislação está sendo respeitada ou não. Assim, fica mais prático combater a sonegação de informações por parte das companhias.

Dessa maneira, podemos afirmar que o sistema ajuda a unificar os dados referentes às obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais das companhias. Isso acontece por meio da junção de informações provenientes de:

  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
  • CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social.

Além disso, o eSocial padroniza o envio, a transmissão, o armazenamento e a distribuição dos dados por todo o território nacional. Ou seja, ele substitui a obrigação das entregas de cada formulário ou declaração — a partir de agora, todos os documentos podem ser entregues em apenas um. Bem prático, não é mesmo?

Por que o eSocial foi criado?

É preciso entender o motivo da criação do eSocial para compreender o seu funcionamento. Assim, o programa foi implementado em 2014 com a intenção de facilitar o envio das informações das empresas — que, agora, estão concentradas em um único sistema online, evitando envios duplicados ou inconsistências nos dados.

Além disso, o eSocial foi criado com a intenção de consolidar o banco de dados da Receita Federal, do Ministério do Trabalho e da Caixa Econômica Federal, facilitando o trabalho dos órgãos fiscalizadores.

Quais são os seus principais benefícios?

O sistema gera inúmeros benefícios para as empresas e os funcionários.  Muitos desses aspectos positivos estão relacionados à melhoria da produtividade nas organizações e na maior transparência dos contratos.

Abordaremos essas questões na sequência deste artigo. Confira!

Para as empresas

Como vimos, no eSocial, é necessário emitir apenas uma guia para o cumprimento de várias obrigações, o que oferece vários benefícios aos negócios e facilita o envio das informações aos órgãos envolvidos — evitando erros na entrega de dados dos trabalhadores

Primeiramente, o processo será simplificado. Além disso, a centralização de informações proporcionada pelo sistema faz com que o número de erros nos cálculos seja reduzido e as organizações ganhem em produtividade.

Para os trabalhadores

A plataforma garante a segurança no envio das informações previdenciárias e trabalhistas dos empregados. Além disso, o e-Social assegura uma maior transparência nos contratos entre empresas e colaboradores. Dessa maneira, não há o risco de as informações serem perdidas com o passar do tempo.

Vale destacar, ainda, que, no eSocial, são registrados todos os dados referentes ao histórico de cada empregado. Entre eles, estão as funções desempenhadas por cada indivíduo, os pagamentos realizados, as necessidades de afastamentos etc.

Quais são as principais situações que podem gerar punições às empresas?

Férias

Elas devem ser comunicadas ao empregado e ao departamento pessoal com 30 dias de antecedência. Caso isso não aconteça, a companhia poderá arcar com uma multa de R$170,00.

Contratação

A admissão dos funcionários deverá ser informada no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) um dia antes do indivíduo iniciar as atividades na companhia.

Se esse procedimento não for feito no prazo adequado, a empresa estará sujeita a multas de R$3.000,00 a R$6.000,00. Nos casos de reincidência, o valor pode chegar a R$800,00 por empregado.

Vale destacar que essa penalidade também se aplica à falta de registro na carteira de trabalho.

FGTS

As companhias que não fizerem o depósito no Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS) ou não o pagarem no prazo adequado, estarão sujeitas a receber multas que variam de R$10,64 a R$106,41 por cada funcionário.

Exame médico

É necessário fazer o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) antes que o funcionário exerça as suas atividades de fato na organização.

Em alguns casos, também pode ser necessário realizar exames em outros momentos. Entre eles, estão a mudança de função ou após a demissão do empregado. Se essa obrigação não for cumprida, a empresa poderá ser multada no valor de R$402,53 a R$4.025,33.

Afastamento

Quando o funcionário for afastado das atividades devido a acidente, licença (maternidade ou paternidade, por exemplo) ou doença, o ocorrido deverá ser comunicado imediatamente. Caso contrário, a organização terá que arcar com uma multa que pode variar entre R$1.812,87 a R$181.284,63.

Qual é a importância de contar com as ferramentas adequadas?

As empresas que contam com as tecnologias adequadas, como os sistemas de gestão, centralizam facilmente as informações referentes à atividade empresarial. Isso facilita o envio de dados ao eSocial, fazendo com que a companhia cumpra com todas as suas obrigações e, assim, evite o pagamento de multas.

Como vimos, o eSocial proporciona vários benefícios para as empresas. Entre eles, estão a melhora na produtividade, a diminuição de erros e a facilidade no envio das informações aos órgãos fiscalizadores. 

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