Gestão de Documentos Fiscais para pagamentos: como fazer?

O desenvolvimento de uma consistente gestão de documentos fiscais é algo fundamental para o crescimento do seu negócio. Trata-se de uma boa prática escalável e com efeitos a longo prazo. O mercado brasileiro passa por profundas mudanças, portanto, é preciso agilidade nos processos internos da sua empresa. Com isso, o posicionamento da sua marca se torna um ativo cada vez mais crítico.

O aumento da concorrência faz com que os empreendimentos adotem soluções inteligentes para a gestão dos seus documentos fiscais. Essa é uma otimização que permite aos gestores direcionarem seus esforços para a execução das demandas mais prioritárias do seu negócio.

O que é a gestão de documentos fiscais?

A gestão de documentos fiscais consiste no gerenciamento das demandas tributárias da sua empresa, como, por exemplo, atualizações na legislação, sustentabilidade dos projetos e recolhimento de encargos. Esta atribuição exige assertividade dos gestores, pois as demandas legais impactam diretamente o alcance dos objetivos do seu negócio. 

O pagamento correto e regular dos tributos melhora os seus controles internos como um todo. Isso possibilita aumentos na sua margem de lucro porque você não arcará com juros, multas e impostos indevidos. Ficou interessado no assunto? Então, confira abaixo os benefícios e as dicas de como realizar uma gestão de documentos fiscais na sua empresa. Venha comigo!

Primeiro, falaremos sobre os benefícios de contar com apoio especializado na hora de gerenciar seus documentos fiscais para pagamentos. Essa ajuda externa lhe mostrará os cuidados necessários para estar de acordo com a legislação fiscal. Continue a leitura do artigo e veja mais detalhes.

1. Gestão informatizada

A tecnologia é uma facilitadora dos processos de negócio. Por meio de sistemas informatizados, é possível automatizar as rotinas de registro e escrituração contábil. Isso reduz os custos e a necessidade da manutenção de um arquivo físico e da contratação de motoboys para a entrega de documentos, por exemplo. Hoje em dia, os documentos fiscais já estão disponíveis em meios eletrônicos para os contadores.

Essa comodidade viabiliza uma gestão informatizada dos seus documentos fiscais e nos controles de pagamentos. A Logística 4.0 e o E-commerce estão em pleno vapor e é relevante se manter atualizado com essas novas abordagens, pois elas exigirão cada vez mais agilidade dos seus processos de tomada de decisão.

2. Armazenamento seguro de informações

Documentos em papel quase não têm segurança. Caso um funcionário mal intencionado acesse o arquivo da sua empresa, ele conseguirá falsear informações, tirar cópias indevidas e vazar dados críticos da sua estratégia de negócio. Isso reforça a importância da utilização de sistemas informatizados para a gestão dos seus documentos fiscais.

Aplicativos online permitem o armazenamento seguro de informações visto que contam com algoritmos de criptografia e com controles de acesso dos usuários. Avaliar a adoção de um sistema para a sua empresa é uma opção interessante. Trata-se de um apoio aos processos de gestão do seu negócio.

3. Ganhos de produtividade

Muitas empresas de contabilidade têm problemas para conseguir enviar rapidamente as informações solicitadas pelos clientes. Isso ocorre porque elas não contam com boas soluções de gestão de documentos. Estamos na Era Digital e é preciso utilizar a tecnologia de modo alinhado com os objetivos do seu negócio.

Um sistema de gestão de documentos fiscais consegue capturar dados e disponibilizá-los a tempo para as partes interessadas. Essa é uma ferramenta capaz de aumentar a produtividade da sua empresa a curto e médio prazos. Com isso, gera-se economia de escala e automação de processos internos. O envio rápido dessa documentação também é interessante para preservar o relacionamento com os seus clientes.

4. Credibilidade

Sistemas para gestão de documentos eletrônicos atestam a credibilidade da sua empresa no mercado. Trata-se de uma maneira de mostrar profissionalismo e rigor técnico nas rotinas fiscais do seu negócio. Essa automatização de tarefas gera tempo livre para as suas equipes se dedicarem às demandas mais críticas.

Negligenciar as melhores práticas da gestão de documentos fiscais pode ocasionar prejuízos financeiros e de imagem como: pagamentos a mais, multas e cadastros de inadimplências. É interessante para o gestor se adequar às novas regras do Sped Fiscal e, assim, manter a credibilidade do seu negócio junto aos clientes.

Muito bem, esses são os 4 principais benefícios da gestão dos documentos fiscais para o seu negócio. Agora, apresentaremos a seguir dicas sobre como realizar efetivamente esse processo. Confira:

Organize toda sua documentação

Manter a sua empresa regularizada com o fisco requer documentos organizados e acessíveis para os contadores. É prudente guardar extratos bancários, notas fiscais emitidas e recibos de plataformas de pagamento. Nesse ponto, é interessante conhecer um pouco mais sobre sistemas de nota fiscal eletrônica (NF-e). Trata-se de um aplicativo que armazena arquivos XML do seu negócio em um banco de dados.

Ferramentas online como Dropbox e Google Drive também são relevantes. Por meio delas, você consegue ter acesso aos documentos fiscais da sua empresa, estando em qualquer lugar e independente do horário. Para tanto, basta compartilhar os links de acesso com o seu contador.

Automatize a sua emissão de notas fiscais

É obrigação da sua empresa emitir uma nota fiscal para comprovar a prestação de um serviço ou fornecimento de produtos. Realizar essa tarefa manualmente pode gerar muita perda de tempo e ainda sobrecarregar suas equipes. Por meio de um software inteligente, é possível automatizar todo esse processo.

Um bom sistema de gestão de documentos consegue se conectar com seus meios de pagamento rapidamente. Logo, no mesmo ambiente você acessará os seus registros de vendas e as notas fiscais emitidas. Todas essas informações possuem certificado digital e controles de permissão de acesso.

Realize backups periodicamente

As bases de dados são um ativo estratégico para a continuidade do seu negócio. É bastante prudente realizar cópias de segurança dessas informações periodicamente. Avaliar opções de armazenamento e sincronização de dados na nuvem também é valido. Uma boa gestão fiscal exige dados disponíveis e atualizados.

Um incidente de perda de dados pode gerar danos irreversíveis à imagem da sua empresa, retrabalho e desgastes internos. Felizmente, hoje em dia muitos sistemas informatizados já contam com funcionalidades para facilitar esses processos de controle dos seus meios de pagamento.

Muito bem, essas são as principais dicas para você conseguir realizar a gestão de documentos fiscais para pagamentos. Gostou do artigo? Então, baixe esse guia sobre inteligência operacional que pode ajudar muito as rotinas da sua empresa. Conte sempre com a gente.

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