Falar da implantação de um ERP pode fazer com que os proprietários de empresas pensem em longos períodos de modificações na operação de seus negócios. Isso já foi assim. Porém, agora, com o avanço da tecnologia e também da experiência da indústria de TI, as coisas estão menos complexas.
Neste artigo, resolvemos trazer os passos necessários para implantar um software integrado de gestão empresarial (ERP). Você vai ver que, apesar da seriedade deste tipo de projeto, não é tão difícil realizá-lo. Confira!
Por que sua empresa precisa de um ERP?
Antes de mais nada, é importante relembrarmos a importância da implantação de um ERP. Um ERP, que é o acrônimo de Enterprise Resource Planning, no Brasil chamado de sistema integrado de gestão empresarial, é um divisor de águas.
Com essa solução, é possível:
- elevar a automação do negócio, integrar departamentos, rotinas e processos;
- reduzir erros e retrabalhos, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade dos profissionais;
- elevar o gerenciamento da informação a um patamar melhor, diminuir custos operacionais, entre outros benefícios.
É correto afirmar que as empresas que contam com um bom ERP tendem a ser mais competitivas. E que os gestores que contam com esse tipo de solução conseguem ter um olhar mais panorâmico sobre suas operações, projetos, planos de ação e estratégias.
O que é a implantação de ERP?
Uma vez que a empresa entende as vantagens de contar com um ERP, ela partirá para a busca da melhor solução do mercado. Ou seja, daquele sistema que entregue a melhor experiência aos usuários, seja seguro e eficiente. Ao fechar contrato com o fornecedor, o passo seguinte é a implantação — a adequação do software na rotina do negócio.
A implantação de ERP abrange todos os processos que garantem que o sistema estará funcionando adequadamente em seu ambiente: análise de requisitos, instalação, configuração, personalização, execução, testes, integrações com outras aplicações, treinamento de usuários etc.
A duração da implantação depende de uma série de fatores: o tipo do sistema adquirido (se ele é tradicional ou baseado na nuvem, por exemplo), o tamanho da empresa, a quantidade de usuários etc.
Quais passos devem ser dados antes, durante e depois da implantação de ERP?
De uma maneira geral, existem algumas etapas comuns a todas as empresas que iniciam um projeto de implantação de ERP. Confira a seguir:
Passo 1: Antes de adquirir o ERP, entenda as reais demandas da organização
Mesmo quando a implantação do ERP ainda é um projeto inicial, ela na verdade já deve ser encarada como um projeto. Isso porque, é fundamental realizar um mergulho na operação para entender processos e rotinas. Só assim é possível levantar as demandas da empresa relacionadas ao sistema.
É importante conhecer fatores como: atividades realizadas por todos os profissionais em todos os departamentos, necessidades de integração, custos operacionais que precisam ser reduzidos, quantidade de usuários, planejamentos de expansão para os próximos anos etc.
Como qualquer outra aquisição de tecnologia, também é importante que o projeto do ERP esteja alinhado aos objetivos estratégicos empresariais. Assim, é possível dimensionar com mais exatidão o tipo de software que vai atender.
Passo 2: Escolha o fornecedor adequado
Com um diagnóstico em mãos, o passo seguinte é a escolha de um fornecedor. São muitas as opções no mercado, o que dificulta um pouco a “separação do joio do trigo”.
Alguns pontos podem ser observados para não errar na escolha:
- credibilidade da empresa desenvolvedora;
- clientes que já são atendidos por ela (fazer um benchmarking para verificar o grau de satisfação, por exemplo);
- tipo de tecnologias e métodos incorporados no sistema ofertado;
- qualidade dos serviços de suporte e atualizações etc.
Uma boa empresa desenvolvedora de ERP é aquela que tem com seu cliente uma relação de parceria. Ou seja, que vai além da qualidade técnica do sistema e ajuda a melhorar o projeto e realizar os ajustes necessários para evitar problemas e elevar os resultados.
Passo 3: Adquira a infraestrutura necessária
Em seguida, é necessário realizar a aquisição da infraestrutura de TI que vai suportar o ERP. Isso normalmente já é realizado sob orientação de consultores especializados (a serviço do desenvolvedor do sistema).
Em suma, essa etapa envolve a compra de servidores, máquinas e aplicações que vão proporcionar o melhor ambiente tecnológico para que o ERP rode em sua total potência.
Passo 4: Monte um cronograma de implantação realista
No ritmo acelerado do mundo corporativo, é natural que os gestores queiram finalizar logo os projetos. No entanto, é preciso ser bem pragmático quando se trata da implantação de ERP.
Em conjunto com o fornecedor, estabeleça datas para cada etapa do processo. É melhor demorar um pouco mais do que ter problemas depois que o sistema estiver rodando.
Passo 5: Capacite os usuários da solução
Os futuros usuários devem ser preparados para a implantação do ERP. Isso envolve a conscientização das modificações que serão realizadas na rotina da empresa (gestão da mudança), treinamentos no sistema, testes etc.
Muitos projetos costumam demorar mais porque a capacitação dos profissionais que vão utilizar o ERP não foi planejada com antecedência. É importante não esquecer dessa etapa. Normalmente, é na etapa de treinamento que são realizados ajustes finos que podem elevar a efetividade da solução na operação.
Também é fundamental só colocar o sistema para rodar quando os usuários tiverem sanado todas as suas dúvidas — e realizar um acompanhamento próximo nos primeiros dias.
Passo 6: Entenda os impactos da ferramenta no negócio
Os primeiros meses posteriores à implantação requerem um cuidado estratégico. É nesse início que os impactos na operação são sentidos com mais força. Afinal, trata-se de uma mudança radical.
É interessante observar os impactos que o sistema trouxe ao negócio, especialmente observando indicadores que demonstrem os retornos sobre os investimentos. A solução ajudou a agilizar os processos? Os colaboradores estão produzindo mais e estão mais satisfeitos? Enfim, todas as expectativas tidas antes de colocar o ERP para rodar devem ser observadas de perto.
Passo 7: Estreite o relacionamento com o suporte
O serviço de suporte oferecido pela empresa que desenvolveu o ERP é fundamental para garantir que o sistema se mantenha útil e eficiente. É a ele que os usuários devem recorrer quando encontrarem dificuldades técnicas, por exemplo.
Daí que é importante delimitar o que esperar do suporte, os horários e as situações em que se deve acioná-lo, os meios de fazer isso (telefone, e-mail, chat online etc.) em contrato.
Você está preparado para uma implantação de ERP?
Para finalizar, é interessante ter em mente que a atual dinâmica do mercado já não permite mais operações que não sejam integradas e minimamente automatizadas. Um bom ERP é o mínimo que uma empresa em crescimento necessita.
Sem isso, as sequências lógicas de atividades do negócio se tornam excessivamente morosas e os colaboradores precisam realizar muito trabalho manual para administrá-las.
A qualidade da gestão também pode ser comprometida sem a ajuda de um bom sistema ERP, pois as lideranças terão de buscar dados em diversas aplicações, o que fragmenta a administração. Além de ocupar muito tempo que poderia ser utilizado em tarefas mais estratégicas.
O que você achou das nossas dicas de implantação de ERP? Você tem um projeto em sua empresa? Então entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!
Conteúdo do post
