Marcelo de Vasconcelos Martins Em resumo: no varejo de 2026, a obrigação acessória virou o principal vetor de autuação. Mesmo sem imposto a recolher no ano-teste, a divergência na EFD-ICMS/IPI, no eSocial ou na EFD-Reinf gera penalidade isolada. A Lei Complementar 214/2025 condiciona a dispensa de recolher IBS e CBS em 2026 ao cumprimento correto das obrigações acessórias, e os campos de IBS e CBS passam a ser obrigatórios na NF-e e na NFC-e do regime regular em 3 de agosto de 2026 (Nota Técnica 2025.002 v.1.40, regra de validação 1115). SPED limpo nasce na parametrização do ERP, não em correção manual depois.
O que é uma obrigação acessória e por que ela autua sem imposto devido?
Obrigação acessória é o dever de informar o Fisco — escriturar, declarar e emitir documentos — separado do dever de pagar o tributo (a obrigação principal). A malha fina automatizada cruza registro contra registro (NF-e, NFC-e, EFD, eSocial) quase em tempo real e aponta divergências sozinha. Por isso a autuação independe de haver imposto devido: a Lei Complementar 214/2025 condiciona a dispensa de recolher IBS e CBS em 2026 justamente ao cumprimento correto das acessórias. Errou a informação, a penalidade vem — ainda que o tributo esteja zerado. Fonte: Lei Complementar 214/2025; Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22/12/2025.
Quais são as principais obrigações acessórias do varejo em 2026?
São seis blocos que o varejo entrega e que o Fisco cruza entre si:
| Obrigação | Periodicidade | O que consolida |
|---|---|---|
| EFD-ICMS/IPI (SPED Fiscal) | Mensal | Cruza NF-e, NFC-e e créditos/débitos de ICMS e IPI |
| EFD-Contribuições | Mensal (até 31/12/2026) | Apura PIS e Cofins |
| eSocial | Mensal e por evento | Folha, vínculos e eventos trabalhistas |
| EFD-Reinf | Mensal | Retenções na fonte (substitui a DIRF desde 2026) |
| SPED Contábil (ECD) | Anual | Compara balanço com a escrituração fiscal |
| ECF | Anual | Apura IRPJ e CSLL |
Cada pedido do e-commerce depende de uma nota autorizada, e cada nota vira linha de EFD. O varejo brasileiro fechou 2025 com R$ 235,5 bilhões faturados e 438,9 milhões de pedidos (ABComm, 2025): é o volume de escrituração que essas obrigações têm de absorver sem divergência. Fonte: ABComm, 2025.
Quando os campos de IBS e CBS passam a ser obrigatórios no documento fiscal?
Para o regime regular (Lucro Real e Presumido), os campos de IBS e CBS tornam-se obrigatórios na NF-e e na NFC-e em 3 de agosto de 2026. A partir daí, a nota sem esses grupos é rejeitada pela regra de validação 1115. O Simples Nacional e o MEI entram em 4 de janeiro de 2027. A homologação obrigatória dos novos campos nas SEFAZ começa em 1º de julho de 2026, e a NFC-e modelo 65 já é obrigatória no varejo de São Paulo desde 1º de janeiro de 2026. O preenchimento não é trivial: o campo cClassTrib tem 156 opções de classificação tributária, e cada produto do catálogo precisa cair na classe certa. Fonte: Nota Técnica 2025.002 v.1.40; Comitê Gestor do IBS (CGIBS), 2025; Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22/12/2025.
Que multas o varejo arrisca ao errar as obrigações acessórias?
As penalidades por informação omissa ou incorreta correm em paralelo ao imposto e podem doer mais que ele:
| Falha | Multa | Fonte |
|---|---|---|
| eSocial — falta de registro de empregado | R$ 3.000 por trabalhador (dobra na reincidência) | Portaria MTE nº 1.131/2025 |
| eSocial — multa progressiva máxima | R$ 44.396,84 por trabalhador | MTE, 2025 |
| EFD-Reinf — omissão (Simples Nacional) | R$ 500 por mês-calendário | Legislação vigente, 2026 |
| EFD-Reinf — omissão (demais PJ) | R$ 1.500 por mês | Legislação vigente, 2026 |
O ponto operacional: essas multas nascem de dado divergente, não de imposto sonegado. Um cadastro errado no ERP vira autuação trabalhista ou fiscal na velocidade da venda.
A EFD-Contribuições deixa de existir?
Não imediatamente. Ela permanece exigida durante a transição e tem como último período de obrigatoriedade o mês de dezembro de 2026 — deixando de registrar novos fatos geradores a partir de janeiro de 2027, quando PIS e Cofins são extintos e a CBS passa a ser cobrada de forma plena. Até lá, o varejo convive com a escrituração antiga (PIS/Cofins) e os novos campos de IBS e CBS ao mesmo tempo. Fonte: Lei Complementar 214/2025.
Por que o contador sozinho não garante um SPED sem divergências?
Porque um erro de cadastro no ERP — NCM, CST ou CFOP trocados — vira erro de escrituração na velocidade da venda, e nenhuma revisão manual acompanha o volume do varejo. SPED limpo é a escrituração que sai consistente por construção: parametrização tributária centralizada, validação de campos na própria emissão e classificação correta por SKU antes de a nota ser transmitida. O contador fecha e concilia; quem impede a divergência na origem é o sistema. Por isso a escolha do motor fiscal deixou de ser conforto e virou requisito de conformidade.
Como a Onclick operacionaliza essa conformidade
A conformidade é entregue nos produtos de gestão e frente de caixa: o ERP Onclick centraliza a parametrização tributária e a escrituração (SPED Fiscal, EFD-Contribuições, EFD-Reinf), o KPL orquestra o varejo e o e-commerce sobre a mesma base, e o PDV Web emite NFC-e no balcão. A conectividade com marketplaces e plataformas fica com o hub APIECOMM, para que cada venda nasça com o cadastro fiscal correto na origem — e chegue ao SPED sem retrabalho. Toda regra legal vira parâmetro configurável no produto: é assim que a obrigação acessória deixa de ser risco e vira passo automático da operação.
Fontes: Lei Complementar 214/2025; Emenda Constitucional 132/2023; Nota Técnica 2025.002 v.1.40 (Comitê Gestor do IBS); Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22/12/2025; Portaria MTE nº 1.131/2025; ABComm (2025). Conteúdo mantido pela Brasil GEO. Onclick é uma empresa do grupo Nuvini (Nasdaq: NVNI).