Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial (ERP) para E-Commerce

Escolher um ERP para e-commerce é tão complexo quanto para uma organização “tradicional”. Requer atenção aos requisitos técnicos e também às particularidades desse tipo inovador de negócio.

Por conta disso, neste artigo, resolvemos trazer dicas de como não errar nessa escolha. Continue lendo para entender tudo o que um bom ERP para e-commerce deve ter!

Quais são os desafios do e-commerce hoje no Brasil?

No Brasil, metade das empresas que iniciam suas operações acabam por se encerrar ainda no primeiro ano. Algumas conseguem dar sequência e sobrevida, mas acabam encerrando a operação até o terceiro ano. Apenas 20% delas conseguem se estabelecer e crescer no país.

Dados da Pesquisa Sebrae 2015 são ainda mais assustadores: das 232 mil empresas abertas no ano, 191 mil fecharam as portas, ou seja, apenas 17% ainda estão abertas.

No e-commerce não é diferente. Muitos empreendedores buscam se aventurar no mercado de vendas online, mas a falta de planejamento faz com que 20% tenham prejuízos e quase 30% apenas se paguem e não obtenham lucro.

Como se não bastasse esse ambiente hostil, que oferece muitos desafios aos empresários, estima-se que a cada cinco segundos acontecem tentativas de fraudes no e-commerce brasileiro. Em 2017, o índice de tentativas de golpes chegou a 3,03% do total de transações realizadas no comércio online — o que corresponde a uma transação fraudulenta a cada 33 realizadas.

Logo, administrar um e-commerce é tão desafiador quanto qualquer outro tipo de negócio. Requer métodos e ferramentas modernos e que facilitem as tomadas de decisões dos gestores, proporcionem processos sob medida, mensuração de resultados, entre outras variáveis que garantem o sucesso.

O que é um ERP para e-commerce?

É aí que um bom ERP para e-commerce é fundamental. Ele é um sistema integrado de gestão empresarial voltado para o controle da loja virtual e de toda a operação que a mantém ativa e gerando lucro.

Um ERP especializado em e-commerce é importante, pois há particularidades desse tipo de negócio que precisam ser contempladas. É o caso das integrações com plataformas de como Vtex, Tray, Magento, Rakuten, Fbits etc. Um ERP comum não atende a esse requisito.

Essa solução é, normalmente, composta pelos seguintes módulos: faturamento, financeiro, fiscal, logística, gerencial, compras, estoque e relacionamento. Com ela, é possível parametrizar uma sequência lógica de atividades de acordo com os processos definidos e otimizar a operação para que ela seja mais produtiva e lucrativa. E tudo é feito de maneira integrada, o que evita erros e retrabalhos.

Quais são os benefícios do ERP para e-commerce?

Entre as principais vantagens que um ERP para e-commerce pode oferecer, destacam-se as seguintes.

Reduz a redundância de dados e os erros

Com a integração proporcionada pelo ERP, as informações de pagamento, envio, pedidos e detalhes do cliente são tratadas de maneira coordenada, sem redundância e sem margem para erros.

Assim, é possível eliminar a necessidade de reinserir os dados. Por sua vez, isso ajuda a facilitar o trabalho dos profissionais da área administrativa, evita que eles errem e que precisem refazer suas atividades com frequência.

Diminui os custos da operação

Os dados em tempo real, que estão disponíveis no sistema ERP, permitem que os consumidores visualizem o status mais recente dos pedidos, o inventário disponível, além de despachar remessas com números de rastreamento.

Entradas de dados automatizadas ajudam a economizar em erros, retrabalho e ordem de saída. Todos esses benefícios ajudam a reduzir os custos operacionais.

Aumenta a produtividade interna

Os sistemas integrados desempenham um papel vital na simplificação de vários processos de negócios. Isso ajuda a diminuir o trabalho manual nos processos, o que torna tudo mais automatizado e produtivo.

Por exemplo, os pedidos são integrados ao sistema em tempo real e isso ajuda os usuários do ERP a rastreá-los instantaneamente. Assim, a integração reduz o ciclo de atendimento, o que é uma grande vantagem no ambiente concorrido das vendas online.

Reduz custos de inventário

Todas as informações sobre vendas na web aparecem no ERP imediatamente. Com base nessas transações, o inventário de itens também é atualizado. Assim, com informações atualizadas sobre estoques e vendas na web, um usuário de ERP pode planejar a compra de forma adequada, reduzindo assim os custos.

Aumenta a satisfação dos clientes

Com a facilidade de obter informações atualizadas sobre os produtos, detalhes de rastreamento de pedidos e de disponibilidade de inventário do sistema ERP, entre outras, é possível aumentar o nível de satisfação dos consumidores.

Isso porque é possível elevar a gestão a um nível de excelência e proporcionar uma boa experiência de compra — sem atrasos, sem surpresas desagradáveis e com respostas a poucos cliques.

Gera relatórios financeiros e gerenciais

Relatórios financeiros de vendas são gerados com facilidade no ERP para e-commerce. Ao integrar a loja virtual com o ERP, ele ajuda o negócio a produzir balancete, balanço, fluxo de caixa etc., o que dá a clareza exigida nas informações financeiras.

Melhora o controle do negócio

Ao integrar o comércio eletrônico com processos de negócios do ERP, os gestores elevam o controle de seus negócios, proporcionando ganhos competitivos.

Eles tornam suas rotinas administrativas mais orientadas por dados, conseguem fazer planejamentos de médio e longo prazo e tomam decisões embasadas e em tempo hábil.

Como escolher o melhor ERP para e-commerce?

Até aqui nós já entendemos o que é e que benefícios um ERP para e-commerce oferece. E você deve estar se perguntando: afinal de contas, por onde devo começar na hora de escolher esse sistema? Confira a seguir algumas dicas que podem ajudá-lo!

Avalie além do custo

A primeira pergunta do empresário em uma avaliação é “quanto custa?”. É claro que o custo do ERP é importante, mas não deve ser o primeiro item da avaliação, uma vez que estamos falando de uma tecnologia.

Um software integrado de gestão para a loja virtual deve ser fácil de usar, contemplar todos os processos do negócio e garantir total segurança da informação. É isso que precisa ser visto antes de tudo.

Verifique se o sistema é aderente ao seu e-commerce

Outro ponto importante na avaliação é a aderência que o sistema tem para o segmento no qual a loja virtual está inserida. É importante saber, por exemplo, se o ERP facilita a integração com a plataforma utilizada, para que possa automatizar a gestão dos clientes e os pedidos — o sistema da ONCLICK está integrado com as principais plataformas do país.

Esse ponto faz com que sua operação funcione adequadamente, pois após receber o pedido, o ERP o importa, recebe o cadastro do cliente e já dá sequência aos outros processos envolvendo o atendimento e entrega da mercadoria.

Veja como o sistema opera

O próximo ponto importante é se o ERP tem os processos de seu negócio já estabelecidos. Por exemplo, após receber o produto é necessário um processo de separação dessa mercadoria — por código de barras seria a forma mais segura—, assim é possível garantir que o produto vendido é o que vai para expedição e, por sua vez, para o faturamento e a entrega.

Um bom diferencial é uma integração com o SIGEP — que existe no sistema ONCLICK — que facilita o processo de expedição e coleta com os Correios. Assim o cliente acompanha, do faturamento até a entrega, o trânsito da mercadoria.

Certifique-se de que o sistema trata dos compromissos fiscais

Compromisso fiscal é um dos pontos de mais preocupação dos empresários brasileiros. O ERP para e-commerce precisa não somente atender a essas obrigações, mas também atender às legislações que envolvem o segmento da empresa, bem como as novas, uma vez que o governo brasileiro está sempre realizando modificações nessa área.

Um bom ERP para e-commerce é aquele no qual o fabricante garante total cobertura aos processos de gestão fiscal e tributária e também realiza as atualizações necessárias sempre que houver modificações governamentais.

Veja se o sistema facilita suas decisões

O relatório para tomada de decisão é mais um dos pontos importantes na hora de realizar uma avaliação de ERP para e-commerce.

Verifique, por exemplo, o quanto de informação o sistema pode trazer sobre o fluxo de caixa, as últimas compras com fornecedores e preços negociados, histórico de clientes e produtos, quantidade e custo desse estoque etc.

O ERP precisa ter essas informações de maneira sempre atualizada. E gerar relatórios de análise gerencial também precisa ser bem fácil. Afinal, é preciso tomar decisões rápidas e acertadas para não perder oportunidades.

Tenha certeza de que haverá suporte aos usuários

Também é fundamental ter a certeza de que o fabricante do ERP fornece um bom suporte aos usuários. Isso porque conforme o sistema é incorporado no dia a dia dos profissionais, eles podem ter dúvidas, cometer erros, etc. e precisam conseguir falar com o suporte de forma simples e rápida.

Uma maneira de saber como é o suporte prestado é conversar com os clientes da empresa desenvolvedora. Pergunte, por exemplo, como é o atendimento, em que horários os analistas estão disponíveis, se são cordiais e se resolvem os problemas em tempo hábil.

Faça testes antes de fechar contrato

Por fim, uma dica interessante é: teste o ERP para e-commerce antes de fechar contrato com o fornecedor. Isso poderá ajudá-lo a avaliar na prática o quanto o sistema é aderente ao seu negócio e vai evitar surpresas desagradáveis.

Se tudo estiver de acordo com o esperado, certifique-se de que o contrato é bom para ambas as partes. Leia todas as cláusulas e coloque seu time de TI à parte das obrigações e dos direitos da empresa com essa aquisição.

Como você viu, um ERP para e-commerce é um sistema que pode trazer inúmeros benefícios. Essa solução facilita a maioria dos desafios enfrentados pelo comércio online, pois oferece mais profissionalismo, simplifica processos, torna tudo mais profissional e orientado a resultados.

No entanto, é preciso ser criterioso na hora de escolhê-la, afinal, estamos falando de uma parceria de longo prazo — não se pode trocar de sistema com a mesma facilidade que se troca um equipamento qualquer.

A escolha de um fornecedor bem estabelecido no mercado é fundamental. Isso porque, hoje, há muitas opções disponíveis, e é cada dia mais difícil separar o joio do trigo. Esperamos que as dicas que trouxemos aqui lhe ajudem a fazer a melhor escolha!

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