Soluções fiscais de PDV: o que você precisa saber?

O ponto de venda (PDV) é onde a experiência de compra se efetiva. Entretanto, nem sempre foi assim, ele já funcionou como um simples interlocutor entre o fabricante e o consumidor. Atualmente, o local é visto muitas vezes como o principal atributo de uma loja ou um ambiente de vendas bem-sucedido.

Quanto às soluções fiscais de PDV, existem algumas opções, como: a nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e), o Sistema Autenticador e Transmissor (SAT), o emissor de cupom fiscal (ECF), o Cupom fiscal eletrônico (CF-e) e o Módulo Fiscal Eletrônico (MFE-SAT). Suas obrigações variam conforme o estado em que a loja está.

Quer saber quais soluções fiscais de PDV são mais adequadas ao seu negócio e qual adotar? Então, continue lendo este artigo e tire suas dúvidas!

Como saber quais soluções fiscais de PDV são adequadas?

As organizações devem estar atentas às mudanças de legislação, mesmo que já tenham uma solução fiscal implantada. Isso porque pode haver alguma necessidade de alteração na infraestrutura: se, por exemplo, a companhia usa o ECF (que não requer conexão à internet) e tiver de mudar para a NFC-e, terá que providenciar o acesso à web.

Com o avanço tecnológico, a legislação tem de se adaptar às inovações. Então, a obrigatoriedade de manter em arquivo os documentos fiscais emitidos e recebidos por cinco anos ainda é válida, mas agora o armazenamento é feito de forma digital (em computadores locais ou na nuvem) em vez de física.

Vale lembrar que, independentemente das soluções fiscais de PDV, todas as informações das transações comerciais chegam à Receita Federal do Brasil (RFB) de alguma forma — em tempo real ou por meio de envio posterior. Portanto, não há como escapar das penalidades em caso de divergências.

Além de facilitar a busca por arquivos quando necessário, esse tipo de sistema elimina a necessidade de imprimir documentos e ter espaço físico para guardá-los. Vale lembrar, porém, que o volume de informações cresce constantemente e, por isso, é importante garantir sua segurança.

A melhor forma de fazer isso é contratar uma empresa especializada no gerenciamento de dados. Manter as informações em uma máquina na própria empresa pode aumentar as chances de perdas por panes, acidentes, furtos, roubos, ataques, e assim por diante.

O que é o ECF?

O ECF é uma das soluções fiscais de PDV responsáveis por emitir os documentos originados das transações comerciais realizadas pela empresa. Assim, a impressão é feita por meio da integração do equipamento ao sistema responsável pela transmissão e coleta de dados, conhecido como Programa Aplicativo Fiscal (PAF).

O Emissor de Cupom Fiscal não precisa de nenhuma conexão à internet para realizar o armazenamento de informações sobre as transações realizadas. Esse processo é feito por meio do PAF ou por um software de gestão usado pela empresa.

O que é o MFE?

Essa é uma das soluções fiscais de PDV que foi desenvolvida especialmente como um meio funcional para atender à legislação sobre as novas regras de emissão dos cupons fiscais eletrônicos. Assim, o MFE que opera com algumas especificações próprias do estado do Ceará, servindo como substituto para o uso do Cupom Fiscal em ECF.

Ele funciona de forma semelhante ao equipamento SAT — que é usado no estado de São Paulo, porém conta com algumas particularidades exigidas pela SEFAS/CE, como: bateria, GPS e GPRS para conexão à internet com o uso de chip 3G e 4G.

Assim, ele tem a responsabilidade pelo recebimento das informações emitidas pelos documentos fiscais por meio do Aplicativo Comercial, além de consistir e assinar os arquivos gerados para envio posterior dos dados para a SEFAZ.

Dessa forma, o MFE dispensa a necessidade de utilização de ECF para realizar a impressão dos documentos, possibilitando que os PDV que utilizam esse equipamento cessem seu uso e passem a utilizar uma impressora não fiscal para realizar o procedimento de vendas.

O que é o CF-e?

O CF-e trata-se de um documento digital que tem como principal função a substituição sobre o cupom convencional do ECF. Seu objetivo é comprovar as realizações comerciadas, servindo como uma solução fiscal de PDV para as empresas. Dessa forma, o cupom consegue passar pela autorização do FISCO, além de ter a assinatura digital do contribuinte validada.

Com o auxílio da tecnologia, a grande maioria das empresas no mercado fornece meios digitais para enviar os comprovantes de vendas aos seus clientes, por exemplo, a NF-e. Assim, o CF-e possibilita suprir essa demanda, servindo como substituto do ECF.

Dessa forma, é possível economizar no consumo de papel. Isso porque, por ser um sistema baseado na transmissão virtual do documento, é possível eliminar a necessidade da impressão do comprovante. Além disso, ele auxilia na redução de penalidades sobre o processo de emissão de notas.

Outro ponto de destaque do CF-e é que ele torna os processos de vendas mais ágeis, possibilitando finalizar uma venda significantemente mais rápido. Também, por ser uma atividade virtual, reduz a ocorrência de problemas causados pela interferência humana, possibilitando corrigi-los sempre que necessário.

Esse é o caso de erros de digitação, por exemplo. Com o processo de emissão tradicional, essa reparação pode causar muitas dores de cabeça e até mesmo prejuízos à empresa.

O que é o SAT?

Como forma de auxiliar as soluções fiscais de PDV, o SAT — que é um equipamento homologado pelo FISCO — tem como função a geração e autenticação do CF-e. Portanto, é possível integrá-lo aos softwares usados pela empresa, sendo o responsável pela transmissão de informações sobre as vendas para a Secretaria da Fazenda, possibilitando que o processo de compra seja finalizado.

É importante ressaltar que o SAT não é um documento, e sim apenas um equipamento usado para emitir os cupons fiscais eletrônicos. Por isso, para que ele funcione corretamente, é necessário que ele seja homologado com os programas usados para emitir as notas, operando exclusivamente no estado de São Paulo.

Quem são os partícipes do modelo operacional do MFE?

Para que essa solução fiscal opere corretamente, existem alguns partícipes que possibilitam seu funcionamento desde a fabricação até a conclusão do processo de vendas com os consumidores.

Fabricante

O fabricante é responsável por uma série de processos que possibilitam às empresas utilizar o modelo operacional do MFE corretamente. Com isso, o equipamento é submetido a um processo de homologação seguindo as especificações técnicas de requisitos SAT e CF-e. Após, o modelo é levado para que seja homologado para o funcionamento no estado do Ceará, validando os requisitos adicionais que são exigidos para seu funcionamento.

Órgãos técnicos

Os órgãos técnicos são as empresas que detêm a responsabilidade por desenvolver e disponibilizar aplicativos comerciais e os programas de gestão para o uso nos PDV pela empresa. Eles possibilitam realizar a comunicação com o MFE usando um integrador fiscal da SEFAZ.

SEFAZ

A SEFAZ é o FISCO que detém a responsabilidade sobre o controle dos números de série emitidos nos MFE disponibilizados pelos fabricantes do equipamento. Assim, o Módulo Fiscal Eletrônico é utilizado pelo contribuinte para que ele consiga gerar com sucesso os CF-e’s e os transmite para que o partícipe responsável e conclua o processo de vendas dentro das legalidades da legislação.

Contribuinte

O contribuinte é o partícipe responsável pela emissão das CF-e’s. Por isso, ele deve cumprir com todas as exigências legais, como a guarda e a transmissão dos documentos para o FISCO.

Consumidor

Por último, temos o consumidor. Ele é quem adquire a mercadoria ou a prestação de serviço oferecido pela empresa. Portanto, o contribuinte deve disponibilizar um documento auxiliar — conhecido como extrato do CF-e — representando todas as operações realizadas no PDV.

Quais são as diferenças do modelo MFE para o ECF?

Como o modelo de ECF não requer uma conexão à internet para armazenar os dados sobre as transações comerciais do PDV, ele necessita de uma intervenção técnica para repassar essas informações para a SEFAZ.

Dessa forma, o MFE se diferencia, já que ele possibilita usar programas de gestão para realizar todo esse processo, salvando tempo para os empreendedores na hora de repassar as suas vendas. Além disso, ele ainda dispensa a necessidade de uma impressora fiscal e reduz as obrigações acessórias como: leitura X, Z e mapa resumo.

Qual é a importância de respeitar a legislação?

Acompanhar as atualizações da legislação ajuda as companhias a se manterem longe de problemas. Afinal, a fiscalização é cada vez mais presente e as estratégias para garantir o cumprimento dessas obrigatoriedades por parte dos estabelecimentos são constantemente aprimoradas.

Para não sofrerem sanções legais, é essencial que as companhias se certifiquem de que estão atualizadas em relação às novidades da legislação no PDV sempre que as leis passarem por modificações. As normas cada vez mais abrangentes e a fiscalização constante exigem profissionalismo das organizações.

Nos estados em que o uso do ECF é obrigatório, as normas determinam que as alterações ou implementações não podem ir contra o que ele estabelece. Isso atrapalha as rotinas operacionais, já que, apesar de ser uma lei nacional, há diferenças entre os estados — e elas devem ser previstas nas ferramentas da área.

É comum que as soluções tenham muitas rotinas preparadas exclusivamente para atender à legislação. Por isso, esses softwares são muito mais pesados do que o ideal, já que requerem uma instalação local com banco de dados e informações redundantes para atender às exigências da RFB.

Cadastro e conexão com a internet

A empresa deve se cadastrar e registrar as versões do software em cada um dos estados em que tiver usuários. Se a solução adotada não estiver registrada em alguma das unidades federativas onde a companhia atua, tanto o empreendimento quanto o desenvolvedor do software ficam sujeitos a penalidades.

Já nos estados obrigados a usar o SAT ou a NFC-e, a empresa deve ter uma conexão estável com a internet, além de obedecer à legislação. Apesar disso, o uso dessa ferramenta não afeta os procedimentos operacionais e envolve uma operação mais simples, pois estabelece a conexão em tempo real com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Assim como informações precisas são a base do sucesso na administração de um empreendimento, a RFB requer dados de qualidade. Por isso, são cada vez mais comuns as diligências para confrontar transações e detectar movimentações suspeitas: assim, a RFB pode comparar as informações de todos os envolvidos nos processos.

Por que automatizar o PDV?

Ainda não há pressão da RFB para que seja feita a automação do PDV. Entretanto, a necessidade de se adaptar à legislação e fazer um gerenciamento adequado da companhia leva, inevitavelmente, à adoção de soluções fiscais de PDV automatizadas.

Dessa forma, a companhia troca a informalidade dos processos por controles que podem garantir o crescimento da empresa e o alcance de seus resultados. É essencial, entretanto, evitar soluções paliativas, que não estejam completamente adequadas à legislação.

Além disso, é importante ter em mente que a legislação prevê a responsabilidade solidária — ou seja: os agentes respondem em conjunto pelas irregularidades. Assim, o contribuinte (a empresa), o contador e a desenvolvedora do software são corresponsáveis em casos de sonegação fiscal.

Lei 8.137/199

Apesar de haver uma legislação específica para cada estado, a Lei Federal nº 8.137/1990 define os crimes contra a ordem tributária e está acima de todas elas. Seu Art. 2º, inciso V, diz que “utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública” pode levar à pena de detenção e multa.

Então, assim como as fornecedoras de softwares não devem deixar brechas no programa para facilitar a vida do usuário, a companhia que as contrata precisa exigir um sistema consistente, que impeça divergências. Apostar em um programa que aceita tudo não é a melhor solução.

Pronto! Agora você já sabe tudo o que precisa sobre as soluções fiscais de PDV! Portanto, procure sempre contar com parceiros especializados na hora de contar com as ferramentas certas para seu negócio. A ONCLICK é uma empresa de tecnologia com foco no desenvolvimento de soluções empresariais. Nossa plataforma oferece as melhoras ferramentas de gestão empresarial, uma fábrica de software com projetos sob demanda e uma consultoria que oferece soluções de inteligência e gestão essenciais a seu negócio!

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