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O custo por pedido muda conforme a operação cresce. Ele permanece invisível no começo e depois domina a conversa de margem. Portanto, vale entender em que ponto a curva vira.
Essa virada tem hora marcada em quase toda loja. Ela aparece quando o volume passa de algumas dezenas por dia. A partir dali, o improviso sai caro.
Dez pedidos por dia
Nesse estágio, quase tudo funciona. O dono acompanha cada venda e conhece o estoque de cor. Assim, o erro raramente acontece.
A planilha dá conta do controle. Além disso, o atraso pontual é resolvido com uma ligação. Logo, nenhum sistema parece necessário.
Cinquenta pedidos por dia
Aqui a operação começa a engasgar. O volume ainda cabe no processo manual, porém exige mais gente. Normalmente, a empresa contrata duas pessoas para segurar o ritmo.
Essa solução funciona por alguns meses. Contudo, ela resolve sintoma e não causa. Em seguida, o mesmo problema volta com volume maior.
Nessa faixa, a planilha começa a falhar. Duas pessoas editam o mesmo arquivo e o número se perde. Consequentemente, o estoque deixa de refletir a realidade.
Quinhentos pedidos por dia
Agora a conta muda de patamar. Se a resposta continuar sendo contratar gente, o erro vira bola de neve. E cada erro custa frete, imposto e reputação.
Nesse volume, a operação precisa de processo amarrado em tecnologia. Do contrário, o custo cresce mais rápido do que a receita. Dessa forma, a loja vende mais e ganha menos.
Quer descobrir em qual estágio a sua operação está?
Custo por pedido que ninguém soma
- Frete de reenvio e de logística reversa
- Imposto sobre nota cancelada
- Horas de atendimento por chamado evitável
- Perda de exposição no marketplace
- Passivo trabalhista de uma equipe que só cresce
Esses itens aparecem espalhados no resultado. Por isso, poucas empresas enxergam o total. Ainda assim, somados, eles superam o valor de qualquer sistema.
A comparação que engana
Existe uma armadilha clássica na escolha de software. A empresa compara apenas a mensalidade de cada opção. Depois, escolhe a alternativa mais barata da lista.
O problema aparece na equipe necessária para operar. Um sistema simples pode exigir dez pessoas fazendo tarefas manuais. Enquanto isso, um processo automatizado roda com três.
Portanto, a conta certa soma mensalidade, folha e erro operacional. Quando esses três entram na planilha, a decisão costuma mudar. Em resumo, o barato ganha na proposta e perde no ano.
Onde o erro operacional aparece na margem
Cada pedido enviado errado consome três fretes. O envio original, a coleta reversa e o reenvio correto. Portanto, uma venda de ticket baixo pode terminar no prejuízo.
Existe ainda o efeito no estoque. O item devolvido leva dias para voltar à prateleira. Enquanto isso, a loja deixa de vender algo que já tem em casa.
Some a isso o tempo do atendimento. Cada caso ocupa uma pessoa por vários minutos. Dessa forma, o custo se espalha por áreas que não aparecem no cálculo inicial.
Quando o produto é customizado
Operações com produto sob medida sentem o erro de forma ainda mais dura. Uma informação perdida entre o pedido e a produção gera peça inutilizável. Depois, a empresa precisa encontrar outro comprador para aquela medida exata.
Nesses casos, o prejuízo não se limita ao frete. Ele inclui matéria-prima, tempo de fábrica e espaço no estoque. Logo, o controle da informação vale tanto quanto o controle físico.
Como calcular o seu custo por pedido
Some o custo mensal da equipe envolvida na operação. Depois, acrescente frete extra, cancelamentos e mensalidade de sistema. Em seguida, divida o total pelo número de pedidos do mês.
Esse número vira a sua métrica principal. Acompanhe a evolução dele a cada trimestre. Assim, o crescimento passa a ser medido com margem, e não só com faturamento.
O sinal de alerta mais claro
Quando a receita cresce e o lucro fica parado, o custo por pedido está subindo. Esse é o momento de revisar o processo. Afinal, contratar mais gente só adia a conversa.
O que observar antes de contratar
Antes de abrir uma vaga, olhe para as exceções do dia. Conte quantos pedidos exigiram tratamento manual na última semana. Depois, veja quanto tempo cada um consumiu.
Esse levantamento costuma revelar o óbvio. Grande parte do esforço da equipe atende problemas evitáveis. Assim, automatizar rende mais do que contratar.
Como frear a curva
Comece automatizando a etapa com mais exceções. Normalmente, ela está na separação ou no faturamento. Depois, meça o efeito em quatro semanas.
Em seguida, avance para a etapa seguinte. Dessa forma, a mudança acontece sem parar a operação. Logo, o ganho financia o próximo passo.