Entenda a importância de um ERP que integra conciliação financeira

A manutenção de um fluxo de caixa eficiente é um dos pilares para o sucesso de qualquer empreendimento. Por meio desse controle, pode-se evitar que alguma surpresa coloque em risco a sua competitividade ou, até mesmo, a sobrevivência no mercado. O procedimento de conciliação financeira tem se mostrado extremamente importante para os setores contábil e financeiro das empresas. Mas como ele é feito? Existe alguma tecnologia que possa facilitar o seu desempenho?

Para esclarecer o assunto, neste post vamos abordar os principais detalhes para que você entenda de uma vez por todas o que é a conciliação financeira e qual a importância de um software ERP nesse processo. Siga a leitura e confira!

O que é conciliação financeira e por que ela é tão importante?

A conciliação financeira consiste no processo de validação das despesas, recebimentos e o saldo disponível nas contas bancárias da empresa, a ação de conferir se cada movimentação foi realizada de acordo com o previsto e se os resultados encontrados apresentam ou não divergências.

Para Enio Ciappa, diretor comercial da ONCLICK, trata-se de procedimento fundamental para todos os modelos de negócio, sobretudo aqueles que atuam com vendas, pois estão sujeitos a lidar com grande volume de transações.

Neste cenário, há uma grande necessidade de controle do fluxo de caixa, e valendo-se da conciliação é possível traçar um paralelo entre o saldo disponível, as despesas, os recebimentos, enfim, checar eventuais divergências nas movimentações de um período específico.

Quais passos devem ser seguidos para fazer uma conciliação financeira?

Organize as suas contas

O ponto de partida para uma gestão financeira eficiente é o desenvolvimento da cultura de prestação de contas em todos os níveis da companhia. Na prática, isso significa registrar diariamente todo o fluxo de entrada e saída de capital das contas bancárias da empresa.

Os detalhes são fundamentais para o controle das receitas e despesas, bem como para avaliar o panorama futuro da empresa, traçar novos planejamentos financeiros. Lembre-se de que, havendo mais de uma conta, as conciliações de cada uma devem ser individualizadas.

Examine os saldos

Outro fator indispensável a uma boa conciliação financeira é a etapa de verificação das contas, isto é, ter um controle interno dos saldos bancários iniciais e finais para que se possa verificar se eles estão em conformidade com os extratos fornecidos pela instituição.

Com o auxílio de um sistema ERP, é possível integrar esses dados para que eles sejam analisados e compartilhados com maior agilidade. O fato de automatizar tarefas leva a uma redução significativa no número de falhas. Logo, as informações fornecidas são mais seguras e propiciam a tomada de melhores decisões.

Verifique os históricos

Para que a experiência de integração bancária seja completa, é importante que se desenvolva o hábito de registrar todas as movimentações financeiras da empresa, com os respectivos documentos de comprovação.

Dessa forma, além de anotar o saldo bancário e as entradas e saídas de capital diariamente, é preciso guardar:

• recibos;
• notas fiscais;
• extratos de transferências e depósitos;
• comprovantes de pagamentos, entre outros.

Avalie os resultados

A etapa de avaliação de resultados é de suma importância para que a integração bancária do seu negócio seja bem-sucedida. É fundamental atualizar e conferir os saldos diariamente, pois esse cuidado permite identificar de maneira rápida erros de lançamento ou qualquer outro tipo de falha. Quando esse intervalo de verificação é mais espaçado, as chances de complicações são grandes.

Quais os benefícios de contar com um ERP para essa integração?

Os sistemas ERP são essenciais para as empresas que necessitam de um maior controle de — produção, contábil, fiscal, contas a pagar e créditos a receber, entrega de obrigações eletrônicas, enfim, de uma automação dos processos gerenciais.

Quando se investe em um bom software de gestão, a integração de processos também é facilitada. Isso ocorre por conta de as informações permanecerem reunidas em um ambiente único, disponíveis para toda a equipe. Além disso, os ERPs oferecem integrações com soluções de conectividade financeira, para garantir a obtenção de informações como:

Desse modo, a empresa não é beneficiada apenas com a redução de custos com documentos em papel — impressão, armazenamento —, pois sobrará tempo para os profissionais do setor financeiro se dedicarem a atividades que geram valor. Ao automatizar o trabalho de conciliação financeira, as divergências são constatadas e resolvidas com maior agilidade.

Isso porque, quando a conciliação é integrada ao ERP, ou seja, é feita de forma automatizada, ela elimina toda a burocracia de imprimir dos extratos bancários, separar as operações de um período específico e comparar as receitas e despesas, o processo se torna mais dinâmico, a checagem manual de cada valor se torna dispensável.

Quais diferenciais competitivos que essa integração traz para o setor varejista?

Segundo o diretor comercial Enio Ciappa, “o pagamento via meios eletrônicos representa quase 40% do total das transações nacionais”. De acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), em 2018, foram realizadas compras com cartões de crédito, débito e pré-pagos no valor de R$ 1,55 trilhão.

Os procedimentos dos cartões são bastante complexos, envolvem ações de captura, autorização, provisionamento e liquidação financeira dos recebíveis. Por essa razão, a falta de certificação dessa modalidade de venda pode gerar prejuízos enormes ao lojista.

Nesse contexto, é recorrente o surgimento de situações como débito duplicado, cobrança pelo uso de tecnologias não contratadas ou, ainda, hipóteses de aplicação indevida da taxa de administração. Além disso, ao não contar com um sistema de conciliação, os lojistas estão muito mais suscetíveis a fraudes.

Como o ERP da ONCLICK faz essa integração?

Na dinâmica do software da ONCLICK, o sistema de gestão da empresa é conectado aos bancos dos quais ela é cliente. É o primeiro passo da automatização do setor financeiro entre clientes e fornecedores. Sendo preciso realizar cobrança ou pagamento, uma solução EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) processa os documentos e os envia para o banco.

Entre as suas principais vantagens, temos a possibilidade de importação dos arquivos diretamente para o ERP das empresas envolvidas na transação, para fazer a conciliação, ou seja, a sincronização de dados entre todos os envolvidos.

A integração do ERP a uma solução de EDI viabiliza o intercâmbio automatizado de informações, de forma integrada aos processos da empresa, eliminando falhas de digitação manual e a falta do histórico de ações para controle no envio e recebimento de arquivos.

No ON.ERP são basicamente três integrações: recebimentos de títulos, pagamentos e cartão de crédito. Na parte de recebimentos e pagamentos, a integração ocorre por meio da troca de arquivos no padrão Febraban (CNAB 400 ou CNAB 240) para receber (remessa) e enviar (retorno).

Quais são os diferenciais do ERP ONCLICK?

No que diz respeito aos diferenciais do software da ONCLICK, Enio salienta que o ON.ERP é um sistema muito dinâmico, integrado com as mais importantes plataformas de e-commerce, gateways de pagamento, sistemas e operações logísticas, antifraude e bancários, além de apresentar todas as ferramentas necessárias para a gestão fiscal e contábil.

Outro ponto de destaque é o alcance das suas funcionalidades — ele atende diferentes tipos e portes de empresa, com muita praticidade, ações objetivas e uma interface altamente intuitiva.

A conciliação financeira é uma peça-chave para a boa gestão de um empreendimento, especialmente no setor lojista. E quando aliada a um sistema automatizado, a exemplo do ERP, os resultados são ainda mais significativos. A integração dos registros financeiros da empresa e instituição bancária permite que o gestor tenha uma visão global e segura de todos os compromissos, bem como uma melhor compreensão na forma de direcionar os seus recursos.

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