Como o sistema ERP impulsiona o crescimento de pequenas e médias empresas

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, a gestão de pequenas e médias empresas não se resume em simples processos burocráticos, quando comparada às grandes instituições. Para alcançar os objetivos organizacionais, no entanto, é preciso que as empresas invistam em boas práticas de gestão estratégica, de modo a possibilitar seu crescimento de forma sustentável em curto, médio e longo prazo.

É verdade que o volume de dados e o número de transações correspondem ao tamanho de suas atividades. Contudo, gerenciar um negócio para que ele apresente melhor desempenho e garanta resultados excelentes torna a rotina das PMEs tão complexa quanto nas grandes empresas. Afinal, toda organização deve ser mobilizada desde o planejamento, gestão de pessoas, marketing e vendas ao monitoramento de indicadores e muito mais.

A seguir, abordaremos os principais aspectos da rotina de uma PME. Explicaremos o que é a Gestão 360º, qual sua finalidade, a importância e os benefícios dessa estratégia. Esclareceremos também as principais dúvidas sobre o ERP 360º, seu funcionamento, vantagens e, por fim, o que se deve considerar na hora de implementar essa ferramenta em seu negócio. Boa leitura!

Como ser bem-sucedido em uma PME?

A gestão de pequenas e médias empresas é um processo muito importante. Empreendimentos desse porte contribuem com o giro da economia, afinal, as PMEs geram empregos e também pagam seus impostos. Por outro lado, administrar esse tipo de negócio impõe uma série de desafios, mesmo que sua realidade financeira e estrutural esteja muito distante das grandes organizações.

Mas, afinal, como negócios desse porte conseguem se destacar no mercado? O segredo para o sucesso organizacional passa diretamente pela forma em que uma empresa se organiza. Ou seja, a partir da adoção de estratégias de gestão empresarial é que se faz possível alcançar excelentes resultados. Confira, a seguir, alguns dos principais fatores determinantes para o sucesso na gestão da sua PME.

Planejamento estratégico

Elaborar um plano de ações é essencial para garantir o engajamento e o comprometimento de todos os funcionários. Nas empresas de pequeno porte, não tão raro, os colaboradores desempenham diferentes funções, o que dificulta em muito o alinhamento dos objetivos organizacionais. Por isso, é tão importante planejar as ações de todos os envolvidos para aumentar as chances de sucesso em seu negócio.

Gestão de pessoas

Empresas que investem em uma boa cultura organizacional promovem a sistematização das tomadas de decisões, causando impactos positivos na produtividade e na satisfação dos colaboradores. Como consequência, é possível colher bons resultados diante dos clientes, afinal de contas, manter equipes de trabalho envolvidas com os valores da empresa reflete no esforço dos colaboradores em produzir mais e melhor.

Marketing e vendas

O marketing é um componente indispensável para melhorar o posicionamento das marcas em sua área de atuação. A partir dessas estratégias de gestão de pequenas e médias empresas é possível fortalecer os diferenciais de produtos e serviços que são ofertados para o seu público-alvo. Outro aspecto positivo é a transformação das ações comerciais em processos mais eficientes.

Na medida em que os consumidores são atingidos por informações que despertam o interesse nas soluções da sua empresa, as vendas poderão crescer exponencialmente. Sendo assim, o departamento de marketing é responsável por atrair clientes em potencial a partir de informações que farão com que eles descubram suas necessidades por meio da produção de conteúdos estratégicos.

Acompanhamento dos negócios

Após estruturar o marketing e vendas é fundamental saber como andam os negócios, especialmente em relação aos gastos da empresa. Nesse momento, despesas que foram contraídas de forma desnecessária podem comprometer a saúde financeira do seu negócio, diminuindo lucros e até mesmo gerando prejuízos. Para contornar esse tipo de problema, é importante criar processos que reduzam os custos, mantendo seu monitoramento constante.

Gerenciamento de documentos

Embora a gestão de documentos seja uma tarefa ignorada por grande parte dos gestores e empreendedores, esse cuidado evita situações de risco fiscal e trabalhista. É fundamental lembrar que um volume muito grande de informações é gerado diariamente em uma empresa e esses dados constituem importantes diferenciais competitivos.

Nesse sentido, o risco de perda de dados cadastrais, contratos com clientes e fornecedores e até mesmo o registro de procedimentos internos é muito alto. Outro ponto desfavorável para a gestão ineficiente de documentos pode ser a exposição de informações sigilosas, o atraso na localização de papéis que demandam certa urgência e o aumento de custos operacionais.

Sendo assim, manter uma boa organização é fundamental para evitar prejuízos sérios, além de melhorar o fluxo de trabalho de todas as equipes. Ademais, a gestão documental é uma poderosa ferramenta estratégica, tendo em vista que ela garante o gerenciamento eficiente de informações relevantes, bem como a confidencialidade e a rastreabilidade indispensáveis para se destacar dos concorrentes.

Monitoramento de indicadores

Os indicadores são parâmetros essenciais na gestão empresarial, especialmente em relação à redução de custos e à gestão de processos de forma mais eficiente. Logo, dispor de informações concisas reflete com mais precisão no panorama da empresa, ou seja, permite enxergar os pontos fracos e propor soluções para eventuais problemas.

Tanto a lucratividade quanto o ticket médio e o retorno sobre investimento (ROI) são indicadores que demonstram a performance das operações garantindo a boa evolução financeira do seu negócio.

O que é gestão 360º?

As tomadas de decisões são cruciais para o desenvolvimento de qualquer negócio. Sendo assim, o modelo de gestão adotado deve oferecer informações completas e precisas de modo a promover o crescimento da empresa. Nesse ponto, existem gestores que direcionam os seus esforços para o cliente, enquanto outros consideram os processos internos essenciais aos bons resultados.

Nesse contexto, o modelo de Gestão 360º vem se destacando nos últimos anos, principalmente porque essa metodologia permite uma visão geral e mais completa de todos os setores da empresa. Como consequência, a ferramenta oferece melhores dados sobre tudo o que acontece, facilitando a tomada de decisões sobre aspectos indispensáveis na gestão empresarial.

O conceito de Gestão 360º está diretamente relacionado com a capacidade de obter uma visão panorâmica e profunda de uma empresa. Em outras palavras, por meio dele o empreendedor pode se conscientizar sobre o que acontece em todas as áreas do seu negócio a fim de se embasar em informações concretas para apoiar todo processo decisório.

Nesse sistema é preciso que haja a participação de um conjunto de profissionais responsáveis por cada departamento e que tenham um objetivo em comum: melhorar os resultados da empresa. Logo, a automação de processos de gerenciamento é uma ferramenta indispensável para analisar todas as informações necessárias.

Outro ponto importante é a gestão do tempo. Afinal, por meio dela é possível apontar indicadores de desempenho que nortearão as equipes de maneira mais eficiente, bem como promoverá o controle de atividades, aumentando o sucesso do seu negócio. Portanto, para ser 360º é necessário realizar o monitoramento e a análise de forma integrada tanto dos dados de processos internos quanto dos resultados.

Quais os benefícios dessa estratégia?

Uma metodologia de gestão integrada apresenta como principal vantagem o cumprimento dos objetivos organizacionais. Isso se dá pelo fato de que há uma integração de cada setor da empresa, levando em consideração as especificidades de suas atividades. Por outro lado, é possível observar benefícios que vão muito além de uma visão panorâmica do negócio. Confira, a seguir, as principais vantagens de uma Gestão 360º.

Um olhar mais abrangente

Até mesmo os processos pouco relevantes podem contribuir com o insucesso de uma organização. Contudo, na maioria dos casos, os gestores estão focados em um ponto específico e não conseguem enxergar todas as falhas. Nesse caso, investir na gestão 360º permite visualizar tudo o que acontece e identificar melhor os pontos fracos para propor soluções de modo a neutralizá-los e corrigi-los eficientemente.

Equipes que produzem bons resultados

A gestão do capital humano é um passo muito importante para obter excelentes resultados, afinal, toda organização é composta por pessoas. A alocação de profissionais qualificados nos lugares certos melhora o clima organizacional e gera consequências positivas para os resultados da empresa. Na visão sistêmica, por exemplo, é possível identificar conflitos, atividades que estão fora do cronograma e propor soluções para minimizar os problemas em sua origem.

Tendências antecipadas e novas oportunidades

Superar a concorrência é uma tarefa extremamente importante para se manter vivo em um mercado altamente competitivo. Nesse cenário, as empresas precisam estar à frente das demais, prevendo ameaças e identificando novas oportunidades no mercado externo. Por isso, o auxílio da gestão 360º é tão importante, já que permite criar estratégias inovadoras e artifícios para alcançar posições de destaque.

Processos de gestão mais eficientes

Utilizando o modelo de Gestão 360º é possível detectar problemas, identificar os pontos que limitam os processos e encontrar alternativas mais eficientes para resolver qualquer impasse. Com esse sistema, portanto, é possível garantir que os objetivos estipulados sejam de fato alcançados com maior agilidade, segurança e precisão.

Como aplicar a Gestão 360° no seu negócio?

O planejamento é parte muito importante para obter uma visão completa de qualquer negócio. Embora cada departamento de uma PME apresente objetivos próprios, é necessário o estabelecimento de metas genéricas que contemplem todas as equipes. Então, o primeiro passo para implementar o modelo de Gestão 360º é definir quais serão as estratégias adotadas e quais os objetivos em comum para os diferentes setores da empresa.

Para isso, deve haver a participação direta de um gestor com habilidades analíticas e que tenha acesso livre a todos os indicadores de desempenho e dados da empresa. Além disso, esse profissional deve ser capaz de identificar as principais falhas do negócio. O próximo passo é apresentar as mudanças necessárias para otimização dos processos e promover um melhor acompanhamento das novas ações.

Geralmente, esse novo modelo de gerenciamento se baseia no acompanhamento interativo de controle e melhoria contínua dos processos, mas com uma visão mais abrangente e integrada. Por outro lado, antes de aplicar a Gestão 360º é preciso contar com um sistema de gerenciamento de todos os setores, que permita o compartilhamento e o monitoramento das informações de modo seguro e eficiente.

O ideal é contar com um software de gestão integrada conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP). Essa é uma ferramenta muito útil, pois integra todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema. Assim, fica mais fácil na hora de acessar as informações como fluxo de caixa, cadastro de clientes, fornecedores, emissão de notas fiscais e diversos outros dados.

O que é o ERP 360º?

O sistema ERP 360º é uma ferramenta criada para permitir ao gestor empresarial fazer uma análise mais ampla do seu negócio. O objetivo dessa metodologia, que já conta com novas funcionalidades, é melhorar os resultados organizacionais, disponibilizando dados de forma mais ágil e efetiva para apoiar sua tomada de decisões na rotina diária da empresa.

Esses ERPs para gestão de negócios são compostos por módulos que devem se complementar entre si, originando um novo sistema único e centralizado. Essa divisão é uma forma de admitir a customização do ERP conforme as particularidades de cada setor, tipo de mercado e até mesmo em função das características do seu negócio.

Em outras palavras, o interessado deverá arcar apenas com os custos referentes aos recursos que serão utilizados em seu segmento. Isso acontece porque nem todas as empresas mostram as mesmas necessidades, uma vez que indústrias apresentam carências distintas de lojistas, por exemplo.

Em linhas gerais, é possível utilizá-lo no departamento financeiro e administrativo, para obter informações sobre contas a pagar e receber, fazer o gerenciamento do fluxo de caixa e demais análises financeiras pertinentes. Os módulos comercial, de manufatura e de suprimentos podem ser necessários para garantir uma gestão mais completa e eficiente, independentemente do segmento da sua empresa.

Como o ERP 360º funciona?

Esse tipo de tecnologia foi desenvolvido para contribuir com a evolução dos processos internos, englobando os setores administrativos do negócio até a entrega de resultados. Assim, todo o esforço para manter processos alinhados e bem estruturados é substituído por esse modelo de software, que é uma excelente base de dados segura e confiável.

Para ter acesso a informações atualizadas e em tempo real, basta que o gestor acesse o sistema a fim de ter controle sobre todo conteúdo contábil e fiscal. Além da economia de tempo — já que não será necessário realizar retrabalhos — o controle tributário pode ser feito de forma mais acertada, pois o ERP respeita as normas da legislação vigente.

Outro aspecto positivo desse sistema é sua flexibilidade e usabilidade intuitiva, pois contribui para o aumento da produtividade. Os ERPs para PMEs foram criados para melhorar a experiência dos usuários na gestão empresarial, permitindo que suas tarefas sejam executadas com maior facilidade e rapidez. Nesse quesito, é possível observar uma redução na tarefa de analisar dados valiosos para o seu negócio.

No passado, esse software dependia da instalação em um servidor da empresa. Contudo, a partir do surgimento de tecnologias híbridas se fez possível a utilização do sistema a distância, por meio de plataformas inteligentes de negócios. O sistema ERP funciona em nuvem, o que significa que ele pode ser acessado por computadores, tablets e smartphones, desde que eles estejam conectados a uma rede de internet.

Por fim, o vazamento de informações confidenciais, embora muito comum, tornou-se mais difícil de ocorrer como uso desse sistema. O software conta com avançados recursos de proteção de dados, uma vez que estes são processados, criptografados e podem ser considerados modernos sistemas de segurança que impedem o roubo de informações confidenciais.

Quais os benefícios do ERP 360º?

Agora que você já sabe o que é e como funciona o ERP 360º, está na hora de conhecer as principais vantagens e benefícios de contar com esse tipo de software em seu negócio.

Permite o compartilhamento de informações

Adotar o sistema de um ERP em sua empresa poderá fornecer informações valiosas para todos os departamentos de sua PME ou um gestor em específico da sua equipe. Em linhas gerais, cada setor de pequenas empresas erá um sistema próprio para analisar informações e controlar processos. Entretanto, em determinados momentos a desintegração pode dificultar o alinhamento dos objetivos em comum.

Portanto, superar todas as etapas de implantação de um ERP elimina a necessidade de retrabalhos com a introdução de informações ou a análise de dados oriundos de diversos setores. Nesse sentido, o seu negócio passará a ser mais produtivo, acelerando os processos e eliminando tarefas desnecessárias e, consequentemente, haverá uma gestão mais uniforme.

Automatiza os processos internos

O retrabalho é um dos principais problemas enfrentados por uma gestão que não prioriza a estruturação de suas atividades diárias. Esse fato compromete a produtividade e impacta diretamente no sucesso do negócio.

Por outro lado, ao empregar o sistema de gestão integrada, problemas como esses serão evitados. Outro ponto positivo é que dessa forma os colaboradores passarão a seguir as indicações do sistema, independentemente de conhecer ou não os processos.

Descomplica a gestão

A divisão em módulos, conforme explicado anteriormente, facilita a gestão dos recursos disponíveis e reduz o tempo empregado nas tarefas de caráter operacional. Com essa ferramenta é possível dar adeus aos métodos manuais de trabalho como o uso de planilhas. As informações centralizadas em uma única ferramenta permitem que a gestão da empresa seja mais simples e eficiente, reduzindo falhas e potencializando resultados.

Opera em conformidade com a legislação

Os softwares de gestão devem operar em conformidade com a legislação vigente no país. O sistema ERP atende as normas de cada setor de atuação bem como respeita as diretrizes específicas de acordo com a atividade da empresa. Essa é uma vantagem muito importante, uma vez que as organizações não precisam se preocupar com o Fisco e têm as atividades tributárias consideravelmente reduzidas.

Vale destacar que as modificações na legislação, além da crescente exigência do governo, têm forçado as empresas a abandonarem modelos ultrapassados de gestão. Em outras palavras, os tradicionais modelos de controle compostos por planilhas estão sendo substituídos por sistemas modernos com mais rapidez.

Melhora o controle de prazos

A alta competitividade do mercado fez com que as empresas se adequassem às diversas exigências para se manterem vivas. Diante disso, é comum que muitas organizações estejam operando sempre em sua capacidade financeira máxima para arcar com todas as despesas. Vale destacar que os custos com tributos, taxas e operações de crédito comprometem consideravelmente o fluxo de caixa.

Não tão raro, algumas obrigações deixam de ser cumpridas dentro do prazo de vencimento, o que torna um fator agravante para a gestão do negócio. Por outro lado, um software de gestão é capaz de reduzir esse tipo de ocorrência, afinal, o próprio sistema oferece recursos com avisos sobre prazos e obrigações a serem cumpridas. Assim, o gestor tem tempo hábil para se programar e controlar melhor o seu fluxo de caixa.

Reduz os custos da empresa

O sistema ERP é uma novidade tecnológica essencial para a gestão empresarial. Embora sua aquisição incorra em custos para organização, suas funcionalidades oferecem soluções completas para o negócio, contribuindo, inclusive, para gerir melhor os recursos e reduzir gastos desnecessários. A economia gerada em médio e longo prazo é considerada um excelente diferencial competitivo.

A partir de um software de gestão é possível conter gastos desde as tarefas mais simples, como a redução de desperdícios de material de escritório, até a economia com contratação de pessoal, por exemplo. Esse tipo de sistema também é útil na padronização de processos, gerando uma economia de tempo e uso de colaboradores para analisar e revisar centenas de informações — o que culminaria em um custo elevado com horas extras.

Entender esse conceito é muito importante para uma gestão de pequenas e médias empresas com mais eficiência. Um sistema ERP 360º oferece uma visão sistêmica, o que torna o processo de gestão mais satisfatório com a economia de tempo e recursos. Além disso, a visão do empreendedor sofre um impacto positivo muito grande, uma vez que ele enxerga de forma ampla todos os setores da empresa e toma decisões apoiadas em dados reais.

O ERP tem um papel muito importante no suporte do crescimento de negócios. Afinal, empresas bem geridas apresentam maior potencial de evolução por não estarem presas às rotinas manuais.

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