Redação ONCLICK 
A modernização dos processos internos impôs às empresas a necessidade de lidar com um fluxo muito maior de informações. Nesse cenário, o gerenciamento preciso de dados se torna uma competência cada vez mais exigida para o alcance de resultados positivos, sobretudo em um mercado tão competitivo.
Pois bem, você sabe o que é ERP, e o motivo desse recurso receber tanta atenção na atualidade? Diante da relevância do tema, elaboramos este guia para que você entenda o que deve ser considerado antes de contratar esse tipo de recurso. Continue a leitura do artigo e descubra!
O que é um ERP?
O Enterprise Resource Planning (ERP), ou sistema de gestão integrada, como é conhecido no português, nada mais é do que um software que proporciona o gerenciamento automatizado dos processos departamentais de uma empresa. Com essa ferramenta, todas as informações geradas pela atividade são centralizadas em uma única plataforma.
Assim, os gestores têm uma percepção muito mais ampla do seu negócio — tudo que acontece é atualizado em tempo real, sem erros ou problemas de duplicidade. Portanto, o sistema serve para monitorar as estatísticas de cada área do negócio, de modo a assegurar uma tomada de decisões mais objetiva.
Como ele funciona?
As funcionalidades do ERP são baseadas em módulos relacionados a cada área atuação que se deseja inserir no sistema. Dessa forma, se a intenção é automatizar o setor de estoque, vendas, atendimento ao cliente, financeiro, RH, compras —, haverá um módulo próprio para cada uma delas, e depois eles são interligados para viabilizar o fluxo de informações de uma área para outra.
Os dados armazenados em um espaço específico, o que na maioria das vezes é utilizada a tecnologia da nuvem, pois, além de mais segura, é uma ferramenta que traz agilidade no acesso. E à medida que o sistema vai sendo alimentado, mais benefícios ele será capaz de gerar para o empreendimento.
De maneira bem simples, podemos ilustrar o funcionamento de um ERP com o exemplo de uma venda. Quando o software é integrado à rotina operacional da empresa, a partir do momento em que um cliente faz a compra do produto “X”, imediatamente o sistema dá baixa daquele item no estoque, informa os detalhes da transação para o financeiro, emite a nota fiscal, faz os registros contábeis necessários e emite relatórios.
Enfim, ele permite o acompanhamento de todo o fluxo operacional da empresa, e, com base nessas informações, dá um melhor direcionamento sobre quais as próximas ações que deverão ser tomadas.
Quais são os benefícios para a gestão do negócio?
Um sistema de gestão automatizada apresenta como principal benefício a integração dos dados de cada setor da empresa, levando em consideração suas respectivas atividades. Mas as funções e resultados que o software proporciona vão muito além da reunião de informações em uma única plataforma. Vejamos as principais vantagens de um ERP.
Redução de custos
O uso do sistema ERP tem como um dos seus principais reflexos a otimização de custos em todos os departamentos da empresa. Isso porque, ao automatizar uma série de tarefas, sua rotina de funcionamento ganha em ações mais eficazes, de modo a permitir que os talentos sejam liberados de tarefas burocráticas e repetitivas, e se dediquem a atividades mais relevantes, que gerem valor aos clientes.
Ao contrário do que muitos podem imaginar, reduzir despesas não significa simplesmente cortar gastos, é preciso uma gestão inteligente dos recursos que se tem em mãos. Nesse sentido, pequenos detalhes que fazem toda a diferença, e o ERP vai auxiliar em aspectos como:
- redução de falhas e retrabalho;
- redução do desperdício de materiais;
- colaboradores alinhados com o planejamento estratégico da empresa;
- eficiência no controle de estoque;
- aproveitamento de melhores oportunidades de negociação etc.
Os softwares ERP exercem um papel fundamental no alcance do objetivo de encontrar várias formas de eliminar gargalos no orçamento, sem ter que abrir mão da sua estrutura empresarial ou cortar investimentos.
Padronização de processos
Outra característica marcante do sistema ERP é a integração de todos os procedimentos em uma única plataforma, isto é, a padronização. Com isso, o diálogo interno naturalmente é aprimorado, tornando o compartilhamento de informações mais eficiente e seguro.
Ao adotar a mesma referência para o cumprimento das atividades e nas interações, a performance da equipe é aperfeiçoada como um todo, não há discrepância entre departamentos, os profissionais se alinham com um modo de atuação padronizado.
Economia de tempo
A inteligência operacional no ERP é sinônimo de automatização de processos. Portanto, a partir da sua implementação, a rotina empresarial ganha agilidade e precisão. Enfim, são geradas inúmeras facilidades considerando que a parte burocrática e repetitiva da atividade passa a ser controlada pelo sistema.
Por essa razão, a economia de tempo se destaca como uma das grandes vantagens do investimento nesse tipo de programa. O fato de reunir todas as informações do empreendimento em um único local proporciona maior fluidez entre os setores.
Ademais, a otimização de tempo interfere diretamente no aumento da produtividade dos gestores e colaboradores. A lógica é que, quanto maior a velocidade na execução das tarefas ou tomadas de decisão, maior o rendimento da equipe e a lucratividade da empresa.
Segurança
Com as tecnologias cada vez mais presentes no cenário empresarial, usufruir de todas as facilidades ofertadas também impõe a adoção de medidas de segurança para os registros da organização. Afinal, os ambientes virtuais oferecem muitos perigos aos quais as organizações não podem ser expostas.
Assim sendo, os recursos de segurança da informação do ERP são de fundamental importância para salvaguardar os dados da empresa. A função desses mecanismos é controlar o tráfego de informações entre as estações de trabalho e a rede de forma completa.
Nesse contexto, as ferramentas de segurança da informação são essenciais para viabilizar o trabalho do ERP com as soluções de armazenamento em nuvem. Ademais, também permitem a restrição de determinados registros — criação de perfis de usuários para limitar o acesso para determinadas pessoas a informações específicas.
Criação de estratégias
Outro benefício dos softwares ERP que merece destaque é a elaboração de um planejamento estratégico eficiente. Graças à leitura correta do panorama da organização promovida pelo sistema, não é apenas o funcionamento cotidiano e as decisões imediatas que são potencializados.
Dessa forma, a identificação dos pontos que carecem de melhorias e formas ideais para introduzir as mudanças também ganham novos contornos. O amplo domínio de informações assegura:
- a identificação dos pontos fortes e fracos;
- a percepção de boas oportunidades;
- a mensuração de resultados, entre outras vantagens.
O objetivo é que, independentemente das causas que estejam atrapalhando a competitividade da empresa — produtividade dos funcionários, fornecedores, atendimento aos clientes, comunicação interna ou externa —, o ERP vai auxiliar a traçar as estratégias mais adequadas para cada situação.
Decisões eficientes
Dentre os benefícios de um software ERP para os empreendimentos, não podemos deixar de mencionar a base sólida de informações que o programa disponibiliza para os gestores embasarem suas decisões — além de manter informações precisas sobre cada área, a ferramenta ainda gera relatórios atualizados, garantido a capacidade de avaliar tudo que se passa com o empreendimento de forma ágil.
Em vista disso, os erros de gestão são reduzidos e, consequentemente, a empresa ganha competitividade e consegue se posicionar entre os melhores players do mercado, pois teve condições de fazer as escolhas certas, no momento mais apropriado.
Quais os tipos de ERP disponíveis?
Uma vez entendido o que é ERP e como ele pode somar forças para o alcance dos resultados desejados por uma organização, é importante conhecer os diferentes modelos existentes no mercado para investir na alternativa mais adequada para as características do seu negócio. Vejamos a seguir os tipos de ERP disponíveis.
ERP on premise
O ERP on premise, também denominado de ERP local, é um tipo de ferramenta que requer sua instalação no hardware e nos servidores da empresa. Além disso, ele depende de uma equipe especializada em TI para administrá-lo.
Por esse motivo, a implantação do modelo on premise implica em outros custos além das despesas com a compra da licença de uso — é preciso construir uma infraestrutura de hardware e servidores, contratação de profissionais especializados etc.
ERP open source
Open source são os softwares que não têm custos na aquisição de licenças. As funcionalidades do programa são disponibilizadas por meio de código aberto. Todavia, as etapas de implantação e gestão requerem apoio e mão de obra especializada.
ERP de nicho
O ERP de nicho diz respeito à ferramenta desenvolvida para uma finalidade específica, ou seja, o software é estruturado para atender a um segmento de mercado próprio. Assim, tais ERPs costumam ser menos flexíveis — é um modelo que já vem pronto para determinados setores.
ERP gratuito
Trata-se do sistema mais simples que o gestor vai encontrar no mercado, com poucas alternativas de personalização e funcionalidades limitadas. Por isso, os ERPs gratuitos, geralmente, são ferramentas úteis para pequenos negócios, porém, com o crescimento das operações, acabam se tornando obsoletas.
ERP de baixo custo
Por ERP de baixo custo podemos entender os sistemas que são bem próximos dos softwares gratuitos. Eles são amigáveis, de fácil manuseio, porém com várias limitações; visam o atendimento de empresas com baixa complexidade ou empreendimentos que estão começando no mercado.
Ao apostar nessa alternativa, é bem provável que em algum momento haja a necessidade de investir em outro ERP.
ERP em nuvem
O ERP em nuvem é o sistema em que o armazenamento de dados fica hospedado no ambiente virtual de um servidor fornecedor, isto é, na nuvem. Ele funciona no modelo SaaS (Software as a Service), e normalmente são disponibilizados como um serviço de assinatura.
A sua grande vantagem é que as informações podem ser acessadas remotamente, bastando ter um serviço de internet funcionando, sendo o fornecedor responsável pelo suporte e pela gestão do software.
Quais são os principais módulos?
Definir qual é a solução adequada não é uma tarefa simples, depende bastante das peculiaridades de cada negócio. Temos, por exemplo, ERP de vendas; ERP financeiro; ERP para atendimento ao cliente; ERP para PME; ERP para e-commerce.
Por isso, as funcionalidades implementadas para um tipo de empreendimento não necessariamente serão úteis para outros; e os módulos são os responsáveis por essa capacidade de personalização. Conheça os principais deles:
- controle de estoque;
- logística;
- contabilidade;
- business intelligence;
- processos;
- fluxo de caixa;
- faturamento;
- emissão de notas fiscais.
Como escolher o melhor sistema para sua empresa?
Após conhecer todas as funcionalidades e as vantagens de um ERP, é hora de analisar as opções existentes no mercado. Nesse contexto, você vai encontrar os mais variados tipos de oferta, inclusive muitos empreendedores têm dúvida entre apostar no ERP ou no CRM. Por isso é tão importante dar atenção aos sistemas que prometem resultados extraordinariamente acima da média.
Além disso, quando o preço é muito baixo e a implementação rápida, geralmente eles apresentam poucas funções — com pacotes voltados para atender a todos os tipos de negócios ou com ferramentas adicionais para serem adquiridas no momento da implantação. Acompanhe algumas dicas que podem facilitar a sua decisão.
Defina as necessidades do negócio
A escolha de um bom sistema ERP tem como ponto de partida a autoavaliação da empresa, isto é, ter plena consciência de quais são as suas “dores”, as necessidades que justificam esse tipo de investimento, as carências a serem preenchidas e os resultados que se pretende alcançar com essa estratégia.
Para tanto, o gestor deve revisar cada processo e característica do seu negócio, verificar os pontos que vale a pena automatizar, enfim, definir as atividades a serem otimizadas com o sistema. Com base nessas informações, fica mais fácil compreender se o software atende ou não as peculiaridades da empresa.
Verifique o domínio do fornecedor sobre a ferramenta
Quando avaliamos o investimento em novos recursos, é importante ter em mente que a qualidade do produto ou serviço não é o único aspecto que determina se ele é bom ou ruim. O segredo não é apenas adquirir as melhores ferramentas, mas também ter um atendimento satisfatório, um suporte para tirar dúvidas e ensinar os usuários sobre como explorar as funções do sistema.
Portanto, lembre-se de sempre de avaliar o know-how que esse fornecedor tem dentro do segmento, a fim de garantir a melhor experiência possível. A dica nesse caso é procurar referências dessa empresa, sobretudo com empreendimentos similares ao seu.
Nesse momento, o que está em jogo são os cases de sucesso desse fornecedor e a credibilidade da marca no mercado. Faça um bom trabalho de pesquisa para evitar prejuízos e maiores problemas no futuro.
Faça um planejamento
A aquisição de um software enseja responsabilidades que vão muito além do processo de instalação. Se os colaboradores não estão por dentro do cronograma e atividades de implantação de um ERP, e não foi traçada nenhuma estratégia sobre como inseri-los à nova realidade, há grandes chances do seu projeto fracassar.
Afinal, se quem vai lidar com a ferramenta não assimila o potencial que tem em mãos, acaba-se perdendo a efetividade daquele recurso. Ter um plano estratégico de ações é um passo que deve ser dado antes mesmo da contratação do sistema. Isso ajuda a evitar dores de cabeça mais adiante.
O trabalho de planejamento é o que vai dar um panorama sobre todos os custos envolvidos na operação — desde os procedimentos iniciais, até a estruturação do fluxo de trabalho após o software já ter sido implementado. O número de funcionários da empresa, por exemplo, influencia na quantidade de processos controlados pelo software, o que também vai interferir na escolha da ferramenta.
Avalie sua estratégia
Um dos primeiros passos para a implementação bem-sucedida de um ERP é o alinhamento das estratégias com os objetivos e metas da organização. Isso vai garantir um planejamento realista e a sua implementação da maneira mais vantajosa para o empreendimento.
Fazer uma análise coerente do modelo de negócio, pois não adianta, por exemplo, apostar no que há de mais moderno se não há compatibilidade entre os processos implementados e os encarregados por executar as tarefas.
Se não há essa sinergia entre mão-de-obra e recursos, dificilmente se consegue extrair o máximo de potencial disponível. Por isso, não deixe de verificar se os caminhos escolhidos são coerentes com o panorama da empresa. Querer ir além da sua capacidade técnica pode resultar na perda de uma boa oportunidade de crescimento naquele estágio.
Considere o processo de implantação
Outro fator a ser observado antes de escolher o ERP ideal é a metodologia usada para que o sistema esteja em pleno funcionamento, a sua adequação à rotina da empresa. Se tudo não estiver em sintonia — ferramentas e usuários —, o gestor pode encontrar muitas dores de cabeça pela frente. Em todos os casos, é essencial, por exemplo, realizar um projeto de treinamento dos funcionários.
O processo de implementação, por si só já é complexo, e quando esses detalhes são ignorados, não há um planejamento eficiente, além de tumultuar as atividades da empresa, há grandes chances de se perder o potencial do seu investimento.
Estabeleça um orçamento
A delimitação de um orçamento para a aquisição do ERP é um passo essencial para direcionar a escolha da ferramenta que mais se encaixa à realidade do negócio. Os custos desse tipo de software são bastante variáveis, podendo ser encontrado desde os modelos grátis até os que pesam mais nas suas finanças.
Assim sendo, o orçamento pré-determinado funciona como um parâmetro na seleção de fornecedores. Nesse sentido, é válido dar atenção a seguinte ideia: quanto maior o grau de personalização, a flexibilidade de montá-lo de acordo com as necessidades da empresa, mais altos serão os custos. Por isso, avaliar a relação de custo-benefício é essencial nesses casos.
Mensure resultados
O fato de concluir as etapas de implementação do ERP não significa que a solução está pronta e que não precisa ser acompanhada de perto. O bom desempenho da ferramenta depende de um monitoramento constante; até mesmo quando os seus resultados são positivos.
E a melhor forma de garantir que tudo está funcionando bem é integrar os mensuradores de resultados à rotina empresarial, os famosos KPIs. Lembrando que, deve-se usar aqueles que melhor se encaixa ao seu modelo e à rotina do negócio.
Caso cumpra com as funcionalidades prometidas, não deixe de procurar o fornecedor para rever possibilidades de aperfeiçoamento. Se ainda estiver insatisfeito avalie a possibilidade de trocar o ERP.
Como saber se a empresa precisa de um ERP?
Quando o assunto é investir em um sistema ERP, o ideal é que ele seja implementado antes do surgimento dos problemas ou que se chegue ao ponto de um colapso, baixo desempenho e prejuízos financeiros para se tomar essa iniciativa.
Entretanto, a realidade da cultura empresarial do nosso país é outra — grande parte dos empresários apenas cogitam essa possibilidade ao perceber que as coisas já estão fora de controle, ao perceber uma queda de produtividade e da eficiência dos seus processos, ao se detectar falhas na comunicação interna, entre outros motivos.
A postura correta para quem deseja se manter competitivo no mercado é antecipar esse investimento e colocá-lo em prática o quanto antes, isto é, agir de forma preventiva. A tecnologia é um aliado de peso para esse tipo de empreendimento, e a escolha por implantar um bom sistema de ERP é, sem dúvidas, uma peça-chave para aumentar as suas chances de sucesso.
O investimento em tecnologias para auxiliar no processo produtivo de uma empresa é uma decisão complexa, e que depende não somente do conhecimento das ferramentas, mas principalmente das características e necessidades do próprio negócio. Portanto, saber o que é ERP e todo o seu potencial de apoio à conquista de melhores resultados certamente deixará o gestor mais seguro para a escolha do software ideal.
Pensando nisso, convidamos você a entrar em contato com a ONCLICK SISTEMAS para conhecer as soluções de software de gestão empresarial. Sua equipe de especialistas é capacitada para identificar as suas necessidades e trazer as ferramentas que facilitem os processos financeiros, fiscais e de compras/estoque.